如何做好檔案使用中的保密措施

葛大勇

[摘 要]檔案的庫房管理和監督工作是做好檔案保密工作的前提條件，掌握和遵循檔案保管利用過程中的保密原則和方法是做好檔案管理的根本所在，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過程中完整、安全的根本目的。在檔案利用的同時，還要注意檔案的保密工作，這已經成為檔案部門必須高度重視的問題。

[關鍵詞]檔案保管利用；檔案保密工作；原則；方法

保密工作是檔案保管利用工作的重要環節，是保證檔案在利用過程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動的關系，筆者從事過較長時間的機要文書檔案工作，現就檔案保管利用過程中的保密工作談一點自己的粗淺認識。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

（二）絕密檔案的管理和保密

1、絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2、提高絕密檔案管理人員的素質。檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。

3、加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據需要全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。

（四）檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，也是暫時的；大多數的，總的趨勢是降密，直至解密。

（五）檔案管理人員的職責和素養

1、檔案管理人員的職責。

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

2、檔案管理人員的素養。

（1）檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業道德，要熱愛檔案工作，檔案工作是各項事業的基礎工作，是一項積累資料、收集和傳遞信息，服務于社會各項事業的重要工作。作為檔案工作者，我們必須認識到檔案工作的重要意義，并且要認真鉆研，認識和掌握規律，干出成績來。要忠于職守，勇于創新。

（2）檔案專業人員要有一定的檔案基礎理論和專業知識。檔案是歷史的真實記錄，是極為豐富的知識資源，在當今信息社會里更要有一定的計算機知識等。還要有一定的檔案基礎理論和專業知識。檔案管理人員還要熟悉本單位及其業務各部門的職能范圍、業務分工和業務知識，熟悉和掌握自己所管檔案的內容及與內容相關的文史等方面知識。

（3）檔案管理人員要具備較好的身體素質。檔案工作既有腦力勞動，又有體力勞動，工作艱辛而又繁瑣，細致而又嚴格，常年不懈，周而復始，沒有健康的身體和旺盛精力是根本無法勝任檔案工作的。所以，身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個檔案人員所必備的條件。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監督工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

1、制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2、隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。政治素質、業務素質、文化素質，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

3、監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

（二）進一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

2、做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：提高開放檔案案卷的內在質量、建立健全檔號、編制檢索工具、準備好副本。