現(xiàn)代檔案管理中面臨的問題及解決對(duì)策

張學(xué)利

[摘 要]隨著現(xiàn)代化技術(shù)的日益發(fā)展，檔案管理工作也逐漸在轉(zhuǎn)變并出現(xiàn)一些新的問題。對(duì)此，本文就檔案管理工作中可能出現(xiàn)的問題及解決對(duì)策進(jìn)行了簡(jiǎn)要的論述，供參考。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代檔案管理；問題；對(duì)策

在社會(huì)的不斷發(fā)展下，信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越普遍，在這種趨勢(shì)下，對(duì)于檔案管理方面，應(yīng)逐漸采用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際工作中。檔案工作正逐步趨向于現(xiàn)代化、信息化、國(guó)際化方向發(fā)展，但由此而對(duì)檔案管理方面產(chǎn)生的巨大改變也是擺在檔案工作者面前的一項(xiàng)關(guān)鍵問題。計(jì)算機(jī)與電子文件的應(yīng)用在帶來方便的同時(shí)，也會(huì)給檔案工作中增加一些新情況與新問題。

1.現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.1檔案載體的轉(zhuǎn)變

在檔案管理工作中，電子文件因其較為快捷的優(yōu)勢(shì)正逐漸的取代紙質(zhì)文件。而電子圖紙也因其明顯的優(yōu)勢(shì)與手工制圖相比在工作中被應(yīng)用的越來越廣泛。

1.2企業(yè)檔案的分類變化

傳統(tǒng)的檔案分類方案將被淘汰，更新以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。每份完整的檔案信息分散在不同的管理系統(tǒng)中儲(chǔ)存，計(jì)算機(jī)根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)查看和調(diào)整類目。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，一定會(huì)使檔案分類更加接近管理的需要，并極大的優(yōu)化分類過程。

1.3檔案接收和保管上也有所改變

在如今的電子環(huán)境中，如果檔案人員沒有參與文件的形成和保管過程，文件不可能被有效的利用。

如今電子文件、電子圖紙?jiān)诒粡V泛使用，使檔案工作者無法像從前那樣坐等檔案的形成最后歸檔。他們必須要在電子文件產(chǎn)生前就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。應(yīng)由編制人員結(jié)合本單位實(shí)際情況，在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中增加電子檔案文件的鑒定、歸檔與保存等一些內(nèi)容。

2.電子檔案工作面臨的問題

2.1電子檔案原件的真實(shí)性問題

電子文件極易被刪除或修改，而且不會(huì)留下任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成檔案文件材料的過程中，操作者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上核查簽字，日后也無法確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于某種目的將計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的文件內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也是很難發(fā)現(xiàn)和確定的。

2.2電子檔案內(nèi)容的保密性問題

任何網(wǎng)絡(luò)的終端設(shè)備都可以索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另外，也可利用一個(gè)終端上的電子文件同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這就對(duì)有些需要保密的文件內(nèi)容或限制提供利用的文件內(nèi)容的安全保密問題，產(chǎn)生了很大的威脅。

2.3電子檔案保存的長(zhǎng)久性問題

如今辦公自動(dòng)化已不斷發(fā)展深入，許多單位將實(shí)現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息等資料存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需要的各種信息或資料。電子檔案管理方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，同時(shí)也方便了使用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成損失難以彌補(bǔ)。

2.4檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題

當(dāng)今計(jì)算機(jī)軟件研制遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于硬件的發(fā)展，無法適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間使用的軟件不統(tǒng)一，不能聯(lián)網(wǎng)，勢(shì)必會(huì)影響到相互之間的利用。

3.建議采取的對(duì)策

3.1盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既有一定的檔案業(yè)務(wù)水平又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門當(dāng)前的重要任務(wù)。要組織加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)通過招聘、考試等渠道選拔培養(yǎng)出專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才。

3.2建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、歸檔、保管、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)，文件信息都有可能被更改或丟失，雖然具備完善的信息安全技術(shù)，但也要有相應(yīng)的管理措施作保證，才能得以實(shí)施。所以，必須建立健全相關(guān)的法律、法規(guī)和管理制度，維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證電子文件、檔案的安全。并通過法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，促使人們都能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時(shí)還要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

3.3制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

如今電子文件、檔案大量產(chǎn)生，建立健全一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范已成為我們檔案部門的當(dāng)務(wù)之急，亟待解決的大問題。將電子文件、檔案的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，確定出標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行。使電子檔案在一開始就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理。

3.4研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國(guó)家檔案局出面，批準(zhǔn)研制開發(fā)適合檔案管理使用的現(xiàn)代化軟件，同時(shí)要求全國(guó)檔案系統(tǒng)統(tǒng)一使用該軟件。我們希望國(guó)家檔案局能把該問題列為工作重點(diǎn)，使全國(guó)檔案系統(tǒng)科學(xué)現(xiàn)代化管理盡快實(shí)現(xiàn)。

3.5加強(qiáng)宣傳和推廣

如何實(shí)現(xiàn)利用檔案信息本身具有的潛在價(jià)值，必須借助人們的信息活動(dòng)利用才能表現(xiàn)出它的價(jià)值。首先信息服務(wù)中心要善于從檔案資源中篩選具有時(shí)效的信息適時(shí)送入市場(chǎng)。同時(shí)，做好宣傳工作也是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也要納人目標(biāo)管理當(dāng)中；其次，要經(jīng)常與新聞媒介加強(qiáng)聯(lián)系和合作，借助新聞媒介向社會(huì)廣泛宣傳檔案工作，加深檔案工作在社會(huì)大眾中的知名度，增強(qiáng)社會(huì)大眾對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的了解，促進(jìn)檔案事業(yè)新體系的盡快完善。第三，檔案宣傳工作要貼近社會(huì)，貼近生活。要努力拉近檔案宣傳與生活和社會(huì)需求的距離，贏得社會(huì)大眾的廣泛認(rèn)同。第四，加大宣傳檔案利用效益，增強(qiáng)社會(huì)大眾的檔案意識(shí)，讓每一個(gè)人都能夠明確并合理的利用檔案信息資源。

4.結(jié)論

目前我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化水平在逐步的提高，借鑒了國(guó)外的許多先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)成果，結(jié)合自身的實(shí)際情況，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不可錯(cuò)過當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)革命中的機(jī)遇，并不斷提高檔案管理工作人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)與專業(yè)技能。實(shí)施現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及化現(xiàn)代的科學(xué)管理，使檔案管理的效率與質(zhì)量不斷增加，使我國(guó)檔案系統(tǒng)管理更科學(xué)、更合理、更規(guī)范。