淺析高校電子文件管理中存在的問題

郭婳

[摘 要]隨著時代的發展及信息技術的完善，電子文件的管理與使用日漸成為檔案工作的重要組成部分，不少地方檔案館或企事業單位檔案室都為管理其所產生的電子文件而進行了理論的研究與管理方法的變革，本文就高校中電子文件的管理方法及其可能存在的技術、制度等方面的問題進行了一些討論。

[關鍵詞]高校；電子文件；管理方法

一、引言

近年來隨著中國信息化程度的日漸提高，電子文件以其豐富的形式越來越廣泛深刻的影響著人類生活的各個方面，并真實記錄了社會生活的變遷。在國家頒布的《電子文件歸檔與管理規范》中，將電子文件定義為：在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，以來計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件數量的快速增長，使它成為檔案記錄中重要的組成部分。但是，在諸多因素的影響下，電子文件在管理方法、管理技術及管理標準等方面一直存在一些問題，特別是對于高等院校，研究院所等一些檔案文件利用率較高的地方，如何對電子文件進行規范化的管理以方便用戶特別是高校學生能夠更方便的了解檔案中信息，在提高電子文件的利用效率同時也要確保文件的真實性與完整性，就成了人們所關注的問題。

二、高校電子文件管理過程中所存在的問題

盡管各個高校如今都產生了大量的電子文件，但卻未得到學校的高度重視，未作為檔案進行系統化的處理，有的甚至得不到應有的保護。

1、對文件管理電子化重要性的認識有不夠充分。主要體現在兩個方面：一是高校內電子文件的歸檔選擇和保存普遍不夠規范，沒有形成一套行之有效的規章制度。目前，高校中普遍存在的問題是歸檔不及時，紙質文件轉化成電子文件的過程缺乏規范的管理，不同系統之間不兼容的情況等，這些問題加大了電子文件管理的不確定性；二是對電子文件管理資金和設備的投入不足。工作人員無法利用新技術快速準確的處理電子文件，更缺少對電子文件運行所依賴的軟硬件的保護，使得電子文件的安全可用性大打折扣。

2、學校與所設檔案館（室）的分離。各所高校由于工作的性質，通常會產生大量的檔案，包括人事檔案、教學檔案等，因此多數高校都設有單獨的檔案館（室），由于文件數量龐大，單獨的檔案館（室）可以提供良好的建筑結構和更為先進的保管設施，以及合理的人員配置，在一定條件下會改善檔案保管的條件，但同時加大了學校及時歸檔進行信息整合的難度和文件為學校或高校學生所利用的難度，并且容易造成電子文件形成與歸檔的脫節和歸檔文件與利用者的脫節，不利于高校電子文件的管理水平和利用效率的提升。

3、缺乏電子文件管理的專業技術人員。對電子文件及其歸檔后形成的電子檔案的管理，是一項艱巨的任務，否則會因對歸檔的電子文件進行分類整理不科學，影響到文件的利用價值。由于電子文件對計算機系統的依賴性，其必須借助計算機編目歸檔，這就要求電子檔案的管理要求管理人員既具備檔案管理基礎知識，能熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又能熟練掌握電子計算機技術、數字通信技術等。但如今許多高校檔案部門人員偏少，技術力量薄弱，缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業技術的復合型人才，這是高校電子文件管理出現問題的根本原因。

4、高校間的電子文件相互交流較少，信息共享的程度弱。首先各所高校的發展水平都各有優勢與不足，能夠實現信息的交流與共享勢必會提升一些學校的科研教學水平。但是由于各高校目前使用的電子文件管理系統五花八門，尚未有一套成熟通用的管理平臺，因此也很難建立一套適應性廣泛的電子文件管理規范，無法體現電子文件信息輸出時高度時效性的優勢，也大大減少了高校學生可以獲取的信息量，不符合現代信息社會的發展潮流，正是高校電子文件管理中亟待提高的一部分。

三、針對所存在問題的變革方法

1、針對電子文件的管理最重要的就是要建立健全管理體制，制定必要的規章制度，規范電子文件的管理流程。首先就要明確電子文件的制作流程、保存要求、保存措施、提供利用的制度，以及電子檔案的保管、提供利用等環節的有關問題，以明確規范的程序維護電子文件的真實性和可用性，同時電子文件的數字化建檔、內容格式，保全形式、規章制定都應該有一套統一的標準，以確保高校內電子文件管理能夠安全有效的開展。

2、加強高校檔案部門、電子文件形成部門和文件利用者之間的相互關系。由于電子文件在歸檔工作中所涉及的問題非常廣泛，因此必須協調好各部門工作，使其參與到電子文件管理活動的全過程管理中去，使高校電子文件形成一套貫穿于始終并包含學校工作各個方面的完整的系統，共同形成高質量且符合利用需求的電子文檔。此外若將學校辦公自動化系統接入檔案管理系統，在檔案生成的初期就由系統對其進行管理和保護，不僅節省人力資源，增加工作效率，還能更好實現信息共享和管理。

3、重視高校電子檔案管理人員的培養和業務素質的提高。面對信息技術對檔案管理工作的滲透與沖擊，檔案工作人員應主動轉變觀念，將電子文件視為檔案系統中不可或缺的組成部分。提高職業素質，調整專業知識結構，要了解計算機信息管理和開發利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案管理中的應用，使用新的管理模式和方法對電子文件進行有效的整理。同時高校可將電子文件形成單位的信息錄入員加入到電子文件管理的隊伍當中，形成結構更加合理的管理人才體系。

四、小結

隨著信息技術的快速發展，我們目睹著又電子文件的產生和管理而帶來的一系列問題，以及人們對電子檔案的保管、價值鑒定等一系列管理理論和實踐上的探索創新。通過以上對高校電子檔案管理中相關問題的闡述與分析，我們能看到雖然目前的管理還存在諸多不足，但是基于對電子文件特點的深入了解，和檔案管理工作與單位的協調發展，及時調整管理方式，建立完整的電子文件管理體系，保證電子文件得到有效利用，最終高校的電子檔案會借助社會信息化這一歷史機遇形成更加完善合理的管理模式。