從硬件角度談高師院校圖書館資產(chǎn)管理

王繼征

[摘 要]硬件管理不僅對(duì)高師院校圖書館的管理起著重要的支撐作用，還對(duì)于圖書館提高資產(chǎn)的使用價(jià)值、降低資產(chǎn)的損失和提高高師院校圖書館合理配置資源方面都起著重要的支持作用。

[關(guān)鍵詞]高師院校；圖書館；固定資產(chǎn)；全面管理

硬件管理是指對(duì)固定資產(chǎn)從投入到退出使用的全程進(jìn)行全方位管理，并組織全員參與的一種管理理念；也是圖書館非常重要的一項(xiàng)管理活動(dòng)。是一項(xiàng)包括對(duì)固定資產(chǎn)的投資預(yù)算、購建與驗(yàn)收、以及使用過程和清理過程等多個(gè)環(huán)節(jié)都予以關(guān)注和重視的管理活動(dòng)。

一、在硬件投資上要做好規(guī)劃

圖書館固定資產(chǎn)全面管理的理念落實(shí)到固定資產(chǎn)的預(yù)算環(huán)節(jié)主要做好大、中型投資項(xiàng)目的可行性研究與分析評(píng)估工作；依據(jù)現(xiàn)有固定資產(chǎn)的使用狀況和需求做好固定資產(chǎn)的增加、折舊、處置等預(yù)算以及在建工程的預(yù)算與資金籌集計(jì)劃。

圖書館的固定資產(chǎn)投資一般可分為日常的更新、替換類投資和大型的新建、改建、擴(kuò)建類項(xiàng)目投資。無論是以上哪類固定資產(chǎn)投資都會(huì)納入學(xué)校的年度預(yù)算。尤其是大型的新建、改建、擴(kuò)建類項(xiàng)目投資的預(yù)算。日常更新、替換類投資比如電腦、空調(diào)、辦公家具、試驗(yàn)儀器等等可以通過人員的增減情況和現(xiàn)有設(shè)備的使用情況等編制出年度購置預(yù)算，對(duì)于購置這類固定資產(chǎn)所需的流動(dòng)資金，往往通過學(xué)校的自有資金就可以解決，不需要從另外的渠道進(jìn)行籌資。大型的新建、改建、擴(kuò)建類項(xiàng)目投資是結(jié)合學(xué)校圖書館發(fā)展戰(zhàn)略作出的重要決策行為，所以在列入學(xué)校的年度預(yù)算前就應(yīng)當(dāng)已經(jīng)進(jìn)行過可行性研究與評(píng)估分析。

這些研究與分析的程序應(yīng)當(dāng)在高師院校準(zhǔn)備進(jìn)行投資前完成。進(jìn)入投資階段后學(xué)校就要進(jìn)行工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)，可以請(qǐng)相關(guān)的設(shè)計(jì)專家或團(tuán)隊(duì)提供3-5種設(shè)計(jì)方案，并組織學(xué)校內(nèi)部或外部的資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)和檢察等部門的專家共同分析和評(píng)估選取最優(yōu)的一種設(shè)計(jì)方案來實(shí)施建設(shè)。

二、加強(qiáng)硬件建設(shè)的管理

高師院校圖書館固定資產(chǎn)全面管理的理念落實(shí)到固定資產(chǎn)的購建與驗(yàn)收環(huán)節(jié)主要是設(shè)計(jì)合理的購建流程和制度，讓使用部門、管理部門、購建部門、和財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門都能各司其責(zé)做好固定資產(chǎn)的購建與驗(yàn)收。

固定資產(chǎn)的購建與驗(yàn)收，必須嚴(yán)格按照學(xué)校制定的固定資產(chǎn)管理辦法和符合內(nèi)部控制制度的審核、審批流程來進(jìn)行。比如，在管理辦法中規(guī)定圖書館所購置的固定資產(chǎn)，屬于購買日常的更新、替換類設(shè)備：由各使用部門根據(jù)年初預(yù)算提出年度請(qǐng)購申請(qǐng)，由資產(chǎn)部門全面考察和論證年度申請(qǐng)中列支的待采購設(shè)備性能等技術(shù)指標(biāo)的合理性；再按固定資產(chǎn)購置金額的大小依據(jù)審核、審批權(quán)限批準(zhǔn)后；列入固定資產(chǎn)購置計(jì)劃；最后資產(chǎn)部門對(duì)已批準(zhǔn)購置計(jì)劃的設(shè)備分類、分項(xiàng)進(jìn)行詢價(jià)和性能比較，采取統(tǒng)一招（投）標(biāo)。

