化工科技檔案的管理與利用

華俊萍

[摘 要]科技檔案在化工企業(yè)單位中作用日益突出，本文從化工科技檔案的特點、如何檔案價值與組成、化工科技檔案管理中存在的問題及相應的對應措施四個方面來闡述化工科技檔案的管理與利用的關系，從而適應新時期下對化工科技檔案保管與利用的要求。

[關鍵詞]化工企業(yè)；科技檔案；管理；利用

近幾年，檔案工作的理論工作者和實際工作者在探索檔案價值方面，提出了很多新的觀點，對檔案學的理論的完善和檔案事業(yè)的發(fā)展都具有重要的意義。科技檔案的定義是指在科學技術活動中直接形成的歸檔，并且具有保存價值的圖表、文字等不同形式的歷史記錄，是我們認識自然和改造自然過程中的成果和總結。化工科技檔案是黨和國家建設事業(yè)不可缺少的環(huán)節(jié)。因此，對化工科技檔案的管理與利用是比較有意義的。

1.化工科技檔案的特點

在科技檔案工作的初期，檔案事業(yè)領導者曾三就指出：“技術檔案是國家檔案的重要組成部分，檔案工作的一般理論原則對技術檔案工作時完全適用的，但是技術檔案又有它自己的特點和與此相適應的管理方法”。化工企業(yè)由于它的資金、技術密集型的特征，其科技檔案的特點大致為：

1.1類型多元化、收集具有復雜性

因此化工科技檔案的產生于生產實踐中，決定了它的種類繁多，所涉及到的內容也比較廣泛，例如：科研的檔案、生產技術的檔案、產品信息的檔案、工藝的檔案等等，最終導致了化工科技檔案的收集與管理復雜，也體現(xiàn)了化工科技檔案類型多元化的特點。

1.2較強的延續(xù)性與繼承性

在化工科技檔案中收集了大量的科學技術成果、商業(yè)技術機密、原始數(shù)據(jù)、工藝方法等，有些項目成果由于政治、軍事等原因并不能公開發(fā)表，僅僅記錄和反應在科技檔案中。因此，它被視為知識為載體，凝聚了科研者在實踐項目中創(chuàng)造的成果、經(jīng)驗；倘若我們想進一步繼承學習，可以通過科技檔案記錄的經(jīng)驗、成果，從而得到啟發(fā)、思路，避免了彎路，更有可能縮短研發(fā)的周期，節(jié)約成本，提高科研開發(fā)的技術水平和效率。

1.3變動頻繁、形成時間長

針對化工企業(yè)而言，因為要不斷的進行新產品的技術開發(fā)及技術應用的研究，而一個新的產品的開發(fā)，需要經(jīng)過市場調研、收集資料、統(tǒng)籌規(guī)劃、方案的提出、綜合評估等，加上化工市場的原材料、燃料的價格等因素影響，使科技檔案處于多變的狀態(tài)，方案和技術經(jīng)過會經(jīng)過多次修改。這一特點就絕對了化工企業(yè)的科技檔案管理的長期性與變化性。例如：武漢江漢化工設計有限公司的氨法脫硫系統(tǒng)，它的應用能有效解決尾氣除霧效果差、吸收液中硫酸氨氧化率較低的問題，其技術方案包含的一級、二級氧化槽，脫硫塔等，都需要專業(yè)技術人員一系列的技術資料，參考原有技術參數(shù)，在原有的參數(shù)上反復測試，最終形成全新的產品（技術）。該套系統(tǒng)簡單、尾氣除霧效果好、副產品硫酸氨氧化率高，因此2013年6月14日專利申請成功（專利號：201220686808）。

2.檔案的價值判斷與組成

不管是化工科技檔案還是其他檔案，其檔案的價值的判斷，首先要根據(jù)檔案內容的重要程度；其次是根據(jù)檔案的完整程度與系統(tǒng)性；最后是根據(jù)檔案的珍貴程度。每一份檔案材料的背后都凝聚了形成、保管等一系列的勞動，有檔案形成者的勞動，檔案保管的檔案工作者的勞動。因此，不論是利用檔案所產生的經(jīng)濟效益還是社會效益，其價值量都應該包含了這一系列人員的共同勞動。所以，我們可以得出，檔案工作于文書處理工作有著密切的聯(lián)系，檔案的前身是文件，文件歸檔的過程實際就是文件價值向檔案價值轉化的過程；檔案凝聚了檔案工作者的勞動，他們在進行排列、統(tǒng)計、編目等工作，那么檔案價值的實現(xiàn)，所創(chuàng)造出的經(jīng)濟效益或者社會效益都應該有檔案工作者的勞動。因此，我們可以看出檔案價值的主要表現(xiàn)形式：該檔案的歷史價值。檔案是真實記錄和反映了歷史發(fā)生的事情。其次，檔案的法律價值。檔案是企業(yè)、組織或者個人在活動中所形成的的，并有著相關規(guī)定的程序，具有權威的法律效力。再者，檔案的信息價值。檔案是信息資源的組成部分，現(xiàn)代化管理需要龐大的信息資源，其中也包含了檔案信息。

