檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑

呂秀玲

[摘 要]檔案是單位和個人的重要信息資料，同時也是人事管理和領(lǐng)導(dǎo)層作決策時的材料依據(jù)，因此，做好檔案管理具有重要的意義。隨著時代的進步，企事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)變得越來越復(fù)雜，也給檔案管理工作帶來了難度，如果不能利用、管理好檔案并使之形成有序的系統(tǒng)，不僅不利于檔案的使用和查詢，還會影響到相關(guān)工作的效率。本文針對檔案管理現(xiàn)代化問題進行探討，并提出現(xiàn)代化檔案管理的新方法、新思路。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；管理

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容和意義

1.1檔案管理的內(nèi)容

檔案管理是指企事業(yè)單位在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的記錄資料，反映的是企事業(yè)的發(fā)展歷程以及積累的相關(guān)技術(shù)資源。檔案管理分為很多內(nèi)容，十分龐雜，舉客戶檔案管理這個例子來說，對客戶檔案的管理內(nèi)容包括客戶基礎(chǔ)資料的管理和日常生產(chǎn)營銷活動記錄管理等等。對客戶檔案的管理尤為重要，因為客戶的檔案就是企業(yè)營銷的對象，企業(yè)效益的主要來源。以時間劃分，可以將客戶分為老客戶、新客戶和未來客戶；從交易過程來劃分：包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶；從客戶性質(zhì)來劃分：包括政府機構(gòu)（以國家采購為主）、特殊公司（與本公司有特殊業(yè)務(wù)等）、普通公司、顧客（個人）和交易伙伴等。這類客戶因其性質(zhì)、需求特點、需求方式、需求量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有者、經(jīng)營管理者、法人（這三項應(yīng)包括其個人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面），本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面，這些對企業(yè)的經(jīng)營活動都具有重要的作用。

檔案的管理應(yīng)注意保持其動態(tài)性，對客戶檔案管理不同于一般的檔案管理，如果一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其存儲意義。需要根據(jù)客戶情況的變化，不斷地加以調(diào)整，消除陳舊資料，及時補充新資料，不斷地對客戶的變化進行跟蹤記錄。并且客戶檔案管理的重點不僅應(yīng)放在現(xiàn)有客戶上，而且還應(yīng)更多地關(guān)注未來客戶或潛在客戶，為企業(yè)選擇新客戶，開拓新市場提供資料。此外還要注意對檔案的管理應(yīng)遵循“用重于管”的原則，提高檔案的質(zhì)量，保證應(yīng)用效率，而不是將其束之高閣。重視對檔案的利用，同時還要對其進行分析，靈活應(yīng)用。

1.2檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案管理工作對企業(yè)的未來發(fā)展具有重要意義，提高對檔案的利用率，可以幫助使企業(yè)及時了解市場的變化情況并作出相應(yīng)調(diào)整以更好的適應(yīng)市場需求，實現(xiàn)企業(yè)自身更好更快的發(fā)展。此外，在很多行業(yè)中，如果能對檔案進行有效的利用，還可以有效的節(jié)約資源，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。具體表現(xiàn)在：

（1）現(xiàn)代化的檔案管理省時省力

每一次成功的獲得都是集體合作勞動的結(jié)果，而不是某一個人的功勞，對于技術(shù)創(chuàng)造尤其如此，正因為不斷的積累，前赴后繼，才會發(fā)明創(chuàng)造出如此多的科技產(chǎn)品。學(xué)習(xí)前人的成果，我們可以獲得很多收益，免去很多不必要的勞動，通過對檔案資料的查詢，我們可以從中找到最優(yōu)的解決辦法，加快進程。

（2）現(xiàn)代化的檔案管理能夠提高經(jīng)濟效益

現(xiàn)代化的檔案管理工作可以為企業(yè)提供準確完整的參考資料，如果能夠充分利用這些資料，可以為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益，這是因為，現(xiàn)代化的檔案管理可以將數(shù)據(jù)和技術(shù)資料等集中儲備起來，保證這些重要資料歸存的完整性、系統(tǒng)性和準確性，方便檔案資料的查找，使其在工作實踐中能得到充分的利用，節(jié)省工作時間，增加經(jīng)濟效益。

（3）實現(xiàn)檔案資源共享

現(xiàn)代化檔案管理可以實現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化儲存和管理，利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)可以將檔案資源及時的傳輸?shù)叫枰牟块T，這樣一來，檔案管理者就可以在任何時間任何地點對檔案進行查找和使用，大大提高了工作效率。同時，數(shù)據(jù)化的存儲模式還解決了空間，方便管理。

（4）解決存儲空間

紙質(zhì)檔案都是封存在檔案袋里，包括客戶資料、財務(wù)管理資料、經(jīng)營銷售記錄、數(shù)據(jù)資料等等，占用空間大，并且不易于管理和查找。現(xiàn)代化檔案管理最為杰出的優(yōu)勢就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源存儲在硬盤或者光盤中，這樣，幾英寸大小的硬盤就可以存儲相當于原來整個檔案館的信息資源，不僅解決空間，還可以節(jié)約很多人力，方便攜帶傳輸。

二、檔案管理現(xiàn)代化的途徑

2.1增強現(xiàn)代化檔案管理的意識

由于檔案管理工作復(fù)雜，工作量大，并且不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，因此檔案資料整理工作一直沒有被人們所重視。實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，首先要從思想觀念開始改變，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視對檔案工作的管理工作，引起員工們對檔案整理的重視。必要時還需要制定相應(yīng)的管理規(guī)則和標準，為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理打好基礎(chǔ)。

2.2加強檔案管理工作的信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)該加大投入力度，不斷增加檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，盡快實現(xiàn)全面的信息化檔案管理見識。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅占地空間大，而且不易長久保存，查找困難。信息化檔案管理可以避免以上問題。檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進行收集、管理和利用。對于檔案的信息化建設(shè)，涉及到了信息存儲的數(shù)字化以及管理收集的網(wǎng)絡(luò)化等方面，因此是一項較為龐大的工程。利用信息化手段實現(xiàn)檔案管理各項工作的高效運行，將檔案資源變成為爭取業(yè)務(wù)效益的一項優(yōu)勢。

2.3加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

為了實現(xiàn)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理，還必須要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和思想觀念。企業(yè)可以定期組織崗位學(xué)習(xí)討論會，或者選送一些優(yōu)秀的檔案管理人員進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進的現(xiàn)代化檔案管理方法和管理經(jīng)驗，保證每一位檔案管理人員都能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的節(jié)奏，提高檔案管理水平。

2.4做好檔案管理基礎(chǔ)工作

檔案部門在對各種資料進行收集和整理的時候，應(yīng)注意對資料進行科學(xué)的分類，不同類別的檔案按照重要性先后順序分開存儲，這樣做方便以后的檔案庫建設(shè)。此外還要重視對檔案管理軟件的選擇，好的軟件可以起到事半功倍的作用，提高工作效率。

2.5保證檔案管理的原真性和保密性

現(xiàn)代化的檔案管理雖然可以將原來紙質(zhì)的文件掃描轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源，但是在文件的整理掃面過程中很可能會丟失部分文件內(nèi)容，改變文檔的原有面貌。因此，為了保證一些要文件的完整性和原真性，除了對檔案進行掃描之外，還要保存原有的紙質(zhì)文件，以備不時之需。此外，電子數(shù)據(jù)檔案在傳輸?shù)倪^程中有丟失和泄密的危險，所以必須做好檔案的加密工作，采用最先進的加密技術(shù)，防止黑客對檔案進行解密和網(wǎng)絡(luò)攻擊。

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