企業(yè)電子文件的組織與管理

郭洋

[摘 要]企業(yè)電子文件的組織結(jié)構(gòu)決定企業(yè)文件與檔案的業(yè)務(wù)流程。企業(yè)電子文件的管理方式及處理技術(shù)應(yīng)與企業(yè)信息化發(fā)展同步。檔案管理軟件要適應(yīng)企業(yè)的辦公自動化建設(shè)。在企業(yè)整合資源計劃中，實施企業(yè)文件與檔案文件雙軌制管理。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；組織結(jié)構(gòu)；電子文件

電子文件的出現(xiàn)和普及，使得過去文件從產(chǎn)生到歸檔或銷毀之間漫長的時間差幾乎縮短為零。企業(yè)電子文件的管理也在這一大潮中實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。

一、企業(yè)電子文件的組織結(jié)構(gòu)

1.電子文件的管理已成為衡量各企業(yè)信息管理水平的標(biāo)志，而在檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)中存在的異質(zhì)平臺、異質(zhì)環(huán)境、異質(zhì)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一訪問、統(tǒng)一存取等問題是急需研究和解決的問題。應(yīng)該看到，信息技術(shù)為企業(yè)構(gòu)筑了技術(shù)創(chuàng)新的神經(jīng)系統(tǒng)，數(shù)字檔案和電子文件新載體材質(zhì)的變化，已引發(fā)了現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理的深刻變革。信息技術(shù)下的電子文件管理，無論是本質(zhì)上還是形式上都要發(fā)生程度不同的改變。現(xiàn)代企業(yè)的組織變化已朝著以信息為基礎(chǔ)，結(jié)構(gòu)扁平化，管理層次少的模式轉(zhuǎn)變。所以，企業(yè)電子文件的組織管理相應(yīng)可分為歸檔管理和保管利用兩層。

歸檔管理層實現(xiàn)的基本要求和主要標(biāo)志是：建立了確保企業(yè)電子文件隨時歸檔的運行機制及技術(shù)措施；建立了嚴(yán)密的歸檔電子文件原始性、完整性檢驗技術(shù)；建立了企業(yè)電子文件歸檔組織實施環(huán)境、處理技術(shù)；創(chuàng)建入庫檔案的原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術(shù)。

保管利用層實現(xiàn)的基本要求和主要標(biāo)志是：建立了一套企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)原始性、完整性檢驗報告；建立了接收檔案原始性、完整性的驗收技術(shù)；建立了嚴(yán)密的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)遷移、入庫控制技術(shù)；建立新接收檔案原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術(shù)。

2.在目前實踐中，電子文件歸檔有兩種傾向方案：一是由企業(yè)計算機管理部門來管，二是由企業(yè)檔案部門來管。兩者都有優(yōu)勢也都存在缺陷；一般計算機管理部門是控制著企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或多終端系統(tǒng)的主機及企業(yè)數(shù)字設(shè)備的管理，有利于對歸檔電子文件進行登錄、轉(zhuǎn)儲、共享等技術(shù)處理。同時計算機管理部門都配有專業(yè)的計算機管理人員，有利于解決計算機應(yīng)用中復(fù)雜的技術(shù)問題，有更多的機會接觸、跟蹤、應(yīng)用計算機的最新技術(shù)。當(dāng)然，歸檔電子文件管理有著復(fù)雜的技術(shù)問題，但同時也存在著方式方法問題和檔案的集中統(tǒng)一管理原則，這正是計算機管理部門缺少的專業(yè)知識。

3.電子文件的組織是以信息的流向為基礎(chǔ)的，要實現(xiàn)企業(yè)電子文件流向過程的控制欲管理，貫穿其整個生命周期，包括形成、使用、歸檔、利用各個階段。因其涉及的部門、崗位、人員及種類多，控制會有一定的難度。所以，對于企業(yè)就必須編制一個規(guī)定，來正確全面地進行規(guī)劃電子文件合適的內(nèi)容，也是當(dāng)前確保本單位歸檔電子文件完整齊全的關(guān)鍵。企業(yè)電子文件的收集工作體系，要求采用文檔一體化管理方式，只有這樣才可以保證電子文件的內(nèi)容。檔案部門應(yīng)根據(jù)電子文件的生命周期的不同采取必要的技術(shù)、規(guī)范規(guī)程及保護措施。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已實現(xiàn)了對掃描、光盤刻錄、模擬數(shù)字合成、模擬影像與數(shù)字影像的雙向轉(zhuǎn)換技術(shù)。

