論如何做好檔案管理的保密工作

趙晶明

[摘 要]檔案管理工作中的保密工作是十分重要的，嚴重時會對國家的政治、軍事、經濟方面產生一定的影響，對此，本文就如何做好檔案管理工作中的保密工作做出了簡要論述，供參考。

[關鍵詞]檔案管理；保密工作；具體措施

檔案管理中的保密工作是指國家機關、企事業單位在檔案管理中對所涉及到的機密檔案資料的保管。采用現代化的管理手段，提高保密質量，確保檔案的安全儲存和利用，是檔案管理中的一項重要工作內容。

1.做好檔案保管過程中的保密

檔案庫房管理是檔案保密的重之重。檔案庫房按照國家有關規定應該是獨立的，但是有些單位的檔案庫房和機關辦公室混在一起。應該注意的是，一般的辦公室是不可以用作檔案庫房的，考慮到檔案的保密性，不宜將檔案庫房設在辦公樓的最底層，庫房的門窗應牢固并具備防盜功能，檔案庫房應與辦公室、閱覽室分開，檔案庫房應設專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止人內。檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2.絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到國家現代化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須做好絕密檔案的管理和保密工作。

2.1絕密檔案與非絕密檔案要區別保管。要設置保險柜、保險鎖、防盜器，確保絕密檔案的安全。

2.2提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、和高度的保密意識，以及嚴謹的工作作風。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家大量的秘密，在他們參加一些社會活動或某種復雜的場合時，也許不經意的一句話，可能就泄露了國家秘密。所以要求檔案人員無論在什么場合，必須做到守口如瓶，保守國家秘密。

2.3加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出，銷毀等必須嚴格按照規定手續辦理，必須經過指定領導人審批，如出現問題，應及時向領導匯報，并查明原因。

3.檔案的保管期限與保密期限

應將檔案內容進行正確的分析、鑒別其中的現實作用與歷史作用的基礎上來確定實際的保管期限，對于保存價值的確定，應按照工作的需要與歷史文化財富的需要來進行確定。對于保密期限的確定，可按照國家秘密事項在一定時間內泄露，可能使國家的安全利益受到的危害來進行確定。

4.檔案管理人員的職責

檔案管理人員最重要的職責就是應確保檔案的完整性、安全性。對于檔案保管工作來說，這既是工作中的基本任務，又是工作中應達到的主要目的。為做好檔案保管工作，應避免由于某些因素而造成檔案的損壞情況。如果檔案已出現破損，應立即采取相關補救措施。檔案管理人員在具體工作中還應著重注意以下幾點。一是確保檔案的安全性，保證檔案的實體安全與檔案的內容安全。二是對檔案進行集中的保管，由于分散保管會增加檔案管理工作中的負擔，嚴重情況下可能會使檔案出現損壞或丟失等情況。三是對于檔案保管工作應有條理的且規范的進行工作。四是應將檔案排架整齊、規范且按照一定的規律排好。綜上所述，檔案保管工作雖然不是很輕松，但是檔案工作作為一項極其重要的基礎工作，相關人員一定不可放松警惕，應時刻注意避免檔案出現損壞，保證檔案安全。

5.檔案涉密情況的變化

檔案的密級并不是始終固定的，其密級會根據時間的推移與文件的情況而產生相應的一些變化。主要可分為三種形式，分別是升密、降密與解密。出現升密的情況不多，及時進行升密，這過程也是暫時的。其中降密的情況是最普遍的。產生密級變化的主要原因可分為以下個方面，一方面是保密范圍變化。一方面是密級文件作用變化。由于傳統的密級文件指導作用無法與現階段的工作相適應，從而起不到指導作用，這時立檔單位將此類文件廢除，這樣一來，密級就會自然而然的進行解除。另一方面是保密時限變化。由于原有的檔案涉密文件，只存在密級而看不到保密時限，所以要按照檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，避免出現密級偏高或偏低、偏長或偏短的情況。

6.進一步做好檔案開放中的保密工作

對于檔案的秘密性來說，一定不可以忽略其秘密性的時效與范圍，所以，在開放檔案的期間，一定要做好檔案的保密工作。

6.1做好檔案的解密工作。保密檔案的等級可分為三級，分別是絕密、機密與秘密。對于不同的檔案密級，檔案工作人員就應采取不同管理措施，以確保能夠最大限度地利用檔案。檔案保密是有時效性的，如果檔案的秘密保管期限屆滿，就會失去保密價值，這樣一來就不可以根據原有的保密文件進行管理，要根據公開文件進行管理。對社會各界開放的檔案，一定要確保是到了一定時限的檔案，在開放之前，首先應對其進行解密工作，對于未解密的檔案應將其列入控制使用的范圍內。為避免對檔案的開放利用產生影響，一定要在解密期間，嚴格按照保密法的有關規定，來進行解密工作。

6.2做好檔案開放前的基礎工作。檔案開放前的基礎工作應從以下3個方面做好。一是確保開放檔案案卷的內在質量。二是要建立健全的檔案號，以適應開放后的檢索管理要求。三是編制檢索工具，具體可包括以下3點。分別是基礎性檢索工具，骨干性檢索工具與文字敘述性檢索工具，為實現檢索途徑的多元化特點，應形成以骨干性檢索工具為主，基礎性檢索工具為輔，敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系。

6.3準備好副本。對于一些較為珍貴且重要的檔案，一定要準備出相應的副本，主要可選擇抄錄、復印、照相等一些方式。

6.4做好檔案的審查工作。檔案開放之前的關鍵工作之一就是審查工作，審查工作的具體任務是要做到準確的區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。做好這項任務應分別做好以下3點。首先應做好初審工作，將開放期限內的檔案一一進行審查工作，以進行初步的判定開放與控制使用范圍。然后是中審，此項環節應將初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案進行重點的審查工作，決定其取舍。最后是終審，此項環節應由領導進行處理，按照初審應中審的情況，進行深入、綜合的分析與審查工作，決定與批準檔案是否開放。