論檔案信息資源的開發與利用

張學利

[摘 要]檔案信息資源對當今社會來說是十分重要的，本文主要就做好檔案資源的開發與利用工作進行了簡要的論述，以供參考。

[關鍵詞]檔案信息資源；開發；利用

能夠直接影響到檔案館的信息服務模式與信息化的建設工作的因素，就在于檔案資源信息的開發與開放方面。對檔案資源信息的開發與開放方面進行深入的研究，是十分必要的，一方面會為社會提供更好的服務，另一方面會加強履行相關工作政府的決策服務，同時對增加資源信息的開發力度會起到十分關鍵的推動作用。

一、檔案信息資源的必要性

檔案學的課題有很多，其中最重要的課題之一就是檔案信息資源開發。為避免出現檔案信息的資源浪費現象，應在立足現實需要的基礎上，將信息資源進行系統的、有序的開發，這樣一來就可將檔案信息資料向檔案信息轉變，將其轉變為動態、增值的生產力要素。期間在進行檔案信息資源開發的同時，另一方面應將檔案信息與市場流通方面相結合，以達到為經濟建設提供更好的服務。

在高新科技產業飛速發展的情況下，社會正逐漸向信息網絡化、科技創新化方面發展，由此，原有的檔案開發方式也會相應的產生巨大的改變。目前，檔案信息資源的價值越來越被社會所重視，因此，檔案的利用需求也隨之越來越高，檔案信息資源開發工作也成為了目前我國檔案工作的重點項目之一。

二、影響檔案信息資源開發的因素

（一）政策法規因素

由于我國特別的市場經濟體制，給檔案信息資源產生了一定的影響。在這過程中，因為有一些盲目追求經濟效益的情況存在，因此使原有的檔案信息資源開發方面無法趕上市場的變化，這樣一來，會在一定程度上制約了檔案信息資源的擴展。另一方面，我國當前檔案信息資源開發方面法律還不是十分完善，而且有一些在職檔案人員對現有的法律也不是十分了解，在這種情況下進行檔案信息資源的開發工作是十分危險的，只能在制定出完善的法律法規的基礎上進行檔案信息資源的開發工作才會有所保障。

（二）人員自身因素

在整個檔案信息資源的開發工作中，參與開發的工作人員的自身素質與專業水平等因素會對檔案信息資源開發的質量與效率產生直接的影響。由于一些檔案信息開發人員的思想過于僵化、被動，在工作中僅僅是在意館藏的數量而非檔案信息資源的開發工作，這樣一來，會導致檔案信息資源無法進行有效的開發，進而也無法為社會提供更好的服務。在檔案信息資源的開發工作中，由于相關開發人員的專業技能不足，以至于無法使檔案信息資源的潛力得到應有的發揮，極大的影響了檔案信息資源的開發工作。

（三）觀念因素

在檔案工作中一定不可產生只在意館藏數量卻不考慮檔案質量的觀念，否則會極大的加重檔案館的空間、人力、物力與財力等方面的負擔，嚴重的制約了檔案效益的發揮。也不可以在工作中產生極其被動的思想，應在開發利用檔案信息資源維系檔案館建設與發展中產生一定的緊迫感與責任感。同時一定要具備相應的市場經濟意識，避免出現因無法發現檔案信息的實際作用與價值，而導致檔案信息無法為經濟建設與社會發展做出應有的貢獻。

（四）技術因素

使檔案結構發展為信息網絡中心的關鍵就在于檔案工作人員的技術水平，如沒有足夠的技術水平，就無法趕上如今發達的信息社會環境，因此，應隨著信息網絡的不斷發展，同時應不斷提高自身的技術水平，使檔案信息資源的開發速度與質量方面得到提高。

三、檔案資源信息的開放及開發利用

（一）調整資源結構，加強整合力度

1.對于檔案資源信息結構進行調整

對于檔案信息的結構調整方面應從以下兩個方面入手。一方面是增加種類，在當前的社會發展下，應根據實際需求，將原有單一的檔案資源信息形式做出改變。另一方面是增加成分，應將原有的檔案收集成分進行增加，全面的進行檔案相關信息的收集工作。

2.對于檔案資源信息整合力度進行加強

檔案資源信息整合的意義是把相關檔案信息進行組合與整理工作，其中具體的整合方式可主要分為以下兩種。第一種方式是將檔案資源信息進行整理。第二種方式是將檔案資源信息進行組合的同時，應按照實際的整合目標，分別采用具體的措施，使檔案的資源結構更為合理，配置更為優化。

（二）數字化進程進一步加快

1.數字化相關目錄信息

數字化建設檔案信息是指在利用數字化檔案目錄的條件下來建立相關目錄的數據庫的工作。期間為了確保將目錄的數據庫做好，就應將檔案信息的相關著錄進行標引并嚴格的規范目錄的相關數據錄入工作，最后可對于數據庫結構進行選取。

2.數字化檔案全文

按照文件性質的不同，可采用兩種方式實現將檔案全文進行數字化處理。如歸檔文件為圖像格式或文本格式的電子文件的情況下進行數字化處理是較為簡單的，只需將數據按照相關規定轉化為規范的檔案格式，并儲存到檔案全文庫內部，建立檔案全文檢索系統后即可。如檔案文件為傳統載體的圖像或文字時，應使用掃描圖像的相關機器、方式來將其進行數字化處理，在儲存時可按照實際的文本或掃描的圖像來進行儲存工作。

3.數字化檔案的相關采集

開展檔案數字化的采集工作時，一方面應按照檔案的實際信息內容進行全文采集，另一方面應把檔案數字化的相關信息一并進行采集，期間要注意做好前端控制。

（三）改善相關檢索功能

檢索功能是一種對于檔案的整體信息進行存儲并可以按照實際的需求來進行其內容查找的相關工作，檢索功能是在開展檔案資源信息開發工作中必不可少的環節之一，對于檢索功能的改善可按照以下兩點進行。一是增加新的檢索方式。二是在檢索功能中采用更加先進的檢索技術。

（四）建設檔案相關門戶網站

建設檔案門戶網站的目的是，由于不同的開發人員與不同的地區都可以將自己開發的檔案上傳到檔案門戶網站，這樣一來，想要利用相關檔案的人就可以在任意時間，任意地域來對這些檔案進行利用，采用這種方式一方面會簡化檔案的實際利用手續，另一方面還可以通過統計檔案的下載次數與點擊率來作為評估檔案的一項依據，對于日后檔案的統一管理會起到十分良好的作用，同時還會一定程度上促進檔案管理發展。