醫院檔案工作的問題與思考

王英杰

我院近年來發展迅猛，醫院檔案管理現狀與飛速發展的現代化醫院管理沒有達到同步，有許多問題需要探討。

醫院檔案是醫療、管理等各項活動中具有保存價值的文件、圖表、音像等不同載體的材料，它是記載醫院從小到大、從弱到強發展軌跡的寶貴歷史資料，是醫院的無形資產，是醫院今后再發展不可或缺的重要組成部分，但從目前看，檔案缺乏科學化系統化管理。

按照國家和省關于科技事業單位檔案管理升級規定，科技事業單位檔案必須實行集中統一管理，有專門的機構，配置專門的管理人員，專門的檔案館（室）負責全院各門類和不同載體的檔案，有專門的院長負責領導全院的檔案工作。但有些病歷檔案、文書檔案、人事檔案、財務檔案、基建檔案、聲像檔案等各種類檔案分別歸所在科室保管，這些部門所管理的檔案互不相干，各自為政，使檔案管理未形成集中統一管理體系，缺乏專門管理機構，造成人力、物力資源的浪費，很不利于檔案事業的發展，給管理和利用造成很多不便，科學化規范化管理水平很難提高。

醫院領導對檔案人員的安排上沒有從工作出發，在人員安排上具有很大的隨意性，認為有個人管理不缺崗就可以，真正檔案專業的人員幾乎沒有，即使是安排了人員也很少有專業培訓，缺乏檔案專業知識和技能，這樣的人員素質就不可能產生高水平的檔案管理。

由于領導在管理中只重視管理行為的實現，而忽視管理過程的記載，意識不到檔案管理工作是系統工程，每個人或每個部門產生的具有重要價值材料，匯集后就是整個醫院建設發展的“素描畫”，缺少某一部分都將直接或間接影響畫作的質量，它將是不可彌補的缺憾。許多醫院只個別門類的檔案設置專用庫房外，其它檔案都有科室管理，管理人員既不專業又不專一，有的一身兼多職，所形成的現行文件材料都存放在科室，這給檔案的收集利用帶來諸多的不便，也使一些資料散失、遺漏等。

醫院檔案工作往往只是注重檔案的一般管理，對檔案載體中的信息量和可用度分析掌握不足，對檔案的潛效益和遲效性估計不夠，因此在檔案管理的收集、整理、編目、排列、統計、鑒定、編研、提供利用這一系統性工程缺乏科學規范的統籌管理，使有些管理環節脫節，使檔案信息資源得不到高層次的開發利用，嚴重影響了潛在科技信息轉化為現實生產力，為醫院發展為社會服務。

醫院檔案工作存在檔案的歸檔率、完整率低，缺乏系統性和完整性，很難反映醫院發展的全過程，更難以滿足和適應醫院發展的需要。隨著社會和醫院的快速發展，檔案部門作為一個隨之發展的有機體，它的室藏內容也要隨之不斷豐富充實，管理體制管理內容管理形式也將不斷發生變化，這樣才能適應社會發展的需要。當然檔案的完整性并不是片面追求案卷的數量，而是要做到數量與質量的統一，才能使檔案在醫院工作中發揮重大作用，切實為醫院中心工作服務。之所以完整率低下，就是沒有按照有關檔案的歸檔范圍，立卷類目及檔案保管期限表去收集整理檔案。

一些規模、功能相近的大中型醫院普遍的做法都是檔案隸屬行政辦公室管轄，單獨成立與其它處室平行的獨立機構可能性很小。那么要想解決此問題我認為根據醫院的實際情況，可以設立以檔案管理委員會為領導機構，綜合檔案室兼有管理與業務職能、各檔案形成部門設兼職檔案員的三級管理網絡。該網絡既有利于檔案形成部門與檔案管理部門之間的協調配合，又有利于各層人員積極性，創造性的發揮，更有利于檔案的完整收集和開發利用。可行之有效的搞好專兼職檔案人員的業務培訓，使各室人員產生制約和競爭機制，并將檔案工作質量高低納入目標進行考核。

醫院應實行現代辦公自動化先進手段，嚴格執行公文處理有關規定，提高文書處理的效率和質量，保證文件材料正常運轉，以確保歸檔的準確性，提高檔案查準率和查全率。

醫院應建立檔案信息中心，加快醫院檔案管理信息網絡化建設。一是構建醫院檔案信息管理系統。在醫院檔案管理的基礎上，注重通用性，兼顧專用性，預留二次開發空間。二是構建辦公自動化系統。通過此系統連接檔案部門與其他部門的業務，利用互聯網，獲得與檔案相關的全方位信息。建立醫院檔案信息管理局域網絡，醫院檔案部門和其他部門之間的信息共享，為提供及時、全方位的檔案信息奠定基礎。實現與社會公眾網或其他單位局域網絡的連接，檔案的真正價值在于利用，檔案信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。醫院檔案信息化建設的要求有以下幾個方面：一是制定和實施檔案工作標準和規范；二是檔案數據庫實現安全管理，做到存儲安全、利用安全；三是要及時維護檔案信息網絡；四是注重通用性、兼用性以方便信息的交流，預留二次開發的空間，增大系統的擴展性；五是有整合檔案數據庫和單位內部各部門日常工作數據。

檔案管理是社會科學的一門學科，因此必須有較完善的管理制度使檔案工作有章可循，實現檔案管理的科學化、規范化、制度化。醫院檔案管理要依照《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，一要建立文件收集、歸檔制度，制定出各類文件收繳范圍、時間，保證醫院原始文件資料的完整不遺失；二是制定檔案的登記、著錄、編目和統計制度，保證檔案向檔案館順利移交；三是建立檔案的借閱、保密制度，使檔案安全保密，做好提供利用工作，滿足利用者的需要。