二、電子文件的管理方式及技術(shù)支撐

企業(yè)電子文件的管理應(yīng)與企業(yè)信息化發(fā)展同步。整個企業(yè)信息化的進程中，很少有檔案部門參與企業(yè)信息化工作，以至于電子文件管理工作被動，這就要求檔案部門要利用自身在企業(yè)信息化建設(shè)中的重要作用，充分認(rèn)識到自己的優(yōu)勢和實力，去爭取自己應(yīng)有的地位，發(fā)揮行業(yè)專家優(yōu)勢，積極為企業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定及相關(guān)軟、硬件的配備選擇出謀劃策。在企業(yè)信息化總體建設(shè)中，應(yīng)推廣在檔案部門設(shè)立現(xiàn)代化技術(shù)室，參與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和大型的數(shù)據(jù)庫選購，做好咨詢服務(wù)和促進工作。

建立電子文件的“無卷”歸檔組織實施環(huán)境、處理技術(shù)。制定一個科學(xué)合理及符合我國企業(yè)實際情況的統(tǒng)一的電子文件管理及電子文件歸檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，是目前企業(yè)全面實施電子文件管理及電子文件歸檔的首要問題。加強對企業(yè)電子文件的前端控制，對電子文件的形成流轉(zhuǎn)、處置加強監(jiān)控，確保電子文件信息化的完整性、真實性，為發(fā)揮數(shù)字檔案庫作為企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源庫的作用打下基礎(chǔ)，檔案部門必須由過去被動接收、保管各部門的各類電子文件，變?yōu)閷嵤﹨⑴c、控制、監(jiān)督電子文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和分類保存。

檔案管理軟件要適應(yīng)企業(yè)的辦公自動化建設(shè)。目前，各用戶單位辦公自動化的水平不同，對檔案管理軟件的要求則不一樣。過去，有的系統(tǒng)只是把檔案管理作為一個單一的模塊“嵌入”辦公系統(tǒng)中，僅適用于檔案室的工作，沒有真正融入到企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中，實現(xiàn)文檔一體化的管理；有的系統(tǒng)在編制檔案管理的模塊時，沒有充分考慮到檔案管理在無紙化辦公的環(huán)境下如何開展，因此使用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方法。檔案管理軟件如何與不同的辦公系統(tǒng)連接，這是一個復(fù)雜的問題，也是檔案管理軟件所必須面對的問題。隨著企業(yè)電子文件的大量形成，檔案管理軟件如何管理企業(yè)電子檔案將是迫在眉睫的問題，也是檔案管理軟件如何使企業(yè)檔案工作貫穿于整個辦公系統(tǒng)中的問題，這也使傳統(tǒng)的檔案工作理念發(fā)生變化。

企業(yè)電子文件和電子檔案管理迫切需要建立各種規(guī)章制度，建立起企業(yè)電子文件和電子檔案管理雙軌制度要根據(jù)電子文件和電子檔案管理特點，制定完善符合實際需要的企業(yè)管理規(guī)章制度，以保證企業(yè)電子文件和電子檔案管理工作有效地開展。

我們認(rèn)為實施企業(yè)電子文件的組織與管理并不僅僅是一個單純的技術(shù)問題或業(yè)務(wù)問題，而是應(yīng)當(dāng)理解為企業(yè)電子檔案管理是為了適應(yīng)在新經(jīng)濟環(huán)境中，企業(yè)為實現(xiàn)對信息流的完全而有效控制采取的必然措施，只有這樣企業(yè)才能充分適應(yīng)現(xiàn)代市場特點，及時滿足客戶需求。換句話說，就是在新的經(jīng)濟社會環(huán)境條件下，企業(yè)需要一個更加有效的企業(yè)電子文件管理組織。

參考文獻：

1.劉越南；《電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考》；中國檔案。

2.王傳宇；《科技檔案管理學(xué)》；中國人民大學(xué)出版社。