設備檔案管理工作中的幾點思考

張小梅

[摘 要]公路部門承擔著國、省干線的建設、養(yǎng)護和管理，必然離不開大型設備的使用，本文將探討設備檔案管理工作中的幾點思考。

[關鍵詞]設備檔案管理；思考

公路部門承擔著國、省干線的建設、養(yǎng)護和管理，必然離不開大型設備的使用，因此設備檔案管理工作是公路部門檔案管理工作中不可或缺的重要組成部分，齊全、完整、科學的設備檔案管理，可為公路的建設和發(fā)展起到一個很好地推動作用，在實際工作中，如何做好設備檔案的管理，提高工作質(zhì)量和工作水平，筆者有如下幾點思考，以供商榷。

一、設備檔案的收集工作

檔案的收集工作是整個檔案工作的基本環(huán)節(jié)，只有把檔案收集工作做好，才能為檔案整理、利用打下一個好的基礎。公路部門按照檔案管理的相關規(guī)定，設備進單位時，檔案人員應該參加驗收，有關文件材料經(jīng)驗收合格后交檔案室保存歸檔。這樣做的好處，一方符合了規(guī)定的要求，另一方面又保證了設備檔案收集齊全、完整，方便了以后的利用。但是不是單位所有購置設備的資料都要歸檔？在實際的工作中，但凡購買了設備的部門往往一古腦兒把設備隨機資料全都移交給檔案室，這看似是檔案收集齊全了，但實際上得不償失，一方面如果設備資料全都要歸檔，勢必給檔案為庫房帶來困難，另一方面也給使用者帶來了不便。針對這種情況，筆者認為應該采取以下幾種方法：一是對那些屬國內(nèi)外先進、尖端、復雜的設備，其資料都要全部歸檔，歸檔后，為了方便單位的利用，在條件允許的情況下，可復制一套提供給使用部門；二是對那些簡單的、一般的設備，如空調(diào)、電腦等，可不歸檔，其資料可留存使用科室；三是對同一型號的多臺設備，可選擇一至三臺份資料保存，其余移交使用部門；四是對一臺設備的多份資料，可選擇一份作為檔案永久保存，其余的可作為資料供使用者借閱時使用，把多余的重復的資料提供給使用部門時，必須辦理移交手續(xù)，對那些重要設備的重復資料移交給使用部門時，除了辦理移交手續(xù)外，還必須定期派人檢查，看其是否保管完好。

另外，對設備的維修、保養(yǎng)等方面所形成的資料也要注意收集。每年單位都要對一些大型機械設備進行檢修，在檢修過程中，往往會形成一些檢修記錄等資料，以前這些資料基本都留存于使用部門或技術人員手中，為了改變這種情況，保持設備檔案的連續(xù)性、完整性，我們應和設備管理部門聯(lián)系、磋商，制定規(guī)章制度，對那些在設備維修中所形成的資料有針對性、有選擇性地接收進檔，這樣做，雖然增加了檔案工作的難度，但把這些檢修記錄收集齊全，可以為今后設備的檢修提供很好的借鑒和參考。

二、隨設備而來的光盤的管理

隨著技術的發(fā)展，一些尖端的設備隨機帶來一些計算機光盤，光盤檔案不同于紙質(zhì)檔案，對這些隨機軟盤該如何妥善保管，也是我們該引起重視的問題。軟盤具有體積小、重量輕、成本低、易損傷等特點，難以長久保存，一方面隨著磁性的自然衰減和載體的老化，信息會隨之變化，另一方面，因保存或使用不當也會造成光盤信息的損失，因此必須有針對性地采取保護措施。具體來說，筆者認為這些隨機光盤不能簡單地與設備檔案放在一起，應該存放在保管條件好的地方或?qū)ｉT留一個柜子存放。在保管光盤時應注意正確存放，光盤應放在專用的硬質(zhì)光盤盒中，一方面可避免相互磨擦損傷盤面，另一方面可起一定的防塵作用。在光盤的利用過程中，在開箱之時，就應該把光盤復制多份作為備份，其中一份留給使用者，其光盤原件一般情況下不外借，專用于保存，這樣一方面為利用者提供方便，防止意外事故的損失，同時另一方面也利于信息的安全與保密，也可應付使用盤在操作過程中信息的損壞。

三、設備檔案的鑒定工作

檔案鑒定工作是檔案部門一項經(jīng)常性的任務。鑒定檔案應根據(jù)內(nèi)容和作用，用全面的觀點去鑒別檔案價值，認真負責地提出處理意見。設備檔案的鑒定也是如此，對超過保管期限的檔案或失去保薦價值的檔案要定期做好鑒定工作。那種認為設備存在，其檔案就應該存在，設備報廢了，其檔案就應該全部銷毀的觀點是片面的。對檔案室存檔的已超過保管期限的或失去保薦價值的檔案究竟如何處理，筆者認為要區(qū)別對待，不能搞一刀切，具體可以采取二種處理方法：一是對一些重要的或大型的設備檔案繼續(xù)保存，供今后在設備使用或維修方面借鑒參考；二是對一些簡單的或一般的設備檔案，如果沒有繼續(xù)保存的價值，要組織專門的鑒定小組進行鑒定，確認無繼續(xù)保存價值的檔案可以作銷毀處理。

由于設備檔案鑒定處理涉及的范圍廣，數(shù)量比較大，情況比較復雜，所以在鑒定處理設備檔案的過程中要注意以下幾個問題：一是要組織專門的鑒定小組，由總工程師牽頭，檔案室主辦，設備管理部門協(xié)辦，開展調(diào)查和研究，提出設備檔案鑒定處理辦法，并要加強鑒定處理業(yè)務指導；二是不論什么樣的設備檔案，在設備報廢或拍賣之前都要進行全面的鑒定，對確認無繼續(xù)保存價值的設備檔案不能草率處理，要按鑒定銷毀程序辦理；三是單位尤其是設備管理部門應把設備檔案鑒定處理納入常規(guī)工作，切實加強管理，明確專人負責；四是對一些同類型的設備檔案，如果以前購置的設備已報廢，其說明書可作銷毀處理，如有詳細圖冊可保留下來，因為一些后來購買的設備，僅僅配置說明書等少量資料，以前留下的圖冊可作參考，如隨報廢設備一同銷毀，那是得不償失的，建議將其插入到同型號的設備檔案卷里，以便以后使用。

總之，設備檔案管理工作隨著形勢的發(fā)展而發(fā)展，只有在設備檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)問題并找出解決問題的方法，才能為檔案管理工作注入新的活力，才能有力地推動檔案工作的發(fā)展，使其更好地為公路建設和發(fā)展服務。