試論檔案管理的現代化

閆楓

摘要：檔案管理現代化，要調動從業人員積極性、深入歸納檔案管理的規律，推進檔案管理工作，努力探索具時代特色、科學有序，才是實現檔案管理現代化的有效路徑。

關鍵詞：檔案管理；現代化；人員積極性；科技水平

檔案整理在我國并不是新生事物，他是經歷了一系列歷史積淀形成的，我國古代檔案管理內容豐富，水平較高，為后人積累了豐富的經驗，孕育了延續至今的優良傳統，體現了古代勞動人民的智慧，這些思想內蘊不僅涉及了檔案的收集到檔案的整理也體現在檔案的保管技術方面。古代的檔案收集要求齊全完整，并由專門機構收集，在移交過程中也有嚴格規章。在檔案的管理歸類方面，具體有劃分：大類思想、時間分類法、組織機構分類法和問題分類法思想。管理方面由于中央集權制的皇權制度，檔案的管理非常嚴格，有良好的思想，非常注重保管中的蟲潮等自然災害同時也對檔案的保密和安全有非常高的意識。我國檔案管理承襲前人之精華，隨著時代的發展和檔案的豐富性，更應該具有創新性思想。踏著前人的足跡，開辟檔案管理的現代化之路。

一、檔案管理的現代化

檔案管理現代化是社會發展和科技進步的必然結果，也是隨著檔案工作發展的必經階段。1946年美國制成第一臺電子計算機到現在計算機已經進入千家萬戶，并且廣泛運用到了各項工作中，使利用電子計算機進行檔案管理成為可能。計算機管理檔案有速度快，準確率高，資源共享，快速檢索等一系列超遠傳統人工檔案管理的優勢，但是檔案現代化是一個動態的概念，隨著現代的不斷變化，和科技成果的不斷更新，檔案管理會緊跟時代和科技的步伐，適應于動態的管理需求。

檔案管理的現代化需要很多方面的共同的努力，首先就是要加快檔案的標準化建設，這是檔案管理的現代化的基礎，這個標準化不僅包括檔案管理辦法的標準化，同時也包括檔案管理設施的標準化。只有擁有了同樣的管理方法，才能在信息時代，達到資源共享，互通有無，共同發展的目的，在遵循各項檔案管理的特殊性同時，堅守統一的標準，遵循檔案管理的標準，以便各項檔案管理工作的有效有序進行。同時，檔案管理的現代化需要硬件的支持，軟思想的指導，需要硬件的實現，標準配備同樣的信息溝通設施，標準化的計算機，標準化的檔案管理室等一切基礎設施，加強標準化硬件的建設有助于有效的推動檔案管理現代化，是現代化的基礎。

二、實現管理現代化需要管理人員的積極性。

檔案管理人員由于工作、社會和個人等多方面原因，會形成職業倦怠。工作方面，在傳統的檔案管理模式下，檔案管理人員的工作往往是重復的，毫無樂趣的，在大量重復和枯燥的工作面前，長時間的從事會造成倦怠。社會方面，由于對檔案管理重要性的不了解，人們對檔案管理人員多有誤解，認為工作無價值，缺乏相應的尊重。另外檔案管理人員的工資一般相對較低，這也造成了社會對檔案管理人員的輕視，造成檔案管理人員對工作的倦怠。隨著檔案管理自動化、網絡化、數字化的發展，要求檔案管理人員有較高的知識水平和專業素質。具有敏銳的信息意識和創新思維及開拓進取精神，具有信息采集的能力，并要求檔案管理人員將采集到的信息整合并為一定的目的服務。同是要求檔案管理人員有對知識信息有較強的保密觀念。由于需要信息的交流，需要信息管理人員有較好的交流溝通能力。但現有的檔案管理人員對現代化的檔案管理要求之間存在差距，又缺乏相關的培訓，也在一定程度深引起了職業的倦怠。

對檔案管理人員職業倦怠的心理調適是一個復雜的系統工程，之所以用工程來形容，是因為他需要社會的關注，相關機構的努力和個人心理的調試。社會方面即提高檔案管理員的社會地位。宣傳檔案管理的重要性同時，進行正確的社會觀念引導，同時嚴把進入機制，提高檔案管理人員的素質。相關檔案管理機構，需要出臺一系列保護檔案管理人員的政策，必要時應該在獎勵評優方面給予一定的政策傾斜。深化體制改革，對檔案管理人員進行必要的知識培訓。加大獎勵的同時，嚴懲對工作的懈怠。做到有獎有罰，獎勵為主。

但是，要想充分調動檔案管理人員的積極性和創作性，還需要檔案管理人員的自身調節。在工作的同時要保持平和的心境，在自己本職工作中尋找快樂，在重復的工作中尋找創新點，爭取在檔案管理的現代化道路上找到自己，表現出更好的自己，為檔案管理現代化做好自己的重要一環。

三、科學化是實現檔案管理現代化的有效路徑。

首先，要將死檔案變為活字典。檔案工作是要建立分類，管理好檔案，但是其最終目的不在于保管，更在于服務。推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變。最大發揮檔案的信息作用，讓檔案充分發揮其社會效益甚至經濟效益，通過先進的設備和領先的理念，將檔案的信息最大現代的挖掘出來，并整合共享，為社會提供資源服務。

其次，建立電子檔案，傳統的檔案管理方式是紙質的，不僅不方便管理，更不方便查閱。

現在的檔案工作已從傳統的紙質檔案、實體檔案管理為主變為數字化檔案管理。借鑒發達國家和先進的檔案管理經驗，我國已經開始了檔案的電子化，電子檔案體現了鮮明的資料優勢、技術優勢和服務優勢，但是要注意堅持網絡建設與安全管理同步進行，達到方便利用和安全保密的有機統一。

最后，制度體系是保證。立法和運行是兩個并行的動作。一方面黨和國家要從宏觀上掌控檔案管理的現代化，為科學化，現代化，創新化的檔案管理建立制度約束和導向。從檔案管理部門來說，要不斷增強自己的科學化建設和現代化觀念，提高素質增強責任，轉變方式，建立機制，從說到做，從觀到行。最終達到檔案管理的管為用，理為得。充分調動檔案管理人員的積極性從而提高學習科學和先進的積極性。