購進(jìn)后由使用部門、資產(chǎn)部門共同參與驗(yàn)收。驗(yàn)收后將驗(yàn)收單、交付財(cái)務(wù)部門進(jìn)行總賬核算和固定資產(chǎn)明細(xì)賬的核算，使用部門和設(shè)備管理部門分別保存驗(yàn)收單和卡片利于盤點(diǎn)、核對(duì)。這樣從流程和制度上對(duì)于日常更新、替換類設(shè)備就把握好了購建與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理。屬于大型的新建、改建、擴(kuò)建等固定資產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目，即使有詳盡的可行性研究分析報(bào)告，在項(xiàng)目的具體建設(shè)中，要經(jīng)上級(jí)主管部門和政府部門批準(zhǔn)；財(cái)務(wù)部門列入固定資產(chǎn)（自行建造類）計(jì)劃統(tǒng)一籌措和調(diào)配資金；基建部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目購建過程中的工程施工管理；審計(jì)部門負(fù)責(zé)工程的驗(yàn)收審計(jì)。

三、完善硬件使用規(guī)范

高師院校圖書館固定資產(chǎn)全面管理的理念落實(shí)到固定資產(chǎn)的使用環(huán)節(jié)主要是在固定資產(chǎn)管理辦法中明確固定資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)的主要責(zé)任人，并設(shè)計(jì)出一系列關(guān)于固定資產(chǎn)在使用過程中的操作規(guī)程、維修、保養(yǎng)、和固定資產(chǎn)出租、出借、抵押、質(zhì)押、投保等方面的細(xì)則以及獎(jiǎng)懲指標(biāo)。首先，要制定圖書館固定資產(chǎn)使用人和使用部門的責(zé)任考核辦法。辦法中要重點(diǎn)明確固定資產(chǎn)使用人的相關(guān)責(zé)任，并要設(shè)計(jì)出有關(guān)固定資產(chǎn)使用效益的比率分析指標(biāo)，制定出固定資產(chǎn)閑置率等相關(guān)考核指標(biāo)，促進(jìn)使用人和使用部門加強(qiáng)固定資產(chǎn)的管理，按期考核獎(jiǎng)懲，且與使用人和使用部門的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。然后，要制定學(xué)校固定資產(chǎn)的維修、保養(yǎng)等細(xì)則。明確固定資產(chǎn)的保養(yǎng)計(jì)劃、維修計(jì)劃，保養(yǎng)和維修的程序，相關(guān)保養(yǎng)、維修的記錄，保養(yǎng)、維修前后的性能測試等。最后，要制定出固定資產(chǎn)的使用操作規(guī)程，并對(duì)設(shè)備使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。操作規(guī)程中一般應(yīng)按照該項(xiàng)固定資產(chǎn)的使用操作說明，同時(shí)結(jié)合固定資產(chǎn)使用安全規(guī)章等，制定出詳細(xì)的分步驟的操作規(guī)程。

四、重視硬件管理

高師院校圖書館固定資產(chǎn)全面管理的理念落實(shí)到固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)與清理環(huán)節(jié)主要是每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，不定期地對(duì)于單臺(tái)價(jià)值高的設(shè)備進(jìn)行抽盤，同時(shí)重視做好盤點(diǎn)表和盤點(diǎn)總結(jié)工作；固定資產(chǎn)的清理方面包括做好固定資產(chǎn)的報(bào)廢和處置兩方面的工作。

固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)在固定資產(chǎn)的全面管理中起著很重要的作用，通過盤點(diǎn)可以發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)是否賬實(shí)相符，是否有專人負(fù)責(zé)，是否閑置等，最終落實(shí)到固定資產(chǎn)使用人和使用部門以及管理部門應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任。固定資產(chǎn)的清理包括固定資產(chǎn)的報(bào)廢和處置。對(duì)于達(dá)到報(bào)廢年限的固定資產(chǎn)確實(shí)沒有使用價(jià)值的要進(jìn)行實(shí)物回收，對(duì)于閑置的或沒有達(dá)到報(bào)廢年限又不能再使用的固定資產(chǎn)不僅要回收實(shí)物還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行實(shí)物鑒別。符合學(xué)校固定資產(chǎn)管理辦法和經(jīng)過審批流程報(bào)廢的固定資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)遵循資產(chǎn)部門采取統(tǒng)一處置、集體處置的原則，符合固定資產(chǎn)的內(nèi)控制度要求來做好處置、報(bào)廢等相關(guān)工作，由審計(jì)、紀(jì)檢等部門進(jìn)行監(jiān)督；在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算上核銷資產(chǎn)的總賬和明細(xì)賬。

參考文獻(xiàn)：

[1]王金玲 淺析我國高校固定資產(chǎn)管理的問題及對(duì)策[J] 《中國市場》2013（21）

基金項(xiàng)目： 湖南第一師范學(xué)院院級(jí)課題編號(hào)XYS12S42