基于高校館藏紙質檔案數字化途徑探析

盧森林

[摘 要]隨著數字化技術的迅猛發展，高校必須選擇適合本館紙質檔案數字化工作途徑，制定數字化工作方案，針對存在的問題采取有效應對策略，嚴格按照科學地轉換方式、技術標準和操作步驟安全穩步推進，為順利建成數字檔案信息資源庫奠定物質基礎。

[關鍵詞]高校；館藏紙質檔案；數字化；途徑；探析

隨著科學技術的迅猛發展，一方面數字化技術的發展推動了高校館藏紙質檔案朝著數字化檔案方向轉移；另一方面根據教育部第27號令規定，歸檔電子文件要與轉化成紙質檔案同時歸檔，高校館藏紙質檔案數字化是數字化檔案資源建設的重要內容

一、高校館藏紙質檔案數字化的意義

隨著世界數字化信息技術飛速發展，館藏檔案數字化資源必將成為手機數字化檔案館資源的重要組成部分。因此，高校館藏紙質檔案必須朝著數字化檔案方向轉化。要順利完成館藏檔案數字化工作，必須借助于現代科學技術手段才能完成。只有將全部的館藏檔案資源配備、儲存、服務、管理等朝著數字化目標轉變后，才具備建設手機數字化檔案館的基礎。讀者只要通過手機就能實現迅速、有效地利用所需要的檔案，對人們的生活和社會文明都具有十分重要的意義。

二、高校館藏紙質檔案數字化實現途徑分析

高校館藏紙質檔案數字化是建設數字化檔案館的必備條件，必須解決館藏紙質檔案數字化問題。館藏紙質檔案由于其發展的歷史淵源、環境、條件和載體不同，對數字化工作有不同的要求。因此，在開展數字化工作之前必須對館藏紙質檔案進行充分的篩選論證工作，客觀地評估館藏紙質檔案數字化價值、工作量和可行性。要讓領導決策層清楚地認識到館藏紙質檔案數字化是一項浩大的工程，不僅需要參與人員多，而且轉換設備也需要巨額資金的投入，這些數字化轉換設備，在館藏紙質檔案數字化工作完成后，如果不對外提供服務就再無更大的用途，將造成資源的浪費的事實。因此，高校要科學地制定館藏紙質檔案數字化方案并選擇科學的數字化工作途徑。

（一）途徑

目前，館藏紙質檔案數字化轉換途徑有三條可供選擇：其一是檔案館獨立完成。根據檔案館人力和財力比較雄厚的實際情況，制定符合自身需要的詳細館藏紙質檔案數字化工作目標，依靠自身的力量開展館藏紙質檔案的數字化轉換工作；其二是檔案館際間的相互合作。要精心挑選技術性、經驗豐富又掌握數字化操作技術的檔案管理人員，組成館藏檔案數字化工作團隊，開展館藏檔案數字化工作；其三是將館藏紙質檔案整體外包。為了一次性完成任務，有不少檔案館將館藏紙質檔案整體外包給從事專業紙質檔案數字化制作公司完成。

（二）存在的問題

雖然通過上述三種途徑均可以實現館藏紙質檔案數字化。但是，館藏紙質檔案數字化存在三個急需解決問題，一是缺錢，二是缺人，三是缺平臺。缺錢是館藏檔案數字化遇到的最大的問題；缺乏檔案數字化人才是開展館藏檔案數字化遇到的突出問題；缺平臺是館藏紙質檔案數字化存在的又一個問題。

（三）應對策略

1.業務管理部門強化宏觀調控

檔案業務管理部門要勇于挑起管理的職能，自上而下，統一館藏紙質檔案數字化標準和檔案管理軟件技術標準，建設館藏紙質檔案數字化工作平臺。著力培育和指導館藏紙質檔案數字化專業服務公司，為高校檔案館提供紙質檔案數字化服務，只有好的外包公司，就能有效地幫助高校館藏紙質檔案數字化。

2.加強館藏檔案數字化工作的領導

首先，必須認識到館藏檔案數字化工作在電子政務建設中的作用。將高校辦公自動化與高校檔案數字化建設有機的結合起來，加強領導，統一規劃，穩步推進，協調發展。其次，應當建立館藏檔案數字化工作領導機構，明確責任。第三，在館藏檔案數字化目標管理、評估、年檢和考核中要納入檔案館工作范圍，定期的展開檢查及評估工作。

3.加強館藏檔案數字化工作隊伍建設

高校館藏檔案數字化建設離不開現代化數字技術方法、觀念、設備、技術的技撐，高校檔案館紙質檔案數字化工作隊伍結構必須優化。為了滿足高校館藏檔案數字化建設的迫切需要，保證人才隊伍建設質量，應當積極引進計算機專業及檔案管理專業人才，創建一支綜合實力強、專業素質高的研究型、管理型、服務型、技術型有機結合的團隊，為高校館藏紙質檔案數字化建設提供可靠的人才支撐。

4.高標準、高質量推進高校館藏紙質檔案數字化

上級檔案業務部門要及時出臺館藏檔案數字化工作規范要求和標準，指導高校館藏檔案數字化工作有序開展。上級檔案業務部門應當立足于檔案數字化資源共享的需要，組織力量認真研究檔案數字化工作目標和任務，出臺全國統一的工作規范和指標；自上而下理順和統一數字化建設標準，消除館藏檔案數字化工作各自為政、標準不一的局面，消除數字化規范、標準、應用軟件開發與館藏檔案數字化資源建設不統一的狀態。

綜上所述，高校館藏紙質檔案數字化是一項十分重要的工作，涉及到諸多內容。不僅包括有序整理館藏檔案資源、建設數字化檔案數據庫和建設館藏檔案數字化利用網絡；而且，包括館藏檔案數字化人才隊伍建設工作，是一個尤為龐大的系統性工程，對傳統的館藏檔案工作模式和檔案工作理念帶來了極大挑戰。所以，高校應積極探尋館藏檔案數字化建設的模式，采取科學可行的建設手段，從而進一步提升高校館藏檔案數字化水平。

參考文獻：

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[2]申曉寧.高校館藏紙質檔案數字化外包工作實踐探討[J]蘭臺世界，2012（1）中旬：21-22.

基金項目：江西省高等學校檔案科研課題立項一般課題：《基于高校數字化檔案的利用與編研工作研究》課題編號：（Jxgxdakt-2012019）