關于如何提升人事檔案管理功能的分析

賈雪燕

[摘 要]如何提升人事檔案管理功能的分析問題，介紹了人事檔案管理功能的意義，提出人事檔案管理的現狀與存在的問題，包括檔案規范指導性問題、檔案管理意識、檔案管理手段和檔案管理缺乏時效性，探討了如何提升人事檔案管理功能的措施，提出規范化，信息化與人事檔案管理制度的措施、檔案管理的功能與應用措施和檔案管理的功能與監督機制措施。

[關鍵詞]辦公室秘書；檔案管理；工作問題研究；研究探討

引言

人事檔案管理是人事工作開展的基礎，它的管理工作就是對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案管理工作的模式是人事活動中形成的，人事檔案記述和反映了個人的經歷過程和德才表現，人事檔案是以個人為單位的集合，人事檔案是考察一個人成長的過程和經歷的文件材料，借助人事檔案來判斷他今后的工作。這主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。這也是人事工作管理的中心環節，隨著人事改造制度的不斷發展和深入，對于現行人事管理制度中存在的各種問題也日益凸顯，也需要及時給與解決。

1、人事檔案管理功能的意義

改革開放35年來，隨著計算機和網絡的不斷發展，人事檔案管理的模式已經發生了劃時代的變化，它不僅可以在國家機關中發揮的重要的作用，而且在其他社會組織中也發揮著重要的作用。尤其是企業的快速發展，繼續應用型人才的應用，更帶動了人事檔案管理工作的進步，對其提出了更好的要求。對于人才的選擇，不管是在國家機關還是社會上其他的任何組織，在進行學則人才決策時，都要依據人事檔案中的個人學習經歷和工作經歷，還要通過日常工作情況和生活思想作風等方面的綜合了解，來進行抉擇。顯然，人事檔案為人事決策提供了有效的歷史資料，從人事檔案中提供的大量客觀，真實，可靠的信息資料。特別在社會市場經濟高速發展的過程里，由于企業的迅猛發展，對人才的交流和記載，使人事檔案管理的功能開始得到重視和認可，人事檔案已成為新時期企業不斷發展的動力之一。因為提高人事檔案管理的功能，有助于選擇需要的人才，也可以減少企業發展阻力，促進企業選拔人才的決策和優化，這樣就可以提高企業的管理績效。同時，人事檔案管理水平的提升也有助于促進企業的生產效率，提高市場競爭力，對人事資源管理的發展也有著深刻的影響，為企業的發展提供優秀的服務。顯然，人事檔案管理功能的意義不僅具有現實意義，更具有深遠的歷史意義。對于任何一個國家機關還是企業，都應加強對人事管理工作的重視，加強人事檔案管理的功能。

2 、人事檔案管理的現狀與存在的問題

人事檔案的管理工作與傳統的管理模式相比，已經今非昔比。但是，人事檔案的管理工作在提高中，仍存在一些問題。為了提高人事檔案管理工作，下面對人事檔案管理的現狀和存在的問題進行探討。

2.1 人事檔案管理與檔案規范指導性

要提高人事檔案管理的應用功能，應提高人事檔案的規范管理水平。目前主要應增強對人事檔案管理工作的檢查指導，盡快形成科學有效的規范管理方法。此外，還需要建立相關的領導小組，改變現在人事檔案管理工作的業務不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的現狀。重要的是要加強對人事檔案管理人員的重視，要加強對檔案管理人員進行有效的培訓，徹底改變人事檔案管理工作低效，滯后的現狀。

2.2人事檔案管理與檔案管理意識

企業人事檔案管理是企業活動中最基本的工作之一，但許多事業單位中，確對檔案管理認識不足，一些單位領導對人事檔案管理的重視不夠，存在著落實不到位，應付了事，檢查隨意，更提不到監督執行。還有人認為現在只重視能力，不重視的歷史。這些都顯示現在許多企業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，也顯示出對人事檔案管理的意識不夠強烈。此外還有許多畢業生對人事檔案管理的地位，性質，作用了解不清，意識比較單薄，因此，棄檔現象非常多，導致人事檔案管理一直處在被動的狀態，很難實施高效的人事管理工作。

2.3 人事檔案管理與檔案管理手段

人事檔案管理是一項耐心，細心的專業人事工作，人事檔案具有機密性，政治性，專業性特點。人事檔案管理需要專門人員進行管理，單獨存放。但現在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數職，有些還是半路出家，沒參加過任何人事檔案管理培訓。還有很多單位，還是利用手工整理檔案資料，即使是在這個計算機已經普及的時代，對人事檔案的查閱方式，竟然還是以人工為主，談不到無紙化辦公，更缺少適合人事管理檔案的計算機系統。導致了企業檔案管理水平和行業需求相差甚遠，這與科學的人事檔案管理要求更不符合。

2.4 人事檔案管理缺乏時效性

在目前很多企業的人事檔案管理過程中，人事檔案存在許多檔案資料過于陳舊，記錄事件久遠等情況。由于長期擱置，歸入人事檔案內的很多資料沒有得到有效的鑒定，常出現信息過時的情況。同時，還有很多人事檔案資料只是走個過場，沒有進行真正有效的管理，對企業真實人事管理的現狀和工作情況反映比較少，這些都可能阻礙人力資源部門的工作進展，也不利于有效的利用人才和使用人才。

3、如何提升人事檔案管理功能的措施

提升人事檔案管理功能的措施，是人才交流的重要措施，因此，要加大力氣，盡快采取措施，提升人事檔案的功能。

3.1規范化，信息化與檔案管理制度的措施

建立高質量，高水平的人事檔案管理，需要科學的方法和手段，由于傳統的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實際情況，所以迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規范化，信息化的人事檔案管理系統，來提高人事檔案管理的功能。

3.2檔案管理的功能與應用措施

從企業科學選用人才的角度來看，企業為了能在激烈的競爭環境下站穩市場，需要對自身員工有充分的了解，知人善任，才具有針對性，才能更有效的給員工安排適合的工作。為提高企業人力資源部門的工作質量，在編寫和記錄人事檔案內容的時候，就要盡量把個人的工作經驗，工作經歷，專業特長，性格優勢，道德水平等都記錄在人事檔案內，這樣就可以提高人事檔案的價值，為企業用人決策提供可靠的依據，也可以增加個人特色的內容在里面，作為人事檔案的參考。

3.3檔案管理的功能與監督機制措施

在高科技時代人事檔案管理功能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴格依照人事檔案管理的制度來辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來維護，用人事檔案的管理制度來保證檔案管理工作的質量，需要定期對人事管理工作進行監督指導，成立人事檔案工作的領導小組，制定出相應的工作計劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實情況，提出有效改進建議，提升檔案工作的管理功能。

4、結語

人事檔案管理工作，除了制度手段的改進，人事檔案管理人員也要增強自己的學習意識與學習能力，不斷適應新時期的要求，在新的環境中迎接挑戰。在信息化的時代中，網絡和計算機軟件已經深入到社會生活工作之中，人事檔案管理也應利用新技術，有效提高人事檔案管理的功能，才能為人事檔案管理工作的發展鋪平道路。

參考文獻：

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