基于改版后人事檔案整理的新模式

韓春紅

[摘 要]本文以改版后的人事檔案整理為例，對人事檔案整理工作新模式進行淺析，強調檔案材料收集歸檔范圍的增加、檔案用紙紙型的規定、整理的新規，是人事檔案工作改革和發展的必然趨勢，也是適應社會發展和干部管理需要的必要措施。

[關鍵詞]人事檔案；檔案用紙；《干部人事檔案材料收集歸檔規定》

干部人事檔案整理有兩種常見的類型：一是對新建干部人事檔案的整理；二是因補充歸檔而對原有檔案進行局部整理。按照中組部部署和魯組發【2012】47號文件精神，人事檔案在原有基礎上進行改版，部分整理標準有了調整和變化。通過一段時間的實踐，覺得確實便于管理和利用，下面逐一淺析。

一、檔案用紙采用國際標準A4紙型

2009年中組部【關于印發〈干部人事檔案材料收集歸檔規定〉的通知】（中組發【2009】12號），允許干部人事檔案材料可以用16K紙，也可以用A4紙。這一規定打破了干部人事檔案多年以來采用16K紙型的固定模式，也是對檔案用紙規定的修正。一方面隨著計算機辦公的普及，手寫材料日益減少，辦公用紙紙型趨漸標準（大多采用A4紙型），16K紙型不能與辦公用紙相匹配。規定的實施，實現了人事檔案用紙和辦公用紙紙型的統一。另一方面，對檔案用紙規定的修正，減少了檔案整理的工作量，提高了檔案管理效率。規定的實施，減少了人力物力的耗費，也能使管理人員騰出時間來維護人事檔案的質量，提高檔案的利用價值。

二、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》帶來人事檔案質的飛躍

中組部最新《干部人事檔案材料收集歸檔規定》給人事檔案工作提出更高的要求，首先強調檔案材料收集歸檔工作應遵循真實、全面、及時、規范的原則，其次增加了部分新列入歸檔范圍的材料，如“學歷學位認證件”（中國高等教育學生信息網查詢）、 “國（境）外學歷、學位認證函件”（教育部留學服務中心出具） “干部基本信息審核表”等，重點反映干部自然情況和德能勤績等方面的材料，完善充實了干部人事檔案內容，做到檔案內容有據可查、突出真實，使干部備案制度落實到實處。

三、整理更規范、利用更便捷

干部人事檔案是以個人為單位整理立卷的。這種一人一卷的方式，是與干部人事工作的實踐相適應的。立卷之后，人事檔案材料也是不斷增加，內容不斷增長豐富的。根據中組部要求，檔案整理工作也有了更系統更明晰的整理規范。目前我院已利用兩年時間對所有在職近千卷檔案調整到位。除了審核以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術加工、裝訂、檢查驗收六個步驟。從整理的角度來說發生了不少變化，也帶來了利用上的便捷。

（一）分類的調整變化

1、第四、第九類材料的二級分類

此次調整，在分類環節增加了第四、第九類材料的二級分類，即對這兩類中的材料，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說：第四類材料可以再分為：①學歷學位材料；②職業（任職）資格和評（聘）專業技術職務（職稱）材料；③反映科研學術水平的材料；④培訓材料等。第九類材料可以再分為：①工資材料；②任免材料；③出國（境）材料；④參加會議的代表登記表等其他材料。

2、部分材料的調整變化

一是以往更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，中組部最新調整到第五類， “干部基本信息審核表”歸在第五類；二是以往學生登記表歸第一類，學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第三類，中組部最新規定統一調整到第四類；三是以往享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，中組部最新規定統一歸在第七類；四是根據利用工作實際需要，干部任免審批表及相應的考察材料或表現材料調整歸到第九類第二小類，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表》歸入第九類第二小類，視同任免類。

分類的調整變化其優點是：這次調整符合中組部《干部檔案整理工作細則》的要求。一是第四、第九類材料內容復雜、數量眾多，二級分類成為套系排列方便查找、一目了然。二是調整部分材料的位置，可以使材料的性質更明確，方便利用者調查、評價和取證。

（二）頁碼編寫的修訂

中組部最新的頁碼編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作一頁，有封面的材料從封面開始編寫，空白紙和托裱用的襯紙不計頁數，復制件和原件應視為一份材料，統一編寫頁數。

頁碼修訂的優點是：人事檔案數字化是檔案發展的必然趨勢，頁碼編寫的改變便于將來同數字化檔案掃描的頁碼相統一。

（三）編目的修訂與填寫

檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。中組部最新的修訂：①“類號”改為“序號”；②“材料制成時間”改為“材料形成時間”；③刪除“份數”欄?！靶蛱枴碧顚懖牧项愄柡团帕许樞蛱?。

序號欄的規范填寫方法是：材料類號用阿拉伯數字的“1”至“10”，二級分類的類號用“4-1”至“4-4”，“9-1”至“9-4”序號用阿拉伯數字。④復制的檔案材料，采用原件的形成時間。⑤“備注”填寫，歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免表、復制件等。⑥用新版電子目錄（奇偶頁打印，自動調整頁邊距）.xls軟件設置宏，編排打印目錄。

編目的修訂完善帶來的優點是：編目工作的改進，一是體現了檔案分類準確、排列有序、目錄清楚的整理原則。二是備注欄的標注，增加了檔案材料的鑒別度。三是用規定軟件打印目錄，在檔案目錄首次打印時，預留出一些空白目錄行，來年插入新材料后，在原有檔案目錄紙的基礎上，只打印新加入檔案材料的目錄行。這樣一來，該頁目錄紙將不需要被替換，既增加新的檔案材料目錄，同時也減少了目錄紙重新更換打孔等裝訂工序。宏代碼經長期使用安全無病毒，自動調整頁邊距打印方便。

（四）以A4紙和16K紙并存形式裝訂檔案

干部人事檔案的材料和目錄采用國際標準A4紙型后，原有16K檔案材料與其并存使用后裝訂時材料左邊、下邊對齊即可，材料左邊留有25mm裝訂邊，以便打孔裝訂。這種裝訂形式既符合檔案用紙規定，又能做到結實、齊整、美觀、不掉頁，方便閱讀。