企業電子文件的組織與管理

郭洋

[摘 要]企業電子文件的組織結構決定企業文件與檔案的業務流程。企業電子文件的管理方式及處理技術應與企業信息化發展同步。檔案管理軟件要適應企業的辦公自動化建設。在企業整合資源計劃中，實施企業文件與檔案文件雙軌制管理。

[關鍵詞]企業檔案；組織結構；電子文件

電子文件的出現和普及，使得過去文件從產生到歸檔或銷毀之間漫長的時間差幾乎縮短為零。企業電子文件的管理也在這一大潮中實現了質的飛躍。

一、企業電子文件的組織結構

1.電子文件的管理已成為衡量各企業信息管理水平的標志，而在檔案部門現代化建設中存在的異質平臺、異質環境、異質數據庫的統一訪問、統一存取等問題是急需研究和解決的問題。應該看到，信息技術為企業構筑了技術創新的神經系統，數字檔案和電子文件新載體材質的變化，已引發了現代檔案和傳統檔案管理的深刻變革。信息技術下的電子文件管理，無論是本質上還是形式上都要發生程度不同的改變。現代企業的組織變化已朝著以信息為基礎，結構扁平化，管理層次少的模式轉變。所以，企業電子文件的組織管理相應可分為歸檔管理和保管利用兩層。

歸檔管理層實現的基本要求和主要標志是：建立了確保企業電子文件隨時歸檔的運行機制及技術措施；建立了嚴密的歸檔電子文件原始性、完整性檢驗技術；建立了企業電子文件歸檔組織實施環境、處理技術；創建入庫檔案的原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術。

保管利用層實現的基本要求和主要標志是：建立了一套企業電子檔案數據原始性、完整性檢驗報告；建立了接收檔案原始性、完整性的驗收技術；建立了嚴密的企業檔案數據遷移、入庫控制技術；建立新接收檔案原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術。

2.在目前實踐中，電子文件歸檔有兩種傾向方案：一是由企業計算機管理部門來管，二是由企業檔案部門來管。兩者都有優勢也都存在缺陷；一般計算機管理部門是控制著企業的網絡服務器或多終端系統的主機及企業數字設備的管理，有利于對歸檔電子文件進行登錄、轉儲、共享等技術處理。同時計算機管理部門都配有專業的計算機管理人員，有利于解決計算機應用中復雜的技術問題，有更多的機會接觸、跟蹤、應用計算機的最新技術。當然，歸檔電子文件管理有著復雜的技術問題，但同時也存在著方式方法問題和檔案的集中統一管理原則，這正是計算機管理部門缺少的專業知識。

3.電子文件的組織是以信息的流向為基礎的，要實現企業電子文件流向過程的控制欲管理，貫穿其整個生命周期，包括形成、使用、歸檔、利用各個階段。因其涉及的部門、崗位、人員及種類多，控制會有一定的難度。所以，對于企業就必須編制一個規定，來正確全面地進行規劃電子文件合適的內容，也是當前確保本單位歸檔電子文件完整齊全的關鍵。企業電子文件的收集工作體系，要求采用文檔一體化管理方式，只有這樣才可以保證電子文件的內容。檔案部門應根據電子文件的生命周期的不同采取必要的技術、規范規程及保護措施。現代信息技術的發展已實現了對掃描、光盤刻錄、模擬數字合成、模擬影像與數字影像的雙向轉換技術。

二、電子文件的管理方式及技術支撐

企業電子文件的管理應與企業信息化發展同步。整個企業信息化的進程中，很少有檔案部門參與企業信息化工作，以至于電子文件管理工作被動，這就要求檔案部門要利用自身在企業信息化建設中的重要作用，充分認識到自己的優勢和實力，去爭取自己應有的地位，發揮行業專家優勢，積極為企業有關標準規范制定及相關軟、硬件的配備選擇出謀劃策。在企業信息化總體建設中，應推廣在檔案部門設立現代化技術室，參與企業網絡建設和大型的數據庫選購，做好咨詢服務和促進工作。

建立電子文件的“無卷”歸檔組織實施環境、處理技術。制定一個科學合理及符合我國企業實際情況的統一的電子文件管理及電子文件歸檔的管理標準，是目前企業全面實施電子文件管理及電子文件歸檔的首要問題。加強對企業電子文件的前端控制，對電子文件的形成流轉、處置加強監控，確保電子文件信息化的完整性、真實性，為發揮數字檔案庫作為企業信息數據資源庫的作用打下基礎，檔案部門必須由過去被動接收、保管各部門的各類電子文件，變為實施參與、控制、監督電子文件的產生、流轉和分類保存。

檔案管理軟件要適應企業的辦公自動化建設。目前，各用戶單位辦公自動化的水平不同，對檔案管理軟件的要求則不一樣。過去，有的系統只是把檔案管理作為一個單一的模塊“嵌入”辦公系統中，僅適用于檔案室的工作，沒有真正融入到企業辦公自動化系統中，實現文檔一體化的管理；有的系統在編制檔案管理的模塊時，沒有充分考慮到檔案管理在無紙化辦公的環境下如何開展，因此使用的是傳統的紙質檔案管理的方法。檔案管理軟件如何與不同的辦公系統連接，這是一個復雜的問題，也是檔案管理軟件所必須面對的問題。隨著企業電子文件的大量形成，檔案管理軟件如何管理企業電子檔案將是迫在眉睫的問題，也是檔案管理軟件如何使企業檔案工作貫穿于整個辦公系統中的問題，這也使傳統的檔案工作理念發生變化。

企業電子文件和電子檔案管理迫切需要建立各種規章制度，建立起企業電子文件和電子檔案管理雙軌制度要根據電子文件和電子檔案管理特點，制定完善符合實際需要的企業管理規章制度，以保證企業電子文件和電子檔案管理工作有效地開展。

我們認為實施企業電子文件的組織與管理并不僅僅是一個單純的技術問題或業務問題，而是應當理解為企業電子檔案管理是為了適應在新經濟環境中，企業為實現對信息流的完全而有效控制采取的必然措施，只有這樣企業才能充分適應現代市場特點，及時滿足客戶需求。換句話說，就是在新的經濟社會環境條件下，企業需要一個更加有效的企業電子文件管理組織。

參考文獻：

1.劉越南；《電子文件管理流程的變化及其引發的思考》；中國檔案。

2.王傳宇；《科技檔案管理學》；中國人民大學出版社。