預(yù)立卷及預(yù)立卷制度推行的歷史概述

燕海榮　劉純學(xué)

[摘 要]預(yù)立卷制度是上世紀(jì)50年代，為加強國家檔案工作，由國務(wù)院予以明確，并要求全面推行的、由文書處理部門率先進(jìn)行立卷的一種部門歸檔制度。本文主要從預(yù)立卷工作的主要步驟方法及預(yù)立卷工作的推進(jìn)歷程入手，以職業(yè)院校預(yù)立卷工作為落腳點，以期為兼職檔案員了解熟悉預(yù)立卷工作，為職業(yè)院校推進(jìn)檔案工作再上新臺階提供幫助。

[關(guān)鍵詞]預(yù)立卷；預(yù)立卷制度；歷史概述

預(yù)立卷制度是上世紀(jì)50年代，為加強國家檔案工作，由國務(wù)院予以明確、并要求全面推行的、由文書處理部門率先進(jìn)行立卷的一種部門歸檔制度。作為普通高校的檔案管理人員，尤其是兼職檔案工作人員，只有認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會預(yù)立卷制度的核心內(nèi)容、主要方法，簡要了解該制度的推進(jìn)歷程，才能在檔案立卷、歸檔、移交過程中做到業(yè)務(wù)熟練，工作規(guī)范，成效顯著。

一、明確概念及方法

推行預(yù)立卷制度，首先要在思想上明確幾個關(guān)于預(yù)立卷的概念及方法。

（一）預(yù)立卷工作

預(yù)立卷是相對于正式立卷而言的，是部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié)，是歸檔部門在文件材料正式歸檔之前將其按規(guī)定類目預(yù)先分類、整理、存放的一個重要程序。預(yù)立卷的對象就是本部門已經(jīng)辦理完畢且具有保存、利用價值的所有文件材料。預(yù)立卷的主要目的在于提高檔案資料歸檔的齊全率、合格率和完整率；在于為歸檔部門查找利用提供方便；在于實現(xiàn)職業(yè)院校檔案超前控制，使之管理科學(xué)化和規(guī)范化。

（二）預(yù)立卷工作定位

文件材料是檔案的前身、基礎(chǔ)與素材，檔案是文件材料的歸宿、精華與組合。足見，文件材料形成和處理完畢且有保存價值的經(jīng)過立卷歸檔才能轉(zhuǎn)化為檔案。因此，文件材料的預(yù)立卷工作，連接著形成、使用文件材料的業(yè)務(wù)部門和管理檔案的檔案管理部門，是歸檔部門和檔案管理部門工作的交集，成為全面提升檔案工作水平的重要環(huán)節(jié)。

（三）預(yù)立卷工作步驟

要做好預(yù)立卷工作，部門兼職檔案員應(yīng)掌握五步工序與方法：

一是編制預(yù)立卷類目。根據(jù)部門業(yè)務(wù)實際與《學(xué)院檔案歸檔范圍與保管期限》等指導(dǎo)性文件，編好類目。預(yù)立卷類目是指導(dǎo)整理立卷工作的工具，也是做好預(yù)立卷工作的重要依據(jù)，其編寫原則是既要反映部門基本與常規(guī)工作，又要突出部門年度重點工作。它由類別與條款兩部分組成，類別就是文件材料的類屬，基本上按照學(xué)院組織結(jié)構(gòu)命名。類目要求簡明概括地反映文件的作者、內(nèi)容與文種。預(yù)立卷類目要依次設(shè)置條款編號。

如：咸陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院‖2012年實訓(xùn)基地建設(shè)的‖計劃、批復(fù)、報告

作者 內(nèi)容 文種

二是設(shè)置好卷夾（袋）。設(shè)置好預(yù)立卷卷夾（袋），為文件材料立卷備好裝具。卷夾封面與卷脊上抄寫條款號與條款名稱。然后將卷夾按號順序排列，以備隨時歸卷與查找。

三是集中文件材料。及時做好登記與收集、剔除與保留，做到齊全完整。

四是認(rèn)真歸卷整理。檢查頁數(shù)、附件等是否齊全完整，文書處理程序是否完備，來龍去脈是否注明；然后按所屬條款“對號入座”，歸入卷夾。

五是隨時歸檔核查。預(yù)立卷工作要求兼職檔案員眼尖、手快、腳勤、心細(xì)，及時收集，按文件登記薄隨時積累歸檔；平時歸卷中可根據(jù)實際隨時修改增補有關(guān)條款。堅持平時立卷，為學(xué)院每年6月或年末歸檔移交做好前期一切準(zhǔn)備工作。

（四）預(yù)立卷制度

預(yù)立卷制度，其結(jié)構(gòu)一般包含五大要素。一要明確制度實施的目的意義，二要明確預(yù)立卷工作執(zhí)行中檔案形成部門、檔案管理部門與兼職檔案員等的各自崗位職責(zé)，三要重點明白預(yù)立卷工作流程與規(guī)則要求，四要提出監(jiān)督管理機制與保障措施，五要明確制度實施之期與頒定單位。實施預(yù)立卷制度是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，是實行部門立卷歸檔制度的一個重要環(huán)節(jié)。作為制度，規(guī)范職業(yè)院校檔案預(yù)立卷工作，對提高立卷質(zhì)量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用。

