住宅小區工程檔案存在的問題與管理措施

莫秀清

[摘 要]針對住宅小區工程檔案存在的問題與管理措施問題，文中介紹了住宅小區工程檔案管理存在的問題，主要包括建設單位方面的問題和管理部門方面的問題，提出了做好住宅小區工程檔案措施，主要有完善檔案管理制度的措施、提高工程檔案歸檔意識的措施和加強職能部門監管作用的措施，對住宅小區工程檔案收集管理存在問題及措施進行了分析。

[關鍵詞]住宅小區；存在的問題；檔案管理

住宅小區工程檔案在工程建設中，具有重要的歸檔保存價值，尤其是住宅小區的房屋結構圖紙、文字說明等各種形式的歷史記錄，對今后房屋的維修具有重要的參考價值。按照《城市建設檔案管理規定》，建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案。建設工程檔案主要包括：工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。建設單位在向監理單位、施工單位收集工程檔案時發現了諸多問題，嚴重影響了工程檔案質量，給檔案報送移交工作帶來了諸多困難。具體包括：收集內容不完整、分類組卷不科學、資料編寫不嚴謹、檔案移交不及時。這些問題都對住住宅小區的檔案歸檔問題受到影響。

1.住宅小區工程檔案管理存在的問題

住宅小區工程檔案管理存在的問題較多，也別較復雜，總結來看大致包括如下問題。

1.1建設單位方面的問題

建設單問的問題是住宅小區檔案管理的基礎問題，之所以出現這樣的問題主要是思想問題、人員缺少問題和人員流動頻繁問題。

1.1.1“重建設、輕檔案”的思想問題

長期以來，在住宅小區建設中，存在的“重建設、輕檔案”的思想問題，有些建設單位只重視建設工程的投資、工藝、質量、施工期間的安全與工程建設進度，不關心建設工程的檔案收集，大多數都是竣工后，就無法收到到完整的施工檔案，缺乏有效的管理措施，直接影響了工程竣工檔案的及時歸檔。

1.1.2缺少專業檔案管理人員問題

對施工單位和監理單位，由于考慮到人員增加，會提高成本，因此，為節約成本，施工單位和監理單位，通常都不配備專業的檔案管理人員，為了工作的需要，常常采取工程技術人員兼職檔案管理的方式，這些技術人員由于在上崗前沒有參加過檔案管理培訓，他們只是習慣利用圖紙，但缺少檔案管理的基本知識，因此很難保證檔案管理的質量問題。

1.1.3住宅小區檔案人員流動頻繁問題

住宅小區檔案人員由于工作情況，頻繁變動這是常見的問題，這種結果必然造成了檔案管理的經手人多，資料分散，尤其是在檔案保管條件差的情況下，在施工過程中就難以做到很好的交接工作，必然會出現交接檔案流失問題，待整個小區竣工驗收時，就必然出現無法順利移交問題。

1.2 管理部門方面的問題

住宅小區檔案管理部門對檔案的管理也具有義不容辭的責任，他們的問題主要有以下方面。

1.2.1 住宅小區檔案管理部門人力問題。

住宅小區檔案管理部門人力有限，影響城建檔案管理工作。由于住宅小區的建設工程項目竣工快，管理人員忙于驗收指導，對檔案管理疏于有效監控，就會使檔案管理無人過問。

1.2.2 住宅小區檔案的收集問題。

住宅小區檔案收集較為被動，服務不到位。就會使檔案管理工作，出現服務指導不深入的現象。這樣也使檔案管理人員在收集過程中處于被動地位，尤其是住宅小區檔案部門坐等施工單位上門交接檔案。這種單一的收集方式，在一定程度上造成了住宅小區檔案工作人員的困難，也顯現了住宅小區檔案管理人員，對檔案收集的重要性認識不足。

2.做好住宅小區工程檔案措施

要搞好住宅小區工程檔案工作，要做好如下的管理措施。

2做好住宅小區工程檔案措施

2.1完善檔案管理制度的措施

住宅小區工程檔案是建設項目重要資源，它可以使管理者有效的實施維護，因此要求住宅小區工程檔案，必須要求是完整、準確、系統得，這一點非常至關重要。因此，對住宅小區工程檔案的收集和整理一定要實行制度化管理。對住宅小區工程檔案的管理要制定合理的管理規定，對住宅小區工程檔案的管理要做到分工明確，責任明確。住宅小區工程檔案的管理要明確相關責任人的職責。這樣，才能保證住宅小區工程檔案能夠做到歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全和規范，才能使住宅小區工程檔案的技術資料記錄齊全、簽署完備，做到住宅小區工程檔案資料的真實可靠。

2.2提高工程檔案歸檔意識的措施

對住宅小區工程檔案的歸檔意識，是做好住宅小區工程檔案的基礎工作，要充分認識住宅小區工程檔案的重要性。要針對住宅小區工程檔案的特殊性，采取相應的對策，對住宅小區工程檔案的管理必須齊全，在住宅小區工程中，無論是地上、地下的建筑物，都要保證可以隨時調用，以確保應對住宅小區工程維修的需要，因此住宅小區工程檔案的完整、準確、系統型就顯得非常重要，它可以為住宅小區的物業管理得到維修保證。尤其是當住宅小區出現改建、擴建和重要部位維修時，住宅小區工程檔案，就可以依據檔案材料據實修改、補充和完善，既方便快捷，又不致破壞整體工程。

2.3 加強職能部門監管作用的措施

住宅小區工程檔案的規范管理工作，是住宅小區物業工作服務優秀的保證，它可以指導住宅小區服務工作的跟蹤和監控。同時，也有利于加大執法監督，對違法的單位和個人按照有關法律予以追究法律責任。因此，住宅小區工程檔案的管理制度，做好檔案工作的檢查工作，凡是涉及住宅小區過程問題，都必須按照城建檔案管理部門的要求，嚴格驗收合格手續。這樣不僅能確保住宅小區工程檔案資料的完整、準確。也能使建設單位在建設過程中，自始至終就做好檔案資料的積累工作，把住宅小區工程單干工作貫徹于住宅小區工程項目過程之中。

3.結語

住宅小區工程檔案工作涉及到千家萬戶的利益，我們要依靠高科技手段做好管理工作，為千家萬戶提供方便。

參考文獻：

[1]李燕.住宅小區工程檔案的收集與管理[J]. 城建檔案.2014年（1）：41

[2]王智.小城市住宅小區工程檔案的收集與整理工作[J]. 城建檔案.2014年（1）：89