數(shù)字時代檔案管理問題與對策芻議

[摘 要]數(shù)字時代對檔案管理提出了新的發(fā)展要求，當前檔案管理工作存在思想認識不足、專業(yè)化建設滯后、數(shù)字化水平較低等問題，制約了檔案管理數(shù)字化進程，亟待采取針對性措施予以糾正。

[關鍵詞]數(shù)字化；檔案管理；專業(yè)化

一、引言

檔案作為一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體，在人們的生產實踐過程中發(fā)揮著重要的、不可替代的作用，其價值也越來越受到?jīng)Q策者的重視。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷發(fā)展進步，檔案的物質載體表現(xiàn)形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，由原來的紙質檔案逐漸轉變?yōu)殡娮訖n案。檔案管理模式也相應的獲得更新和發(fā)展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數(shù)字化檔案管理模式所取代，數(shù)字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數(shù)字化的目的是利用現(xiàn)代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質量和效率。在數(shù)字化背景下，時代對檔案管理工作提出了越來越高的要求，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復雜化的數(shù)字信息管理系統(tǒng)工程。

二、當前檔案管理存在的問題

（一）思想認識存在誤區(qū)

受傳統(tǒng)思想認識的局限性等因素的影響，檔案管理工作一度被認為是一種缺乏技術含量的、純粹機械性的檔案采集與整理過程，與檔案在現(xiàn)實社會中所發(fā)揮的重要作用或價值大異其趣。現(xiàn)代檔案管理科學普遍認為，檔案管理工作在傳統(tǒng)上受到了輕視或被低估，導致檔案的價值未能有效全面發(fā)揮，同時也制約了檔案管理的科學發(fā)展。這一方面表現(xiàn)為檔案管理部門或領導對檔案管理缺乏重視，往往將檔案管理作為一種從屬性、附庸性工作來抓，檔案管理工作始終處于被動發(fā)展地位，發(fā)展空間與創(chuàng)新機會較為狹窄；另一方面主要表現(xiàn)為檔案管理工作者缺乏較強的檔案管理意識，在管理方法上仍舊沿用傳統(tǒng)落后的方法，憑經(jīng)驗管理而不是積極通過理論與實踐創(chuàng)新，完善檔案管理工作。如對歸檔材料疏于審查，導致部分檔案失實，甚至憑空造假，嚴重損害了檔案的真實性；主動收集或保管意識差，對于檔案材料明顯缺失卻瀆于補全完整，損害了檔案的完整性，導致信息缺漏。這都是在不正確的認識指導下，檔案管理方面存在的誤區(qū)。

（二）專業(yè)化建設發(fā)展滯后

檔案數(shù)字化是檔案管理的革命性創(chuàng)新，也是傳統(tǒng)檔案管理走向現(xiàn)代檔案管理的重要契機，檔案數(shù)字化不僅是檔案本身數(shù)字化的過程，同時也是發(fā)掘和培養(yǎng)檔案數(shù)字管理人才的過程。但從我國當前檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理專業(yè)化、職業(yè)化隊伍尚未完全建立起來。一方面，我國高校檔案專業(yè)設置較晚，檔案數(shù)字化管理更是一種新興學科尚未得以普及，這導致了檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對較少，人力資源供給存在瓶頸；另一方面，現(xiàn)階段檔案管理工作人員大多缺乏檔案管理專業(yè)化背景，而且對于數(shù)字化、信息化等技術缺乏相當?shù)牧私猓挥谜f利用信息化來實現(xiàn)檔案數(shù)字化操作了。同時，受傳統(tǒng)思想制約，國家、社會對于檔案數(shù)字化管理工作亦缺乏相應的重視，從而造成檔案管理專業(yè)化、數(shù)字化進程推進乏力，發(fā)展較為滯后。

（三）檔案數(shù)字化水平較低

當前，大多數(shù)檔案管理部門或單位在檔案管理模式上仍沿用傳統(tǒng)模式，而對現(xiàn)代檔案管理尤其是數(shù)字化管理表現(xiàn)較為陌生。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案材料的采集、開發(fā)、利用多以紙質檔案為主，數(shù)字化、信息化程度較低，檔案管理平臺以人工管理為主，浩如煙海的檔案資料信息需要檔案管理人員逐一比對翻查，這在一定程度上導致了檔案管理效率低下，檔案材料重復利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴苛且成本較高，容易丟失或損毀等問題，檔案的準確性、完整性、時效性得不到充分的保障，嚴重影響了檔案資源效益的實現(xiàn)，使得檔案價值不能充分的運用到人們生產生活中，造成資源浪費。

