制造企業外購件業務優化實踐

張國廣

摘 要：針對制造企業在外購件業務方面指定采購成本高、交付效率低、物料風險難管控的問題，文章通過在產品研發、市場、物流以及信息系統等方面，針對痛點對外購件業務進行優化，在成本降低、效率提升、風險管控等方面給企業創造價值，對企業的項目和合同的整體毛利和全程利潤提升做出了貢獻。

關鍵詞：外購；通用；標準；效率；成本

在企業的生產經營中，產品分為自主產品、部件和外購件。隨著市場經濟條件下專業分工越來越細以及科學技術的進步，大多數產品生產都需要許多企業相互合作來進行，而且產品也在向高科技、復雜化發展，這就要求企業集中能力研究自身的核心技術，而其它部件則需要依賴于外購。而外購件從采購招標到交付應用之間涉及的環節很多，如市場環節關注客戶需求和交付效率、產品環節關注外購件的質量和性能、采購環節關注采購成本，這些環節相輔相成。如何加強外購件物料的風險管控、降低采購成本、提高交付效率，會直接影響產品的質量、合同的排產交付和客戶滿意度、以及項目毛利和企業利潤。因此對如下環節的外購件業務進行優化意義重大。

1 產品研發環節的外購件業務優化

外購件主要是外部購買的部件、產品，是作為自主產品的配套使用，雖沒有自制產品的流程復雜，但作為產品的組成部分和軟硬件運行環境，需要經過產品的嚴格測試驗證。那么針對當前市場項目中指定物料的數量和種類多、導致采購成本居高不下的情況，在產品研發環節應該解決產品80---90%的外購件材料需求。優化舉措如下：

1.1 采購、材料技術等物流部門應有效切入產品研發流程，加強與產品研發體系的協同，深入產品的外購件選型過程。

1.2 產品應提前做好產品的年度和半年度外購件選型規劃，加強產品外購件選型測試的范圍，使產品適應更多的軟、硬件環境，才能減少市場項目里外購件指定，降低成本，提高交付效率。

1.3 物流的材料技術、采購人員定期參加產品團隊的項目例會，對產品用到的外購材料從采購、材料角度進行把關，對產品交付文檔的外購物料部分需要經過物流材料經理的評審才能發布。

1.4 將經過選型評審的外購物料落實到產品通用配置模板，并固化到售前IT系統，加強產品通用配置模板對售前人員推廣使用。

通過物流部門深入產品研發選型流程，提前做產品的外購件選型規劃、選型測試，結合歷年市場項目的需求，提前規劃確定自主產品所用的外購件廠家、型號，將產品所用的通用軟硬件環境確定下來，并落實進文檔和IT系統的產品配置模板，可以避免很多不必要的特殊外購物料指定，有效降低市場項目的交付風險以及指定成本。

2 市場營銷環節的外購件業務優化

市場營銷項目中剩余20%---10%的外購件物料需求稱為特殊采購需求，是產品年度和半年度的外購件選型規劃沒有覆蓋到的，屬于營銷項目配置中的新材料需求，如某項目中給X國政府部門提供的防遙控炸彈無線干擾器等。還有一些材料需求是需要隨著項目的深入逐漸清晰，例如一些和運行環境、組網、使用方式都強相關的物料，可以通過物流提前介入市場項目，獲取市場項目需求的第一手信息，例如方案階段就介入市場項目的物料需求評審，隨著項目的深入，將市場項目需求轉化為物流的材料需求，然后通過營銷售前、物流、產品研發的協同，來消除材料的不可采購性。

同時，為加強外購件的風險管控，對不滿足引進條件的外購件，限制營銷人員添加到合同報價清單，需經過物流部門的評審后才允許添加，但由于部門之間的壁壘，紙面和線下的交流效率通常很低，為提高外購件的配置報價效率，建立基于信息系統的外購件物料快速評審和詢價流程。

3 加強通用標準外購件的應用

對市場項目中，如果客戶對外購件廠家品牌沒有特別偏好、感知的情況，應大力推廣通用標準外購件。標準外購件物料的兼容替代，不僅有助于物流采購、合同排產交付，而且有助于避免過分依賴價格高昂的進口外購件，大大降低采購成本，從而提高合同毛利，并且可降低產品成本和管理成本，提高產品質量，提高產品競爭力。

4 加強物流、產品和售前信息系統的對接優化

產品研發環節、市場營銷環節、物流環節，到最后都要落實到對客戶的合同配置上去。如何提高配置報價效率，需要對物流、產品和售前信息系統的對接進行優化。當前我們公司物流信息系統提供視圖的外購件物料數據的更新時間為每天晚上定點0：00，而售前取數據的時間為每8小時的間隔，所以總時間為<=24+8，因此優化之一是將數據同步時間縮短一倍，項目執行效率得到大大提升，小的改進也帶來大的收益，如果時間縮短12小時，每單合同執行效率提升0.5天，回款周期按理論時間減少0.5天，按每年500單有效合同，銷售額100億，每單合同平均金額2000萬，年收益5%計算，那么取得的收益0.5*500*2000*5%/365，計算得到這項優化的每年收益為68.5萬。

另外，外購件物料控制流程的系統優化，目前物流部門對外購件的售前配置控制環節較多，有材料類別、物料屬性、物料狀態、渠道狀態、成本維護狀態5個控制環節，而這5個控制環節又屬于物流不同的部門，有一個環節出現問題，都導致物料無法使用，因此將控制環節減少為材料類別、物料屬性、物料狀態、成本維護4個，有效提高了外購件業務運作的效率。

5 結語

外購件作為企業自主產品的配套設備或部件，是產品經營的重要組成部分，從招標采購到交付應用，涉及產品研發、市場、物流的各個流程，針對痛點進行業務優化，在成本降低、效率提升、風險管控方面能給企業創造更大價值，上述優化解決了外購件業務當前的痛點問題，但市場環境風云變幻，客戶需求也不斷變化，并且我們也處在快速革新的互聯時代，新情況、新技術也不斷涌現，所以要根據實際情況持續優化改進以適應新的發展。

參考文獻

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