機關事業單位電子文本管理及檔案信息化建設問題研究

王志武

隨著科學技術水平的提高，機關事業單位的文件從手寫已轉入到電腦打印階段上來，除了一些需要簽字的表冊外，大多數都以電子文本的形式存在，這也就要求我們要迅速轉變思路，把檔案的收集、立卷、規檔和保存等流程與電子檔案相結合，在存儲紙質檔案的同時，要加強對電子檔案的歸檔。但目前由于許多因素的存在，致使一些機關事業單位對電子文件的歸檔以及檔案信息化管理顯得極為不重視，從而導致本級地區檔案信息化管理水平低下，使用人群查閱困難，嚴重影響了本地區社會經濟的發展。

一、當前存在的問題和困難

一是移交主體不明確。許多機關事業單位對本單位的檔案一般還以存儲在本單位檔案室為主，沒有形成向本地區檔案管移交的習慣，使檔案館藏檔案奇缺，而檔案館由于人員編制及工作量的問題，對基層移交檔案也采取“睜一眼閉一眼”的態度，致使許多有價值的檔案因管理不善而丟失。

二是管理方式還顯落后。目前許多單位查閱檔案仍然是采取傳統的人工檢索方式。要想從眾多的檔案里查找出一份檔案，只靠人工檢索往往花費很長時間，而且有的檔案因目錄編制的不清晰，無法確定有無此檔案，導致查閱人失去耐心，貽誤當事人的需要時機。同時，在大量的查找和多次的翻閱過程中，也會造成使用率較高的檔案磨損嚴重，破損不堪，如不及時采取有效措施，將會產生檔案滅失的后果。

三是各單位電子文件管理混亂。雖然許多單位從新世紀開始就使用辦公自動化軟件，但因沒有及時和檔案管理部門銜接，使本單位的電子文件處于無人管理狀態，特別是一些單位人員更換頻繁，“前人不管后人事”的混亂現象大量存在，造成大量電子文件存在于各個工作人員的電腦里，或是部分丟失。

三是信息化基礎硬件缺乏。目前大部分單位都配備了電腦，部分單位也配備了掃描儀，但卻沒有專用檔案管理軟件，內部局域網使用率低而且配套信息安全防護措施也極匱乏，從而導致信息化建設的進程遠遠滯后。

四是領導不夠重視。許多單位領導對檔案工作不夠重視，認為只要本單位存好檔，就大事完畢，而且一般只派一些年紀大的，對其他工作無法勝任的人員轉做檔案工作。一般只重視紙質檔案，而對電子檔案不夠重視。

五是檔案信息專業人才奇缺。許多單位檔案管理人員多是單位年紀偏大，文化水平偏低，對檔案只能起到收集，簡單存檔的作用，而一些會使用電腦的人員往往又兼職檔案，其工作內容繁雜，對檔案工作力不從心，通常年末存一次檔。信息化人才的奇缺，嚴重影響了檔案事業和信息化建設的發展進程。

二、檔案信息化建設的必要性和緊迫性

一是人們對檔案信息的要求更加現實。隨著計算機的普及和網絡的應用，人們希望檔案部門提供更加方便、優質的信息服務，但目前許多檔案部門信息化管理跟不上人們的需要，更無從談起共享計算機信息資源。因此各級館藏紙質檔案應盡早轉為信息化模式，以適應社會更階層的需求。

二是建設電子政務的需要更加緊迫。網上發布電子信息，有助于推動政務公開和提高辦事效率。目前雖然各級單位辦公自動化水平不斷提高，電子文件已成為當前檔案管理的主流，一個U盤，一個郵箱就能存儲上千萬條信息，但由于檔案管理部門沒有及時的收集、管理，勢必會造成部分信息的丟失。一旦這些電子文件丟失，將嚴重影響了各級政府電子政務的連續性及關聯性。因此，保護、收集、管理電子文件應提上檔案部門的重要日程。

三、加強檔案信息化建設的對策建議

檔案信息化是檔案發展的必然趨勢。做好檔案信息化管理工作，更加有利于推動本地區經濟社會發展。因此建議：

一是應建設區域性的檔案數據中心。縣市級政府要把檔案信息化建設列入專項整治工作，拿出專項經費，由本地區檔案館安裝檔案管理軟件，同時要配專業服務器、微機、高速掃描儀、刻錄機、防磁柜等必備設備以及安全防護系統。在各單位電子文件的收集、歸檔、檢索、傳遞、保護、使用等環節上要有統一的系統數據模式和檔案管理軟件，并能與本地區各單位網絡相貫通，做到及時收集需要存檔的電子文件，使電子檔案相互轉化，實現有效對接。

二是依法將各單位電子文檔全部存入本地區檔案館。建議縣市級檔案館依法對本地區各機關事業單位的電子文檔進行清理、規范。將清理出來的檔案限時移交縣市級檔案館進行統一管理。同時做好將來的電子文件的傳遞與銜接工作，以保證檔案信息的連續性。

三是要強化安保措施。信息化管理勢必給信息帶來安全隱患問題，如木馬的插入、病毒的入侵，會給檔案信息帶來一定的危害，因此要加強安全管理，強化安保措施，如設置分級的管理權限，堅決杜絕發生非法的操作現象，及時更新防護軟件，以確保檔案信息絕對安全。同時，對重要的電子檔案數據要進行異地備份，啟動事故應急響應系統和災難性恢復系統，以保證計算機系統因發生災難性故障后，能迅速恢復檔案數據庫信息。

四是提高領導重視，充實專業人才隊伍。加強對檔案信息化管理的宣傳，提高各單位領導對檔案信息化管理的重視，及時充實本單位檔案專業人才，培養信息化管理的復合型人才，提高檔案信息化管理的水平。