3.化工科技檔案管理中存在的問題

在化工企業(yè)，其科技檔案也存在一些問題，這些問題阻礙了科技檔案的有機發(fā)展，大致如下：

首先，企業(yè)領導檔案意識淡薄。隨著市場經(jīng)濟迅速的發(fā)展，一些核心的化工技術的不在自己手里，企業(yè)領導只注重技術的研發(fā)、戰(zhàn)略的制定、資本的運作等，對科技檔案工作的關注過低、扶持不夠，缺少人力和資金的投入。其次，不健全的科技檔案制度。經(jīng)濟體制改革后，化工企業(yè)在也不能屬于政府直接管理之下了，就導致一些未經(jīng)過業(yè)務培訓就直接上崗的人員，卻少專業(yè)知識和基本業(yè)務常識。最后，監(jiān)管力度小，歸檔材料質量不高，收集整理形式單一。科技檔案部門只能要求科研部門完成上交檔案材料，至于科研部門交與不交無法控制，監(jiān)管力度很小。科技檔案部門在對科技檔案的法律法規(guī)學習和宣傳力度也不夠，甚至導致原始材料或科研成果私藏，占為己有，不上交關鍵性科研材料，從而導致檔案材料質量不高，或缺核心材料。再者，收集整理形式也比較單一，材料的形式主要體現(xiàn)在紙質材料比較多，原始材料或其他載體比較少。

4.解決科技檔案存在的問題的措施

要做好化工科技檔案的管理與利用，必須要解決其存在的問題，針對這些問題，筆者做了以下幾點的對策，供同行業(yè)人員參考。

4.1增大投入，發(fā)揮科技檔案的作用

想讓科技檔案轉化化工企業(yè)的經(jīng)濟效益，沒有職務投入式無法實現(xiàn)這一目的的，這種投入的根本可以從具有專業(yè)知識的檔案人才與必要的物質條件。只有滿足這兩點才能使化工科技檔案的管理與利用得到最大化的發(fā)展。

4.2增強科技檔案管理的意識

化工企業(yè)應該積極開展各種活動（形式）的宣傳，從而提高檔案從業(yè)人員及其他員工，特別是管理層的檔案管理意識，使管理人員能夠重視和支持企業(yè)科技檔案的工作。科技檔案管理工作是化工企業(yè)生產中一個重要的環(huán)節(jié)，也是一項技術服務工作，必須把它融入到化工企業(yè)的生產計劃中，為化工生產服務。企業(yè)領導應該注重科技檔案的需要，如人力、財力等，最終提高科技檔案工作的政策性導向。

4.3建立科學合理的科技檔案管理機構

化工企業(yè)領導應該認真貫徹《檔案法》及《檔案法實施辦法》，在企業(yè)內建立所對應的科室，如：科研檔案室，并建立完全適應化工企業(yè)的科技檔案管理工作所需要的體系與制度，增加資金投入，培養(yǎng)具有專業(yè)知識素養(yǎng)的綜合型檔案管理人才，使他們不僅要具備化工技術專業(yè)技基礎知識，而且具備計算機技術，需要有豐富的科技檔案管理經(jīng)驗和優(yōu)秀的溝通能力及組織能力，讓他們把科技檔案融入到化工企業(yè)生產中，有效的利用檔案信息。

4.4提高監(jiān)管力度、歸檔質量及現(xiàn)代化手段的收集形式

化工企業(yè)要根據(jù)企業(yè)自身實際情況，根據(jù)科技檔案工作相關法規(guī)，來制定適應企業(yè)本身的科技檔案管理實施辦法，使崗位責任及檔案歸檔流程明確，規(guī)范科技檔案的工作程序和管理要求。增加企業(yè)內部宣傳力度，使科研部門人員把科技材料的歸檔視為自己的職責與義務，從而避免關鍵性技術資料和原始資料未歸檔的情況發(fā)生。在實際檔案工作中，我們應該做到事前介入，事中控制，事后核查和驗收把關。與此同時，我們除了沿用傳統(tǒng)的收集形式外，增加現(xiàn)代化手段，對檔案的記錄、整理、編目、利用等進行科學的多形式的存儲，如計算機技術、網(wǎng)絡技術等。現(xiàn)代化手段也加科技檔案未來發(fā)展的主流，也只有增強化工企業(yè)信息化的建設和使用，才能使科技檔案的管理提供更加有利的條件。

綜合上述，科技檔案作為信息資源的組成部分，也是未來現(xiàn)代化社會占據(jù)重要作用，只有充分的認識科技檔案的價值，并加大投入和利用，它必然給化工企業(yè)發(fā)展、壯大提供強大的動力。

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