完善財會檔案管理工作應采取的措施

郭鳳艷

[摘 要]本文從加強財會人員會計檔案管理及操作技能培訓、配備專人管理會計檔案、加強往來款管理、加強財會部門與檔案管理部門的溝通等方面提出了完善財會檔案管理工作的措施。

[關鍵詞]財會檔案；管理；措施

財會檔案是否真實、齊全、準確、完整，直接影響到財務檔案管理的質量以及事業的發展。如何管好財務檔案，以及在管理過程中如何采取相應的措施，尋求解決的辦法，是檔案管理工作中所面臨的一個重要問題。本文僅就完善財會檔案管理工作應采取的措施做一探討。

一、加強會計人員對會計檔案管理及操作技能培訓

面對千人千面的檔案收集裝訂現象，使用專人負責，無疑是一個很好的解決問題的方法，但在不具備人才條件的情況下，加強會計人員培訓，更是一個可具有操作性的方法。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，將會計檔案管理及操作技能培訓作為會計人員的崗位培訓及繼續教育內容，且長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，進而從源頭上做好會計檔案管理的規范化與標準化工作，提高案卷質量。

二、依據法規，配備專人管理會計檔案，實現會計檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環節，由于會計檔案工作未配備專人負責，實際上這一系列工作有的環節由人兼職，有的環節就根本沒執行，根本就談不上會計檔案的管理。并且在現在檔案規模不斷擴大、檔案數量不斷增加的前提下，配備專人管理會計檔案尤顯必要。會計管理機構應加強對檔案工作的重視，只有領導重視了，才能保證管理工作所需的人力物力，只有領導重視了，具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據法規，考慮實際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計檔案，是加強會計檔案管理，提高管理質量，發揮檔案價值，實現會計檔案管理的有效性的根本保證。

三、加強往來款管理，及時結清債權債務，減少各賬務經辦人的查詢要求

財務部門為了自身查詢的方便，使其不能及時向檔案管理部門移交會計檔案。而查詢需要產生的一個主要根源就是債權債務的清理，由于債權債務清理工作的不到位，報帳經辦人主動性不夠，致使很多往來款項長期掛帳，沒有一個統一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務部門應加強往來款項管理，及時結清債權債務，盡量做到當年債務當年結清，也減少各帳務經辦人的查詢要求，使會計檔案能按規定及時向檔案管理部門移交。

四、會計檔案管理工作應根據會計制度體制的調整而做及時調整

加強檔案管理，會計制度體制的調整不能忘了會計檔案管理制度的調整，會計檔案管理工作應始終作為會計人員職能的一部分。加強會計人員業務的學習不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的會計人員，才能打下實行檔案管理的基礎。同時檔案管理部門應主動介入，加強同財會部門的合作，進行業務指導與監督。

五、加強財會部門與檔案管理部門的溝通

財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監督工作。

六、財會檔案管理人才應具備復合型知識結構

加強人們對財會檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發揮檔案的價值，只有當人們認識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強人們對檔案的管理力度。其實這是一件相輔相成的事，意識決定于對價值的認識，反過來價值又增強了人們的意識。在現在在一個人們對檔案價值認識不夠的情況下，管理者應加強對財會檔案管理人才的建設，配備一只具備復合型知識結構檔案管理隊伍，以開發檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導，積極開發，主動服務，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而加強其對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。

七、理性看待會計檔案的鑒定銷毀

會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理的一個不可缺少的環節，要制定切實可行的鑒定銷毀制度，使鑒定銷毀有據可依，規范實行；嚴格往來款項及債權債務管理，對于超過一定期限的未能追償款項，應提前做好單獨立卷管理；加強檔案的信息收集整理，收集到的檔案信息應作為長期的資料保存；加強財會檔案管理工作力度，財會檔案管理工作應長期規范開展，以便及時發現問題，完善財會檔案管理工作。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》

[2]徐經艷.中國檔案，2005.06 .《會計管理體制改革后的會計檔案管理》

[3]葛桂珍.財會月刊，2006.03.《談會計電子檔案的保管》