三、如何改進檔案管理工作

（一）加強宣傳引導，培養(yǎng)正確的檔案意識

檔案既是重要的信息資源，也是寶貴的歷史財富。受歷史傳統(tǒng)等因素影響，人們對于檔案管理存在根深蒂固的偏見。信息時代如何打破這種偏見，引導全社會正確全面認識檔案管理工作，為檔案數(shù)字化管理培養(yǎng)良好的人文環(huán)境，亟需加強檔案管理宣傳工作，通過廣泛宣傳，引導公眾更新認識，祛除傳統(tǒng)思想對檔案工作的偏見，正確理性的對待檔案的潛在價值，把自覺保護檔案作為公民的基本義務，把推進全社會檔案數(shù)字化建設作為一種歷史責任，培育全社會良好的檔案管理與數(shù)字化革新的濃厚氛圍。提高公眾的參與性，引導公眾積極參與到檔案查詢、保護等工作中來，從而使公眾真正關心理解支持檔案工作，真正使檔案發(fā)揮其應有作用，回歸其原本地位。

（二）加強職業(yè)化建設，推進檔案管理專業(yè)化進程

加強檔案管理專門人才的培養(yǎng)，積極推動檔案管理專業(yè)化、職業(yè)化，是提升數(shù)字化檔案管理水平的核心和關鍵。檔案數(shù)字化，不僅要求檔案管理者從思想認識上轉變傳統(tǒng)的思維模式與思想誤區(qū)，還要求按照現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展理念，自覺學習和更新相關檔案管理知識，積極運用現(xiàn)代數(shù)字化信息技術提升檔案管理水平。因此，現(xiàn)代檔案管理職業(yè)化必須致力于培養(yǎng)一批既能充分了解檔案管理相關知識，同時又能靈活熟練的操作計算機信息技術，從而滿足檔案數(shù)字化管理對于專業(yè)化人才的需求。要著力培養(yǎng)檔案管理者的檔案意識，切實對檔案及檔案管理的有正確的理解和認知，不斷增強其專業(yè)素質，不斷更新學習理念和學習方法，不斷提升檔案管理水平，促進檔案資源價值有效發(fā)揮。要增強創(chuàng)新意識與科研能力，現(xiàn)代檔案管理工作者已不僅僅擔當著檔案管理員的角色，應從一般管理者轉變?yōu)闄n案信息專家，培養(yǎng)自身更高層次和更高的綜合素質，成為檔案數(shù)字化管理的行家里手。

（三）加強數(shù)字化建設，構建檔案管理數(shù)字平臺

檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復性工作，而通過數(shù)字化技術能很好地解決這些重復、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過程的正確性和信息的時效性。同時，檔案管理數(shù)字化平臺建設還有效的降低了檔案管理的成本，對檔案保存條件的要求也更為寬松，更加便于檔案的檢索和應用，因而具有較好的經(jīng)濟效益和使用效益，這都充分顯示了科學作為第一生產力的優(yōu)越性。檔案數(shù)字化管理平臺即利用現(xiàn)代數(shù)字信息技術，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡化和信息資源共享化。第一步，對檔案信息進行數(shù)字化處理，將其由可視記錄識別型轉化為可為計算機識別的二進制代碼型，即電子檔案，并由計算機對上述代碼統(tǒng)一存儲；第二步，將上述電子數(shù)據(jù)代碼統(tǒng)一錄入數(shù)字信息管理平臺（電子數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)），并確保數(shù)據(jù)可為計算機完全準確識別；第三步，對錄入數(shù)據(jù)進行內部調整，做好存儲數(shù)據(jù)的簡化整理工作，完善數(shù)據(jù)搜索功能，注意數(shù)據(jù)保管和保護，確保數(shù)據(jù)存儲安全、使用便捷。

四、結語

檔案管理數(shù)字化是深化檔案管理載體建設的重要方面，也是數(shù)字時代對檔案管理工作的基本要求。在新的時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作模式與工作方法也遠遠不能滿足時代的發(fā)展要求，更加使檔案管理數(shù)字化建設具有迫切性。同時，受科技的進步和發(fā)展影響，大量電子數(shù)據(jù)或電子檔案應運而生，這在一定程度上倒逼了檔案管理數(shù)字化進程。推進檔案管理數(shù)字化要切實加強對數(shù)字檔案管理平臺的有效管理，不斷創(chuàng)新電子檔案的采集、錄入、保管、利用等程序技術方法，保證電子檔案的真實性、客觀性與完整性，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學化、信息化，使檔案管理工作適應現(xiàn)代社會發(fā)展需求。

參考文獻：

[1]崔麗華：《淺析加強檔案管理人員素質的培養(yǎng)》[J]，《蘭臺內外》2009（06）。

[2]張銳：《檔案職業(yè)的未來發(fā)展趨勢探析》[J]，《黑龍江檔案》2009（05）。

作者簡介：陸靜一（1977-），女，漢，江蘇蘇州人，江蘇理工學院檔案館，：，江蘇省常州市，本科，學士，館員，主要從事高校綜合檔案管理工作。