關(guān)于灌區(qū)工程檔案管理的思考

公小云

[摘 要]目前我國各灌區(qū)都加大了節(jié)水改造的步伐，一些項目不斷的進行建設(shè)，在灌區(qū)工程施工過程中，需要做好工程項目檔案的收集工作，收集好各個環(huán)節(jié)的資料，特別是加強重點項目原始資料的收集工作，從而為灌區(qū)建設(shè)及持續(xù)發(fā)展提供系統(tǒng)完整的檔案資料。本文分析了灌區(qū)工程檔案管理中人員與設(shè)備的配備，并進一步對加強灌區(qū)檔案管理的具體建議進行了闡述。

[關(guān)鍵詞]灌區(qū)；工程項目；檔案管理；建議

近年來，灌區(qū)工程建設(shè)項目較多，在工程建設(shè)過程中，會產(chǎn)生各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的信息資料，所以需要及時記錄下來，并對這些材料進行整理立卷，為了更好的確保施工過程中對這些資料的收集工作，則需要確保收集工作與工程建設(shè)實現(xiàn)同步，確保工程檔案的管理工作貫穿于整個項目的全過程。這樣可以有效的保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，案卷的質(zhì)量也能夠得到保證。這對于以后檔案的開發(fā)利用及灌區(qū)的可持續(xù)發(fā)展都將起到積極的意義，能夠更好的為灌區(qū)以后工程建設(shè)提供更為準(zhǔn)確的信息資源。

一、灌區(qū)工程檔案管理中人員和設(shè)備的配備

（一）需要配備高素質(zhì)的檔案管理人員

在大多數(shù)灌區(qū)的工作人員都是水利技術(shù)人員，而灌區(qū)檔案管理人員也多數(shù)是在這些人員中抽調(diào)的，這就導(dǎo)致長期以來灌區(qū)的檔案管理人員具有較強的一線施工經(jīng)驗，但對于檔案管理工作，由于缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以對于檔案管理工作還有許多欠缺的地方，缺乏對灌區(qū)工程檔案管理工作的正確認(rèn)識，覺得只是簡單把資料收集整理下就可以，對管理工作缺乏認(rèn)真性和責(zé)任感，更沒有創(chuàng)新精神。目前我國處于社會快速發(fā)展的新時期，工程檔案管理與工程質(zhì)量其重要性處于同一水平位置上，任何一個環(huán)節(jié)檔案材料的缺失都是對工程質(zhì)量不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。所在灌區(qū)需要加強檔案管理工作，做好檔案的收集和整理工作，加強檔案的開發(fā)和利用。這就需要在進行檔案管理人員配置時要選擇專業(yè)的人員，而且還要加強對人員的培訓(xùn)，能夠嚴(yán)格履行檔案保密性的原則，遵守檔案管理職業(yè)道德，熟練掌握檔案管理的專業(yè)理論知識，明確各項工程中的歸檔要求，從而加快灌區(qū)檔案管理水平的提升。

（二）檔案室的配備

檔案管理工作還需要有一個良好的保存環(huán)境，即配備一個科學(xué)、合理，能夠滿足檔案各項防護工作的檔案室。因為在檔案管理工作中，不管前期收集和整理工作多么完整和合理，但都離不開后期的管理和保養(yǎng)工作。工程檔案資料許多都是紙質(zhì)性質(zhì)的檔案，這類檔案對保存環(huán)境具有較高的要求，否則在一定時期內(nèi)，這部分紙質(zhì)檔案則會發(fā)生霉變和蟲蛀的情況，這時檔案則無法滿足查看的需要，無法進行開發(fā)和利用，所以在進行工程檔案管理工作中，需要加強檔案室的建設(shè)和管理工作，配置合格的各項管理器材，而且在保管過程中，利用拷貝、掃描和復(fù)印等功能，確保檔案資料能夠滿足各項歸檔的要求，在新形勢下，進行檔案室建設(shè)管理工作中，確保其能夠滿足各項防護工作的需要。

二、加強灌區(qū)檔案管理的具體建議

（一）強化灌區(qū)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

隨著形勢的發(fā)展和上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對檔案工作的要求也越來越高，我們更加清醒地認(rèn)識到加強檔案管理工作對新形勢下提高灌區(qū)工作管理水平的重要性。所以灌區(qū)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)本著對歷史負(fù)責(zé)、對后人負(fù)責(zé)、對法律負(fù)責(zé)的態(tài)度做好檔案管理工作。根據(jù)灌區(qū)管理的特點，把檔案工作納入全年工作計劃，做到年初與灌區(qū)管理工作一起研究、一起布置、一起安排。為把檔案工作落到實處，根據(jù)檔案管理要求，分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常檢查檔案工作，當(dāng)檔案室遇到工作困難時，能夠及時加以解決.

（二）進一步加大檔案安全保管力度

檔案工作安全保管工作重中之重是順利開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。我們的檔案庫房在達到防蟲、防鼠、防潮、防塵、防盜、防強光、防高溫八防要求的基礎(chǔ)上，又更新了更加先進的防盜設(shè)備，安裝了紅外監(jiān)控設(shè)施，確保了檔案庫房的絕對安全。增強檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。檔案工作人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管制度、保密制度，堅持糾正和制止個別人員不遵守保密制度的現(xiàn)象，加強管理，確保了檔案安全。

（三）加快推進檔案電子化管理的進程。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的重要方向。灌區(qū)應(yīng)加大對檔案管理工作中軟、硬件設(shè)施的投入，加強計算機技術(shù)人才的培養(yǎng)，積極借鑒相關(guān)部門的成功經(jīng)驗，

（四）加強檔案管理和利用的規(guī)范化

為了把檔案工作落到實處，需要將檔案負(fù)責(zé)人的職責(zé)納入經(jīng)濟責(zé)任制考核范圍之內(nèi)，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步、四參加”制度，并在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)下貫徹落實。同時建立健全檔案管理制度，制定一些切實可行的管理規(guī)定，進一步規(guī)范了檔案管理工作。在搞好管理的同時，積極開發(fā)利用檔案資源，在嚴(yán)格手續(xù)的前提下，即外來人員來我處查閱檔案，必須持有單位介紹信、本人身份證、工作證，為水利、房產(chǎn)，建筑設(shè)計等單位提供查閱檔案的服務(wù)，為灌區(qū)管理工作提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在抓好檔案管理的同時，我們還要不斷加強檔案資源的開發(fā)和利用，利用現(xiàn)有資料，為水利部門專業(yè)人士進行相關(guān)書籍的編寫提供參考依據(jù)，從而實現(xiàn)檔案資源的有效利用。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前社會快速發(fā)展的新形勢下，灌區(qū)檔案管理工作更加及時解放思想，與時俱進。針對本灌區(qū)的實際情況，加大對灌區(qū)工程檔案管理的力度，在檔案管理工作中不斷發(fā)揮管理人員的聰明才智，加快檔案管理工作的創(chuàng)新，加快檔案信息化的建設(shè)進程，有效的提高檔案利用的效率，使檔案資源充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢，從而使檔案工作更好為灌區(qū)的發(fā)展提供良好的服務(wù)。

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