關(guān)于信息時代電子檔案管理的探討

王菁慧

[摘 要]隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，計算機被廣泛地應(yīng)用到各個領(lǐng)域，在各種社會實踐活動中也產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，這是勿容置疑的。因此，我國檔案管理者也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，正確積極地認識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究，推進我國檔案管理的電子化進程。

[關(guān)鍵詞]信息時代；電子檔案；管理

一、電子檔案管理特點

具有長期保存價值的電子文件必須要歸檔保存。電子文件的歸檔，就是通過電子計算機將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性存儲載體或光盤上保存。電子文件歸檔后即形成電子檔案。它與紙質(zhì)檔案等有相同之處，如；它們都是國家機構(gòu)、社會團體以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值偽歷史記錄；它們都應(yīng)遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等檔案管理基本原則。但它與紙質(zhì)檔案等卻有很大不同之處。它不能離開這種生成的環(huán)境條件而單獨存在，人們只有采用這種記錄檔案內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，進行逆處理還原、輸出，才能識別它的內(nèi)容。電子檔案內(nèi)容和記錄它的載體隨時隨地都可分離，載體不是電子檔案重要的不可分割的組成部分。

檔案的表現(xiàn)形式各種各樣，檔案的種類也比較多，按其記錄形式及其采用的技術(shù)和設(shè)備，絕大多數(shù)都可以劃歸于以文字記錄的紙質(zhì)等載體檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。而且這兩大類型的檔案，還會因長期保存和開發(fā)利用的需要相互轉(zhuǎn)換。只有認清電子檔案與紙質(zhì)等載體檔案的共同點和不同點，才能做到對電了檔案管理提出正確的要求，既堅持檔案工作的基本原則，又不致將紙質(zhì)等載體檔案的管理理論、方法、技術(shù)和標準強加于電子檔案，有利于電子檔案根據(jù)自身的特殊性，創(chuàng)建電產(chǎn)檔案的管理理論、方法、技術(shù)和標準；才能達到既強調(diào)電子文件及電子檔案管理的必要性，又個會放松對紙質(zhì)等載體極案的管理、保護、

開發(fā)利用，不盲目地將紙質(zhì)等載體檔案制成電子的副本。才有可能真正做到在電子檔案大量涌現(xiàn)時，我們既重視電子檔案，又能正確對待紙質(zhì)等載體的檔案，充分開發(fā)各類檔案信息資源為社會服務(wù)，使檔案事業(yè)在電子時代繼續(xù)得到全面發(fā)展。

二、電子檔案管理存在的困難

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項極其困難而艱巨的任務(wù)。這絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案一套管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅值得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不便電子文件形成、存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。后者不借檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，無法實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長期保存電子檔案，使人類活動的真實記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計算機軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。它必須將這兩門學科溶于一體，否則就無法對電子文件、電子文件歸擋及其歸檔后形成的電子檔案進行有效管理，這就大大地增加了管理的難度。

三、做好電子檔案管理的措施

1. 要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標準

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。

2.要嚴格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進行確認后，再進行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復制。

四、結(jié)語

電子檔案管理工作就是要推動檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。在當代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強電子檔案管理工作時，要根據(jù)電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

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