試論如何加強地籍檔案管理的建設

焦風滿

[摘 要]地籍檔案對國土資源的利用乃至整個社會經濟的可持續發展都具有十分重要的意義，加強投入地籍檔案管理建設尤為重要。

[關鍵詞]地籍檔案；檔案管理；信息化；建設利用

地籍，是土地的“戶籍”，它是記載土地的位置、界址、數量、權屬和用途等基本狀況的簿冊。它是土地管理的基礎，是提供土地的數量、質量和法制狀況的基本資料，是調整土地關系，合理組織土地利用的基本依據，是編制土地利用總體規劃的基礎資料。而地籍檔案則是指在國家各級土地管理部門及所屬單位中，由地籍管理活動直接形成的，具有保存、查考價值的歷史記錄，它是國家各級土地管理部門，包括土地勘測規劃部門進行土地調查、土地登記、統計土地的分等定級與估價等各項專業活動逐步形成的歷史真實記錄。地籍檔案管理不僅是國土資源管理檔案的核心，也是國家各級國土資源管理部門地籍管理專業活動的真實歷史記錄，又是全面、科學管好、用好國土資源的重要保證。

一、加強領導班子對地籍檔案工作重要性的認識

在領導班子中提高對地籍檔案工作重要性的認識。煙臺市國土局主要領導對此項工作高度重視，在各種會議和具體工作中親自部署檔案工作，反復強調抓好此項工作重要作用和重要意義，使地籍檔案工作擺上了工作重要位置，納入日常工作日程。形成了主要領導親自抓，分管領導認真抓，業務科室和檔案人員具體抓，齊抓共管的良好局面。使每位同志都知道地籍檔案的重要性，在工作過程中注意保存每份經手的材料，對日后檔案齊全歸檔打下堅實的基礎。

二、地籍檔案基礎設施建設必要性分析

地籍檔案基礎設施建設有如下優點：首先，加大投入地籍檔案硬件設備，將改變原有的手工地籍檔案管理模式，采用電子化的地籍檔案管理模式，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率；大量的業務信息從業務系統中直接歸檔，減輕了他們的工作壓力和難度；使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些地籍檔案資源上來，做到職能從管理向服務及研究過渡；其次，地籍檔案管理的信息化，將大大減少對質紙資料的查詢，實物檔案可以采用真空封存等技術來保管，降低了珍貴的紙質地籍檔案遭到破壞的可能性，減少了保存實物檔案的經濟成本；再次，地籍檔案的科學化，可以直接使用檔案管理系統對地籍檔案進行查詢，也可以通過接口將檔案查詢集成到業務系統中，可以跨系統對地籍檔案資源進行訪問，大大擴大了地籍檔案查詢途徑及查詢效率，提高了檔案的利用效率。

三、地籍檔案基礎設施建設可行性分析

（一）加大硬件建設

為使地籍檔案建設晉檔升級，應專門建立了標準化檔案室、檔案辦公室，安裝陳列密集架和圖紙柜，配備先進的電腦、掃描儀以及科學的消毒、防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防潮濕、防強光等現代化管理設備，使條件得到較大的改善。利用先進的計算機圖形和數據庫技術，以宗地為核心實體，集成GIS技術，實現對地籍信息的輸入、存儲、檢索、處理、綜合分析、輔助決策和結果輸出。達到辦公一體網絡化系統，能夠實現土地業務辦公自動化的需求所趨。徹底改變傳統的地籍檔案管理模式，充分利用信息化技術來提高地籍檔案管理水平，更好的為煙臺市國土資源局的業務人員、辦公人員、相關人員、個人提供服務。

（二）建立地籍檔案運用制度

1.設置閱覽室查檔

地籍檔案是原始記錄材料，多為單份，有些地籍檔案還有一定的機密性，這就決定了檔案原件一般不外借，需設置閱覽室接待利用者查閱檔案。這樣做有利于保護檔案原件，避免遺失，降低檔案的毀損程度。

2.提供檔案副本

可因利用單位的不同用途，分為副本和摘錄兩種。副本是指同一文件的抄寫或復制本，反映地籍檔案原件的所有組成部分；摘錄是摘錄原件內的段落，只反映地籍檔案原件的部分內容。復制的方法有手抄、復印、打字、印刷、照像和縮微復制等。提供地籍檔案副本首先要由利用者提供需要復制的檔案，說明復制要求、用途和數量，經批準才能復制。對檔案復制本必須和原件仔細校對，防止差錯，經審查確認無誤后，在副本末頁簽蓋查檔專用章，注明地籍檔案原件編號。必要時加蓋檔案室公章（復印件和原件一致），以示負責。

3.編制好地籍檔案檢索工具

編制地籍檔案檢索工具（分類目錄、專題目錄、各種索引等）是地籍檔案提供利用工作的一項重要內容，檔案人員和利用者通過檢索工具就能較為迅速、系統、地提供更全面、更準確、更快捷的地籍檔案信息。

4.加強地籍檔案的編研工作

地籍檔案的編研工作應以室藏檔案為主要對象，以滿足社會利用地籍檔案的需求為主要目的，根據煙臺市國土資源局實際編寫地籍參考資料，如煙臺市國土資源大事記、地籍管理大事記、地籍管理組織機構變革、地籍管理基礎數字匯集和專題概要等；匯編地籍檔案文集及史料，如土地利用現狀調查成果匯編、地價評估成果匯編等。

積極提升地籍檔案達標晉級，促進全系統檔案工作整體水平的提升，我們采取請進來走出去的辦法，學習經驗，改進工作，健全制度，實行規范化管理，以此全面促進地籍檔案升級管理工作。實現了地籍檔案管理的規范化、標準化、科學化、信息化。

地籍檔案工作的最終目的是滿足社會利用需要為利用者提供利用。由于地籍檔案是調整土地權屬關系活動的真實歷史記錄，是土地所有權、使用權的歷史憑證，是不同歷史時期地籍管理制度和措施的匯集，也是各項技術成果的真實記錄，具有重要的憑證作用和參考作用。從時間上看，地籍檔案不僅可為當今國土資源管理業務活動提供依據，而且還將為今后的國土資源管理各項工作提供服務。因此，強化地籍檔案的利用，對于合理開發利用國土資源具有十分重要的意義。

參考資料：

1、龍螢《國土資源所建立健全地籍檔案淺析》經濟信息時報

2、潘志強賴家彬，《關于信息時代國土檔案管理工作的思考》（《福建土地研究》2002年第2、3期）；

3、沈全景《抓好地籍檔案建設提高地籍管理水平》