淺析辦公自動化給檔案管理帶來的影響

包菊花

[摘 要]辦公自動化是將現代辦公模式與計算機技術有效的結合起來，形成一種新型的辦公方式。本文就辦公自動化對檔案管理的影響進行深入總結與闡述。

[關鍵詞]辦公自動化；檔案管理；影響

在二十一世紀，隨著計算機技術的發展，在辦公自動化環境下，形成了大量的電子文檔。如何管理好，利用好電子文件，充分發揮網絡優勢，開發信息資源，提高工作效率，都有著重要的現實意義。我國國家檔案局在2002頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（以下簡稱《標準》）的電子文檔的定義為：“在數字設備和環境下生成，以數字形式存儲在磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴于計算機和其他數字設備讀取、處理，它可以在互聯網上進行文件傳輸。“計算機技術產生的文件，通過計算機信息系統的統一管理形成電子文檔系統，可以方便的查詢、讀取、修改、交換和重用，快速的傳遞和交換各地區內部的管理信息。

一、辦公自動化對檔案的影響

（一）檔案電子文獻載體的多樣化

由于計算機技術的廣泛應用，產生了大量的電子文件，其中相當一部分完整的文件和具有參考價值的證書轉換為電子文檔。隨著計算機技術的發展，機讀的文件已在最近幾年急劇增加，占了較大份額。

（二）檔案電子文件形成速度快

在計算機起草文件，從起草、審核、發布、打印、校核、發文到最后的歸檔，不僅大大提高了速度，而且減少復制和檔案部門重新排列等中間環節。

（三）電子文件信息來源廣泛，內容豐富、擁有非常大的數量

檔案的數據范圍廣，辦公自動化系統的構成內容豐富，形式多樣的有價值的資料。

（四）很容易修改檔案電子文件信息內容

紙質文件的修改不方便，修改后留下痕跡。電子文件的修改很簡單，不留下一個標記。它也增加了對檔案的原始識別困難。

（五）檔案電子文檔信息載體的原始性

紙質文件的內容和載體分離困難，如復制可以立即識別出原件和復印件。文件可以不受限制地復制，原件和復制件幾乎沒有區別。因此，如果管理不規范，原始文件是很難鑒定的。

（六）檔案電子文件的背景和相關信息的不完整性

在處理文件過程中，主管領導批示、部門簽訂、核稿，檢查和驗收，它一旦形成就自然會依賴于紙質文件，便于利用文件。電子文件的背景信息不會自然依附，如不注意收集會失去，失去使用價值。

二、辦公自動化對檔案管理的要求

（一）對檔案工作規范化，標準化要求高

利用檔案工作的辦公自動化，要求必須規范化、標準化。只有標準的文件信息才能用計算機處理，共享公共網絡交換。因此，檔案管理的基本工作必須規范化、科學化。我國電子文檔的《規范》提出4項措施：（1）建立電子文件可靠的訪問識別；（2）設置滿足運行要求的安全日志，隨時自動記錄操作人員、設備、項目、時間等；（3）通過標記避免錯誤和防止交換；（4）電子印章、數字簽名、數字加密等措施，都可以防止非法使用。

（二）有助于實現文檔一體化管理

辦公自動化公文處理與檔案管理，直接表現為一個連續的過程。如辦公處理所需的要求、報告、外文文獻。當辦公室收到了一份文件，不僅要在計算機上對其的特征描述進行著錄，而且對文件的內容和主題進行分析，確定內容特征識別，完成了索引的過程，這就是文檔一體化。隨著電子檔案管理模式與以往年第二立卷歸檔，其做法大大降低了工作人員的勞動強度，簡化工作程序，提高工作效率和質量，提高查全率和檔案信息的精準度。可見，辦公自動化為文件和文件管理一體化提供了客觀條件。

（三）利用與保密的關系復雜化

辦公自動化形成的文件與紙質檔案的特殊載體不同。這就要求我們在機讀檔案的利用工作中必須嚴格遵守有關管理的制度和方法。否則，失密、秘密將是難以避免的。為了防止一些文件信息修改和泄漏，應根據電子檔案的內容性質限定閱讀范圍。

（四）更高的檔案儲存要求

辦公自動化形成的特殊載體檔案是高科技產品，對管理和倉庫儲存環境要求高；除了有防潮、防盜的要求外；防磁和溫度的要求也是比較高的。同時歸檔的電子文檔保管除符合紙質檔案的所有要求外，也應符合以下條件：（1）歸檔載體應作防寫處理、避免摩擦、劃、觸摸記錄涂層；（2）單片載體應裝盒，直立存放，避免擠壓；（3）應遠離強磁場，強熱源，和有害氣體分離；（4）環境溫度選定范圍：17℃-20℃，相對濕度范圍是30%-45%。歸檔電子文件保管部門每年應對電子文件的讀取、加工設備更新情況進行檢查登記。設備更新應確認庫存載體和新設備的兼容性；如不兼容，應進行規定電子文件的載體轉換工作，不少于3年的原載體保留時間。保留期滿后可反復擦寫載體清除后重復使用，不能清楚的內容應按保密要求依法處理。

（五）對管理人員的素質提出了更高的要求

辦公自動化，檔案管理人員應提高自身的素質，提高科學文化知識，使我們能更好的做好檔案管理工作。面對辦公自動化的挑戰，不僅要加強檔案管理技術和計算機科學技術的學習，我們應該改變自己的知識結構，學習新知識，掌握新技術，掌握工作原理，了解和熟悉新裝置的原理、特點、使用方法，提高管理水平和操作能力以適應現代化管理的需要。

（六）檔案管理與辦公自動化聯網有利于滿足用戶需求

檔案管理與辦公自動化聯網后，文書部門文件的臀記工作與信息的著錄工作就自然相結合了，在文件登記的同時增設檔案必須的著錄項目，這樣就減去了檔案著錄工作重復輸入的勞動，文件登記后通過計算機進行必要的整理、排序、分類，實際上，文件一經登記就轉入歸檔階段，也可及時地投入利用，從根本上改變檔案利用滯后的狀況。

三、結束語

隨著電子計算機的廣泛應用，特別是能進行中西文處理的微電腦的問世，人們多年的夙愿得到了實現。辦公室人員可以通過計算機進行信息數據處理，幫助人們進行分析、決策；從而大大減輕了辦公人員的勞動強度，提高了工作效率。于此同時在工作中人們對于檔案管理與辦公自動化之間的互動效應也提出了新要求，使得其能夠滿足現代化施工要求全面發展。

參考文獻：

[1]郭亮.辦公自動化的問題與機遇[J].教育信息化，2000（03）.

[2]王媛.淺談檔案管理與辦公自動化聯網[J].沈陽大學學報（社會科學版），2004（01）.