淺議基層單位檔案管理現代化的實現路徑

蒼碩

[摘 要]市場經濟的快速發展，使得企業和國家機構對于管理日益重視，檔案也是因此發揮了更重要的作用，檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，有著重要的參考作用和憑證作用。現代化的檔案管理不再是對于幾張紙的使用和保存了，檔案的潛在作用在逐漸發揮。

[關鍵詞]基層；檔案管理；現代化

檔案對于基層工作來講，同樣有著重要的作用。檔案是基層組織工作活動的真實記錄，涉及的范圍廣，內容豐富可靠，對于基層工作來說，檔案自身是一個亟待挖掘的寶藏。目前我國的檔案管理現代化水平低，信息技術和網絡技術的強大優勢并沒有在檔案管理中充分發揮出來，檔案管理的發展潛力巨大，社會的發展使檔案的管理逐步走向以檔案信息存儲和利用為重心，走向規范化和信息化。

但是傳統檔案管理的問題依然存在于目前的基層工作中。

一、基層單位檔案管理中出現的問題

1、基層檔案意識淡薄

檔案意識是管理人員對于檔案及其工作等這些客觀情況的一種認知程度，某些單位的領導對于這些方面的工作缺乏全面的認識，忽視了檔案本身具有的重要作用，檔案的工作被排擠到邊緣的位置，認為檔案的工作只要不出問題就可以了，這種模糊的認識存在于一些領導的頭腦中，因此造成在工作中檔案工作得不到重視。

2、檔案管理人員素質參差不齊

檔案管理的工作在某些單位中不受到重視，檔案管理人員的綜合素質不強，水平也是參差不齊，專業出身的管理人員較少，知識結構不合理，思想觀念和管理水品不能跟上時代的發展，只是把檔案管理工作作為對于數據的管理，甚至造成文件的流失；檔案人員的流動性較大，對于檔案的掌握一知半解就參與了檔案的管理工作，管理混亂、不規范。

3、檔案管理的投入不足

由于受到各方面的限制，基層單位對于檔案工作不是太重視，因此，對于這方面的投入也是有限的，造成在技術和管理上往往都比較落后。基層單位運用計算機網絡技術的比較少，還停留在手工收集、檢索的階段，檔案的信息量較小，檔案的利用和開發不夠。

二、檔案管理現代化

1、檔案管理的無紙化

無紙化、虛擬化隨著計算機信息技術的不斷發展和普及，文字的保存形式更加多樣化。借助信息技術的發展和互聯網技術的普及，無紙化的文字儲存形式將越來越常見，傳統以紙質為儲存媒介的檔案管理方式將徹底變革。信息技術的發展讓檔案管理更加地方便快捷。檔案資源通過網絡進行互聯，館際互借等形式增加館藏，檔案資源無限豐富，檔案管理形成虛擬化。

2、檔案管理的縮微化

縮微化、數字化隨著攝影技術的不斷發展普及，縮微攝影技術、數碼攝影技術逐漸為大眾所認知和接受，也為檔案管理方式的創新提供了技術層面的支持。信息技術和攝影技術的綜合運用，能夠把傳統檔案管理中的圖文轉換為電子文件，通過縮微攝影技術再轉換為占用內存極小的電子文件，通過互聯網技術，就可以在計算機上進行智能化的檢索、使用，從根本上改變了傳統檔案管理中占用庫存大、檢索不便等難題，避免了傳統紙版檔案退色、滲化、蟲蛀、腐蝕等問題。

3、檔案管理的社會化

社會化、市場化檔案資料是社會發展的“歷史記錄儀”和“儲存庫”，在歷史發展進程中起著“鑒往知來、服務當代、惠及后世”的重要價值，是十分珍貴的不可再生的信息資源。檔案資源的社會化管理、市場化運作不僅能夠提升人們對于檔案管理的保護意識，進一步完善檔案管理共享機制，而且能夠進一步開發檔案的價值，最大限度發揮檔案的作用。

三、基層事業單位檔案管理現代化路徑選擇

隨著信息技術的不斷發展，基層事業單位傳統的檔案管理意識和模式己經不適應當前社會經濟發展的形勢，筆者認為，應該從以下幾個方面著手：：

1、創新觀念

檔案管理現代化工作落后主要原因是對檔案的重視程度不夠，思想觀念不夠開放，因此，必須轉變觀念，確立改革、創新、發展、進步的檔案管理工作意識，與時俱進轉變檔案管理模式，將檔案管理適應經濟發展，提高檔案的管理水平。

2、強化制度管理建設

在法制層面保障檔案管理工作當前，基層事業單位檔案管理工作沿用的管理制度都是比較陳舊的，隨著信息技術的發展，計算機技術廣泛運用，網絡的普及為海量的信息輸入流出創造了條件，當前檔案管理工作十分迫切需要確保電子文件的真實性、可靠性和安全性。這是傳統檔案管理工作從未涉及到的新問題。因此，應當結合社會發展實際，與時俱進，建立更為完善的法規制度保障檔案管理信息化的安全。

3、檔案管理方法的現代化

現代化的檔案管理方法擺脫了傳統管理的問題，將現代化的管理方法引進到實際工作中，將信息技術與檔案管理相結合，利用了信息技術的優勢，結合了信息技術快捷、全面、信息量大的優點，適應了當前經濟發展的要求。檔案管理現代化還引進了先進的技術設備，提高案管理現代化的水平，從檔案管理的內部原因找起，根本上解決了就有管理方法的問題。

4、檔案室對本單位各機構和下屬

單位檔案工作業務建設的監督、指導，是促進自身業務建設的需要。俗話說：“打鐵先得自身硬”。檔案室要進行檔案業務監督、指導，檔案人員就必須精通業務，檔案室的業務建設就得做出個樣子。只有這樣，才能監督有力，指導有方，說話好使。檔案室要學會在監督、指導中學業務，在學業務中加強監督、指導。相互促進，相得益彰。

5、開展檔案工作的現代化管理

檔案室要加強與電子政務管理部門的溝通聯系，充分發揮檔案部門人才、設備、技術、業務等優勢，承擔起本地電子文件中心建設項目，實現由檔案室統一接收、管理、提供利用部門電子文件的目標。要進一步加強已公開現行文件收集工作，整合與人民群眾切身利益息息相關的人事勞資、福利待遇、社會保障、醫療衛生、房地產管理等具有現行效用的法規性、政策性、公益性文件，努力構建內容全面、系統，檢索準確、快捷的已公開現行文件資料，積累豐富資源。

四、結語

基層單位的檔案管理現代化，是應用現代化管理模式，解決檔案管理的內部問題。將管理與技術相結合，充分發揮檔案的作用，并且提升了檔案的價值。在加強檔案資源建設過程中，既注重突出重點，又注重創新手段，要對檔案管理全面開展現代化管理，使其發揮作用，更好的為社會服務。

參考文獻：

[1]白蕾.如何實現基層單位檔案工作的自動化管理[J].廣播電視信息.2011-09-15