二、了解歷史概要

（一）基本輪廓

我國的檔案立卷工作，上世紀(jì)50年代以前基本上由檔案管理部門承擔(dān)。50年代中期開始逐漸由文件材料形成部門實行預(yù)立卷，立卷歸檔。文書處理部門預(yù)立卷逐漸在全國各條戰(zhàn)線開始推行。教育戰(zhàn)線上高等院校尤其是本科類院校推行工作普遍較好，而大、中專院校則由于重視程度不夠，機制不健全，人員不到位，工作質(zhì)量不高等一系列主客觀原因，導(dǎo)致預(yù)立卷制度仍未全面落實到位。

（二）推進(jìn)歷程

1949年冬，蘇聯(lián)檔案專家來華訪問，蘇聯(lián)的文書處理及檔案工作經(jīng)驗在我國開始傳播。1955年1月17日，《中國共產(chǎn)黨中央和省（市）級機關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》第一次明確規(guī)定：“文書處理工作部門或文書處理工作人員立卷”，預(yù)立卷制度初露端倪。1956年4月16日，《國務(wù)院關(guān)于加強國家檔案工作的決定》再次重申了這一規(guī)定，并明確要求在同年內(nèi)“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”，使預(yù)立卷制度得到明確。1957年，部門立卷制度在全國范圍內(nèi)開始推行，但仍處于試行、探索階段。“文化大革命”期間，檔案本身真?zhèn)尾⒋妫瑱n案保存紊亂缺失，檔案工作甚至全面癱瘓，預(yù)立卷制度更是一波三折，徘徊不前。上世紀(jì)80年代中期，在改革開放，思想解放的大背景下，50年代出現(xiàn)的材料形成單位與檔案管理部門到底由誰立卷的大討論大爭鳴現(xiàn)象，再次出現(xiàn)高潮，并基本有了定論，檔案立卷工作也才步入正軌。直到1989年出臺的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（國家教委六號令）、1990年《中華人民共和國檔案法實施辦法》及1997年實施的《陜西省檔案管理條例》，均在有關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集、整理、立卷并向檔案部門移交方面，作出了明確規(guī)定，預(yù)立卷制度才得以全面推行。2008年，國家教育部、國家檔案局聯(lián)合出臺的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部國家檔案局27號令）明確規(guī)定：高校實行檔案材料形成單位、課題組立卷歸檔制度，這為高校全面推行預(yù)立卷制度提供了法規(guī)依據(jù)，也為過去一直爭鳴的由誰立卷問題畫上了句號。于是，眾多高校逐步完善預(yù)立卷制度，諸如學(xué)生、科研、聲像等分門別類較為細(xì)化的預(yù)立卷制度也相繼出臺。

總體來看，預(yù)立卷制度由文書檔案開始，逐步擴展到如學(xué)生、科研、聲像等其他檔案，大體經(jīng)歷了開始探索、曲折徘徊、步入正軌、逐步完善四個階段，反映出檔案形成部門立卷歸檔逐漸占據(jù)主導(dǎo)地位的歷史趨勢。其推行的簡要歷史進(jìn)程如下所示：

50年代——60年代 探索起步

背景：學(xué)習(xí)蘇聯(lián)

表現(xiàn)：1955年 中、省暫行條例 提出概念

1956年 國務(wù)院決定 重申方法

1957年 號召推行 實為試點

60年代——80年代 曲折徘徊

背景：文革“左傾”

表現(xiàn)：政治掛帥 真?zhèn)尾⒋?立卷爭鳴

紊亂缺失 徘徊不前

80年代——新世紀(jì)后 步入正軌

背景：改革開放

表現(xiàn)：1989年 六號令 明確界定

1990年 國家檔案法 實施辦法

1997年 陜西省條例 全面推開

新世紀(jì)后——現(xiàn)在日趨完善

背景：改革深入

表現(xiàn)：2008年27號 令依據(jù)法規(guī)

制度本身：分類細(xì)化 要求明確

制度推行：本科高校普遍推行 切合實際

部分高職大專逐漸推行

中職院校仍未推行 逐步完善

（三）職業(yè)院校推行狀況

文革以前，職業(yè)院校數(shù)量不多，規(guī)模不大，檔案管理要求相對不高。改革開放以來，尤其從上世紀(jì)末開始，由于社會對技能型、實用性人才的需求劇增，職業(yè)院校便如雨后春筍般蓬勃發(fā)展，迅猛擴張，檔案管理工作也被提上議事日程。進(jìn)入新世紀(jì)以來，高等院校絕大多數(shù)尤其重點本科院校已經(jīng)全面推行預(yù)立卷制度。但多數(shù)職業(yè)院校，尤其中職學(xué)校由于種種原因，預(yù)立卷制度的落實還是很不到位，有的幾乎是尚未開始。

新的生活節(jié)奏、工作模式、服務(wù)需求對檔案工作同樣提出了更高的要求。職業(yè)院校的當(dāng)務(wù)之急就是要認(rèn)真反思，積極行動，嘗試也罷，借鑒也好，都應(yīng)盡快行動起來，領(lǐng)會預(yù)立卷制度實質(zhì)，掌握預(yù)立卷工作步驟與方法，在具體工作中邊實踐邊總結(jié)，為推進(jìn)和提高檔案工作整體水平盡心盡智，貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)：

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基金項目：該文屬于咸陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研基金項目“職業(yè)院校推行檔案預(yù)立卷及預(yù)立卷制度的實踐與研究”（編號2013KYB24）