檔案信息化管理的創(chuàng)新思路和方法

王靜

[摘 要]伴隨著我國信息化進(jìn)程的不斷深化，我國人事制度的改革工作也在不斷的深入，對(duì)檔案的操作頻率越來越高，對(duì)檔案的管理要求也逐步的提升，借助互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，未來終會(huì)形成不同形式存在的電子文件組成的信息化管理。本文將針對(duì)現(xiàn)在的檔案信息化管理情況給出自己的創(chuàng)新思路與管理方法。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；管理思路

一、檔案信息化管理的起源與現(xiàn)狀

1.檔案信息化管理的起源

想要針對(duì)檔案信息化管理給出合理的建議，就需要先知道檔案信息化管理的來龍去脈，在上個(gè)世紀(jì)，全球掀起了經(jīng)濟(jì)全球化以及社會(huì)信息化的運(yùn)動(dòng)，這不但促進(jìn)了人類社會(huì)的發(fā)展，也改變了人們的日常生活，深入到了人們身邊的每一個(gè)角落。結(jié)合實(shí)際情況，我國也開始了檔案信息化管理的進(jìn)程，它以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等多項(xiàng)新技術(shù)作為基礎(chǔ)，逐步的將原有的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案方向轉(zhuǎn)移。

以新技術(shù)升級(jí)檔案管理方式，這是一種嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如果沒有可以支撐改革的完善的檔案管理方案以及相對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，那么不但會(huì)致使檔案管理工作不能正常運(yùn)作，而且在面對(duì)信息數(shù)字化戰(zhàn)略挑戰(zhàn)時(shí)也會(huì)喪失先機(jī)，因而在國家的大力引導(dǎo)下，檔案信息化管理的理論與實(shí)現(xiàn)都逐步的展開了。

2.檔案信息化管理的現(xiàn)狀

在1996年，我國的國家檔案局便將電子文件研究項(xiàng)目加入到了科技計(jì)劃中，1998年完成了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》的起草。作為我國最早建立的數(shù)字檔案館，深圳市數(shù)字檔案館在2005年通過審批后開始了其建設(shè)過程。

雖然我國關(guān)于檔案信息化的研究工作已經(jīng)開展了許多年，但是應(yīng)該看到現(xiàn)在的檔案信息化仍然有著種種問題，仍然步履蹣跚。因此我國曾舉辦過相關(guān)的報(bào)告會(huì)，意將學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)國家的檔案信息化管理工作，雖然取得了很多的成果，但是總體上看，檔案信息化管理仍然任重而道遠(yuǎn)。

二、當(dāng)前信息化檔案管理的不足

1.檔案信息化在建設(shè)過程中缺乏總體布局

我國大范圍的檔案信息化并沒有展開，有一個(gè)很重要的技術(shù)問題，那就是數(shù)字化技術(shù)的不足，這很大程度上限制了檔案信息化的發(fā)展，因?yàn)榇藛栴}的干擾，使得各地檔案數(shù)字化建設(shè)參差不齊，國家也沒有一個(gè)明確的規(guī)劃，這使得我國的檔案信息化備受阻礙。

2.標(biāo)準(zhǔn)化程度不足

我國各個(gè)省市的檔案信息化管理往往是不一而同，明顯的缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，做不到規(guī)范化的檔案信息化管理。造成的后果就是每個(gè)檔案管理單位都會(huì)根據(jù)自己的情況進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)定制，但是這種系統(tǒng)定制的應(yīng)用范圍過于狹小，每當(dāng)遇到新的問題就需要進(jìn)行一次調(diào)整，但是不同單位遇到的問題也不同，持續(xù)下去只能讓檔案信息化管理系統(tǒng)局限在有限的范圍使用。

3.管理人員對(duì)于信息化掌握程度仍然欠缺

現(xiàn)在大多數(shù)的檔案管理部門中的檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平以及互聯(lián)網(wǎng)水平都較低，大多數(shù)人只能應(yīng)對(duì)一些簡單的操作，對(duì)于復(fù)雜的情況則力有不逮，自然也不能針對(duì)現(xiàn)在的檔案信息化管理做出什么優(yōu)化和研發(fā)，難以更加深入的發(fā)揮檔案信息化管理帶來的優(yōu)勢(shì)。

三、針對(duì)不足提出的應(yīng)對(duì)策略

1.上收權(quán)限，建立以省為單位的開放式管理系統(tǒng)

