論數字管理平臺下的現代檔案管理體系發展趨勢

趙志勇

[摘 要]本文站在客觀角度，對數字管理平臺下的現代檔案管理體系的發展趨勢作了論述，以供同行參考。

[關鍵詞]數字管理平臺；現代檔案管理；管理體系；發展趨勢；探析

隨著互聯網通信技術的愈發成熟，數字檔案管理事業的發展也變得愈發快速。基于數字管理平臺下的現代檔案管理已經形成了一個完整的管理體系，并不斷沖擊著我國傳統的檔案管理模式，以期全面取代紙質檔案管理方式。

一、現代檔案管理體系的特點及優勢

所謂現代檔案管理體系，主要是指在檔案管理過程中總結歸納得出的，包括檔案資料收集、鑒別、管理、查閱等一系列工作在內的信息化處理方式。與傳統檔案管理的唯一區別在于，現代檔案管理引入了信息化技術，可以將紙質文件以電子文檔等數據化形式保存起來，并通過相關的機器設備來對其進行管理和使用，實現資源的共享。現代檔案管理需要建立一個數字化平臺，利用該平臺來開展檔案管理服務，可為檔案使用者獲取有效信息提供幫助與方便，并在一定程度上提高檔案信息的利用率。

與傳統的檔案管理方式相比，現代檔案管理體系更具優勢。比如：傳統檔案管理由于多采用紙質管理方式來保存檔案，而紙質檔案又很容易被磨損和蟲蛀，所以理論上來說，紙質檔案的保存時間并不會過長。另外，紙質檔案保存還會占據大量的用地空間，不利于人們對檔案信息的檢索，所以傳統檔案管理方式的效果并不算佳。而現代檔案管理則可有效克服這些困難，在數字管理平臺下，信息化技術的應用不僅可以長久、有效的保存好檔案資料，徹底解決檔案的儲存難題，減少檔案管理過程中的紕漏，提高檔案管理質量。

二、現代檔案管理體系的完善措施分析

需要清楚的是，盡管我國檔案管理已經基本上實現了數字化管理，但在個別企業或單位，部分辦公資料的管理仍然采用著傳統的紙質管理方式，體現出了數字化檔案管理覆蓋不全的特點。除此之外，數字平臺內部設施配置不全、現代檔案管理體系不完善等問題仍然影響著檔案管理事業的發展，所以在新世紀下，如果想要進一步提高檔案管理質量，加快數字化檔案管理水平，就必須從平臺建設與體系完善兩個方面著手，切實做好現代檔案管理工作。

要使現代檔案管理體系變得更加健全與完善，就必須從軟件的配置管理和軟件的優化使用兩個方面下手，先確保軟件的配置全面，后確保軟件的功能完善、性能優越。基于數字化平臺下的檔案管理，首要應該解決的難題應該是軟硬件的配置，保證這些相關的管理軟件能夠將紙質檔案轉換成數據形式，成功入庫，將企業活動中所形成的資料完整的保存下來；其次，數據入庫之后，要對入庫的數據進行整合管理，以方便日后檢索工作的開展。

三、數字化管理平臺下現代檔案管理的發展趨勢

新世紀以后，檔案管理基本實現了信息化與數字化。然而國內各企業、各部門在利用信息化技術來管理檔案時，往往存在很多問題。在深究問題產生的原因之后，普遍認為企事業單位在開展檔案信息化管理工作時必須要加強對管理設備、管理方法以及管理技術的重視，不斷引進新的管理技術、更新管理設備、優化管理體制，促進現代檔案管理的長足發展。

1、檔案管理手段將繼續創新，不斷深化

在數字化、信息化的大趨勢的推動下，檔案管理工作勢必受到重要影響，傳統檔案管理手段將逐漸被業界摒棄，取而代之的是全程數字化管理模式，無論是從檔案管理理念到檔案管理辦法，都將隨著信息時代的發展，步步緊追，在這一探索的過程中，不斷進行深化、改革和創新，從而適應新的信息環境。未來的發展趨勢要求檔案管理工作更為簡便、快捷，確保工作效率和質量，因此在檔案編制、統計、調研等諸多管理環節上都將優化改進，實現全自動整合、檢索、統計確保多項檔案管理業務間的無縫鏈接，實現云端推送服務和覆蓋更為廣泛的網絡資源共享，這一系列變革，將帶動檔案管理工作又上一個新的臺階。

2、檔案管理辦法將不斷推陳出新

隨著時代的發展、數字信息概念的普及，檔案界的學術研究也將出現新理論、新思路，加之檔案管理軟件的研發層出不窮，檔案管理辦法勢必打破傳統一枝獨秀的局面，呈現百花齊放的態勢，這種現象有助于業界人士展開深入的討論，并通過理論聯系實際的方法對新產生的檔案管理辦法有更深入的了解，做到取其精華去其糟粕，使之成為經得起實踐檢驗、為檔案界所推崇的新型管理辦法。這種良好的局面將不斷循環演變下去，預示著我國檔案管理水平走向成熟。

3、檔案管理制度將變得更加規范、完善

檔案管理體系的構建，是一項融合了檔案基礎設施建設、檔案管理組織機構設置、檔案設置、檔案管理制度確立等多項任務整合的系統性工作，在未來的發展過程中，要求檔案管理制度更為規范、完善，這也是檔案管理工作的核心。檔案管理制度的規范和完整，能夠為檔案管理工作提供可靠的業務支撐，縱觀我國目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數字管理平臺的籠罩下，還需要對檔案管理制度進行更深層次的規范和調整，使其適應數字信息的發展需求，特別是加強對電子文檔的保存、數據交換、技術鑒定、資源共享等眾多業務的規范，這些均是未來檔案管理制度發展過程中亟待解決的問題。

四、結束語

檔案管理事業走向數字化管理平臺，可以說是迎來了一個嶄新的局面，檔案管理體系發展的總體趨勢也將越來越適應社會主義市場經濟建設需要，總體呈現出一片大好局面，然而針對檔案管理體系的建設仍任重道遠，始終不可懈怠，這要求每一位檔案管理工作者肩負起時代交付的重任，把握每一次機遇與挑戰，與時俱進，力圖將我國的檔案管理事業推上更高層次的發展平臺。

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