論加強城建檔案管理的措施

劉杰

[摘 要]城建檔案是城市可持續發展的寶貴資源，是城市發展的真實記錄。自1980年全國科技檔案工作會議之后，城建檔案管理已延伸、滲透到了城市社會生活的各個領域，其收集、整理、保管、編研、利用、執法等逐步得以完善，但隨著城建事業的飛速發展，城建檔案管理同樣也面臨著諸多難題及新的挑戰。本文結合城建檔案管理情況，分析當前管理工作存在的問題，提出具體的對策及設想。

[關鍵詞]城建檔案；管理；措施

城建檔案是城市規劃、建設、管理過程中形成的文字、圖紙、照片、聲像等形式的有歸檔保存價值的文件材料，它不僅是城市經濟建設發展的珍貴歷史資料，還是今后城市規劃、市政建設及管理等工作的參考依據。對于城市建設事業來講，城建檔案管理是一項基礎性、條件性、服務性的工作。它產生于城市建設過程中，反過來又為城市建設服務。因此，城建檔案管理必須與城市建設同步協調發展，這樣才能使城建檔案的服務、保障、跟蹤、監督等功能得到充分的發揮，為城市經濟、社會、文化發展提供高效、優質的公共服務。

1.鞏固城建檔案管理體制

城建檔案管理是一項嚴肅認真的技術管理工作，這項工作牽涉到方方面面，各級管理職能部門都應認真抓好此項工作，使工程檔案管理工作更加標準化、系統化、科學化、規范化。我國城建檔案工作源自城市建設事業的發展，并服務于城市建設事業的發展，離不開城市建設事業的發展，而城市建設事業得益于城建檔案工作的發展，交融于城建檔案工作的發展，同樣離不開城建檔案工作的發展。目前和今后相當長一段時期，我國城建檔案工作應繼續保持和鞏固現有管理體制，進一步加強城建檔案法規制度建設，健全城建檔案工作機構，穩窟城建檔案工作隊伍，充實城建檔案工作專業技術力量，努力提高城建檔案工作現代化管理水平，積極為城市建設和經濟社會發展服務。

2.優化城建檔案管理方法

現如今是經濟社會飛速發展的信息時代，檔案管理工作也進入信息化管理的階段，呈現出了許多新特點：隨著信息技術在城市建設、管理活動中的普遍應用，城建材料已由傳統的紙質文件向多媒體化文件形式轉變，檔案管理對象已從傳統的紙質檔案、實體檔案為主轉變為數字化檔案為主，在檔案管理方式上也不再只是對檔案資料進行簡單的收集、歸檔、分類、標識和保管，而是要通過信息資源管理對取得的原始數據作深層次的分析，網路化服務也打破了原有以面對面服務“一統天下”的格局。因此，我們不難看出，以傳統載體形式為主要管理對象的檔案管理方法已無法滿足城建檔案工作以及城建事業的發展需要，必須加快推進檔案管理手段由傳統型向科技型的轉變。我們必須強化科技意識，重視檔案信息化建設，注重運用現代信息技術，對傳統的工作模式和載體手段進行根本性改造，全面提高檔案管理的科技含量。具體工作應落實到加強數字信息資源建設，加快電子檔案中心、電子政務、數字檔案館和檔案網站建設，積極推動管理技術的自主創新，注重相關較件的開發和應用，建立功能完備、技術先進的檔案信息綜合管理系統、檢索系統和服務系統，實現管理與服務的標準化、程序化和高質量、高效率。要在開發和運用新技術、新手段的同時，堅持網絡建設與安全管理同步進行，積極維護檔案信息安全，達到方便利用和安全保密的有機統一。

3.強化城建檔案服務功能

檔案保管的最終目的是為了提供利用，給城市的發展和人們的生活提供更多的便利和參考。要加強城建檔案網絡的建設，建立規范的城建檔案目錄中心，通過計算機網絡目錄中心，使城建檔案館各部門的各級管理人員及時掌握館內工作信息、城建檔案管理信息及城建工作基本信息，進而對城建檔案館工作進行輔助預測和決策，及時為城市建設活動提供優質、高效的信息服務。同時，城建檔案館應以城建檔案資料信息的傳播作為自己的主要職能，將主要精力用于社會交流，滿足社會各界對城建檔案信息的需求，使檔案管理走向市場，進一步強化其社會功能。如通過建立“城建檔案信息咨詢交流網絡”等方法，將城建檔案骨干單位聯系起來，通過網絡小組之間、網絡小組內部各成員之間定期或不定期的交流活動，加強業務聯系和信息交流，推動城建檔案利用工作的開展。

4.提升城建檔案人員素質

檔案管理是一閂科學，特別是新形勢下檔案管理的技術更先進、內容更豐富、分工更專業，對檔案管理人員的能力素質提出了新挑戰、新要求。檔案管理人員不僅要有城市建設方面的知識，還要有檔案管理方面的知識；不僅應具備檔案管理所需的基本業務知識，還要掌握現代化科技手段和先進操作管理技術，同時具有統籌安排、耐心細致、勇于創新的基本品質和良好作風。因此，城建檔案部門要適應新形勢的要求，重視政治理論、業務知識和技能更新等方面的學習，提高自身主動學習能力、有效學習能力和終身學習能力，建設學習型檔案管理隊伍。堅持“人才是第一資源”的理念，努力建設科技型、創新型、復合型的人才隊伍，為提高檔案管理科學化水平提供有力的智力支持和人才保障。

參考文獻：

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[2]《科技檔案管理學》王傳宇主編；中國人民大學出版社出版；1999年

[3]曾虹；加強城建檔案信息化管理探討[J]；中國西部科技；2009年17期

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