現(xiàn)在的人才流動(dòng)非常的頻繁，如果每個(gè)單位都有自己的獨(dú)特的檔案信息化管理辦法的話，那么各種接口的不統(tǒng)一會(huì)給人們帶來很大的不便，也不利于以后的系統(tǒng)的擴(kuò)展，所以，最好是從單位手里上收一定權(quán)限，讓“單位人”向“社會(huì)人”轉(zhuǎn)化，以此為目標(biāo)建立一個(gè)社會(huì)化的檔案信息化管理系統(tǒng)。

新的運(yùn)作模式可以參考現(xiàn)有的較好的檔案管理模式，比如教育部的學(xué)歷管理網(wǎng)。由政府統(tǒng)一建立一個(gè)平臺(tái)，以唯一的身份證號(hào)作為ID，如果下屬區(qū)域覺得范圍有些大的話，可以參考程序員中的軟件開發(fā)系統(tǒng)，可以在平臺(tái)上添加過濾器的方式完成檔案的分類處理。

這樣做的好處是各個(gè)單位的檔案管理方法統(tǒng)一了，方便了檔案的管理，這種社會(huì)化的管理方法也可以大大的減少單位的檔案管理壓力，降低了對(duì)管理人員的要求，特別的是，許多業(yè)務(wù)可以由個(gè)人登錄這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行辦理，無論對(duì)辦理者還是單位都是雙贏的。

2.統(tǒng)一建立可分享的數(shù)據(jù)庫

檔案的本質(zhì)就是數(shù)據(jù)，由于許多原因，許多單位的檔案管理系統(tǒng)并不兼容，而數(shù)據(jù)是一切的根源，想要整合檔案信息化管理系統(tǒng)，就需要從數(shù)據(jù)這個(gè)根本上整合，這樣一是可以避免大量的數(shù)據(jù)冗余，提高了數(shù)據(jù)的利用效率，二是數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)會(huì)更加的合理，可擴(kuò)展余地大，能夠?yàn)橐院蟮臋n案信息化管理系統(tǒng)的發(fā)展打下一個(gè)好的基礎(chǔ)。

具體的辦法是可以將數(shù)據(jù)類別分開整理，如姓名、身份證號(hào)等必須的一些字段分為一部分，然后根據(jù)內(nèi)容分為一部分，最后依據(jù)某些特定的定制數(shù)據(jù)再分一部分。配合上面提到的開發(fā)式管理系統(tǒng)，添加過濾器后對(duì)于數(shù)據(jù)的管理將更加的高效，能夠讓數(shù)據(jù)與操作更好的融合為一個(gè)整體，提升整個(gè)系統(tǒng)的工作效率。

另一個(gè)好處是這種統(tǒng)一的管理模式將減少數(shù)據(jù)被攻擊的可能，能夠更加有效的保證數(shù)據(jù)的安全性，單位將不再保留數(shù)據(jù)，也就避免了由于單位的計(jì)算機(jī)安全水平不足而引發(fā)的檔案安全問題了。

3.統(tǒng)一檔案信息化管理系統(tǒng)服務(wù)模式

現(xiàn)在的檔案信息化管理系統(tǒng)的模式是不唯一的，有的使用的是B/S服務(wù)模式，而有的用的卻是C/S模式，這兩種模式針對(duì)的情形是不同的。C/S模式是客戶端-服務(wù)器形式的，數(shù)據(jù)是存放在自己的服務(wù)器上，然后通過客戶端進(jìn)行操作，這種方式有著很大的弊端，非常的不利于以后的升級(jí)、整合。而B/S是現(xiàn)在非常有前途的方式，它是通過瀏覽器的方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)足夠支撐這種操作方式了，特別是最近興起的云概念更是為其提供了一個(gè)美好的前景。

另外上面提到的兩點(diǎn)方法都是需要C/S模式配合的，統(tǒng)一的管理界面也方便相關(guān)人員的學(xué)習(xí)與操作，不會(huì)因?yàn)楦鼡Q環(huán)境而從新學(xué)習(xí)。

總而言之，將本文中提到的三點(diǎn)思路整合，并付諸實(shí)踐，就可以得到一個(gè)高效、安全、方便的檔案信息化管理系統(tǒng)了。

參考文獻(xiàn)：

[1]張虹，姬瑞環(huán).檔案管理基礎(chǔ)[M].中國人民大學(xué)出版社，2005.

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