對房產檔案建設的信息化管理與思考

王琳琳

[摘 要]隨著信息社會的到來，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。房產檔案管理歸根結底是信息資源的管理。為了加強并不斷推進房產檔案信息化建設。本文對房產檔案建設的信息化管理進行相關探討。

[關鍵詞]房產檔案；信息技術；信息化管理

前言

隨著信息技術迅速發展，涉及的領域越來越廣。為了充分利用信息網絡技術，順應檔案管理發展的趨勢，房產檔案管理作為檔案管理的一部分，必須借助于現代化設施和先進的技術手段，加強并不斷推進房產檔案信息化建設。

1.房產檔案的信息化建設

1.1房產檔案管理及其信息化的含義

產檔案管理是房產管理的基礎和核心。以檔案目標管理為抓手，建立健全檔案管理制度和網絡體系，加強對軟硬件的投入，提高檔案綜合管理的規范化水平。做到分文書、房產業務、科技、會計、特種載體、住房保障六個大類，各門類檔案都已實現計算機管理和查閱，房產檔案實現數字化，并與信息系統、GIS地理信息相關聯，實現了房產權屬檔案信息資源整合和實時共享。因此，要做好房產檔案的管理工作，就必須從我國現代企業管理的實際需要出發，逐步完善企業檔案管理工作，從而使檔案管理走上科學化、規范化的道路。

1.2加大資金和人力投入，打造“數字房產檔案”項目

信息化技術手段與現代化管理相結合，是房產檔案管理工作的發展方向。數字房產”信息系統通過采用GIS、樓盤表、數字掃描、指紋識別、虛擬檔案等多項技術手段，實現權屬登記、交易、測繪、檔案的數字化、一體化管理。在軟件平臺建設同時，房管處將原有的房產檔案進行集中數字化加工，并與軟件進行掛接，總量達到了181G，初步實現了檔案數字化和全文管理；同時，房產檔案數據實現與GIS地理信息數據關聯，實現了“以圖備房，以圖看檔，圖文一體化”的管理目標。利用計算機技術、掃描技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產檔案資源轉化為數字化電子檔案信息，以電子信息形式進行存儲，。

2.加強對房產檔案建設的信息化管理

2.1注重研究，充分利用，有效地為經濟建設提供信息保障

在規范檔案硬件建設、加強檔案管理軟件業務建設的同時，注重對檔案資料的開發、管理與利用，提高服務效果，充分發揮各類檔案的使用價值。檔案是非常寶貴的資料，檔案工作是國家的重要事業，對檔案工作的管理措施不力、重視不夠、管理混亂、工作不到位。導致很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖然建立了相關的管理制度，卻在實際工作中常常流于形式執行不嚴。管理檔案工作要嚴謹，不能大意，一定要查漏補缺，找出本單位檔案管理工作存在的不足，對檔案管理工作中的漏洞和薄弱環節及時采取措施加以整改，完善檔案移交程序，要堅持安全保密的原則，對涉及國家機密的文件未經組織許可不得私自借閱和公布，切實保證檔案資源的完整和安全。對新上交案卷逐件驗收，對不符合要求的案卷退回各庭補充、糾正，直到達到要求為止。每一份案件檔案，都編好檔號、裝盒，打印案卷脊背、封面、卷內目錄，核對案卷、錄入電腦，上架擺放。借閱卷、復印等案卷的嚴格按審批制度進行，及時登記，保證了檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密，規范管理。

2.2不斷鞏固檔案現代化業務的建設

首先，企業應該始終堅持把加強系統檔案管理、實現檔案達標升級擺上重要議事日程，認識到檔案是企業管理的基礎工作，企業的檔案涉及到各行各業，聯系千家萬戶，起到法律憑證依據作用。因此，全國各大企業應該加大力度，上下聯動、以點帶面、整體推進，明確工作目標和努力方向，將檔案工作做到“五有”，即有明確的分管領導、有配套的硬件設施、有得力的管理人員、有規范的規章制度、有檔案專項經費。

3.對房產檔案建設的思考

目前在房地產管理部門中由于房屋產權產籍檔案的管理方式相對滯后，因而積壓了大量歷史信息需要錄入。檔案是真實記錄企業改革發展歷程，準確反映國有資產保值增值情況的珍貴資料。隨著改革開放的不斷深入，企業檔案的重要作用被人們所忽視，企業檔案成了說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉無足輕重的部分。“數字房產”信息系統的建成，實現了房產檔案與權屬登記業務管理系統有效整合和實時共享。為了切實保障業務信息和檔案歸檔的全過程實時資源整合，區房管處統籌協調整個業務流程，有效建立了“數字房產檔案”的長效機制，做到從樓盤建立到檔案歸檔全程數字化掃描和系統化管理。比如一幢樓盤新建完成后由測繪科審核測繪報告，建立樓盤表并將分層分戶圖導入測繪庫。交易科將測繪審核后的樓盤表調出進行初始登記，掃描相關收件，通過審核、記載于登記簿、繕證配圖、收費發證和歸檔流程，完成了該產權登記。之后對該房屋進行交易或抵押等其他業務時只需調取該產權信息完成流程即可。在業務工作流程中實現檔案數字化，不僅減少紙質檔案的流轉次數，而且加快了案件辦理速度、保證檔案實體歸檔的安全性、完整性。為了保障“數字房產”信息系統數據和檔案數字化成果的安全保管，區房管處以數字檔案室創建為契機，將電子文件和檔案的安全備份工作納入了規范化、常態化管理軌道。

結語

綜上，房產檔案信息化是時代進步的需要。現代通信和計算機所引起的信息革命，勢不可擋地沖擊和推動整個信息業的發展。因此，為了充分利用信息網絡技術，順應檔案管理發展的趨勢，必須借助于現代化設施和先進的技術手段，加強并不斷推進房產檔案信息化建設。

參考文獻：

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