試論檔案信息利用效益與評價

劉伏

[摘 要]以研究檔案信息運用效益為基礎，針對檔案信息的運用效益，評價了檔案信息的利用價值。

[關鍵詞]檔案信息；利用效益；評價分析

雖然不能準確計算檔案信息的效益，但檔案信息確實存在著一定的運用效益，特點有：第一，多維性。由于檔案信息可以實現資源共享，所以形成了檔案信息效果的多維性，但檔案信息的多維性與物質具有的多種用途不同，物質在使用過程中雖然可能擁有多種用途，但這些用途不可能同時存在，但檔案信息具有的多種效益可以同時并存，并且能夠同時實現資源共享。第二，間接性。檔案信息資源在人們創造價值過程中發揮著不可限量的作用，所以檔案信息的效益也具有間接性。第三，長效性。檔案的長期保存就是為了方便人們運用，所以，只要檔案信息沒有失效，它就可以長期發揮應有的作用，在較長時期內都具有一定的效益。

1、相關概念

檔案信息的內涵有廣義和狹義之分，廣義上講，檔案信息就是取自于檔案材料，對于前面已經發生的事物進行記錄的過程。檔案信息具有兩種意義：第一，指的是在檔案材料中得到的信息。第二，指的是有關檔案的全部信息。一般情況下，人們常講的檔案信息主要指的是第一種情況，這種意義的檔案信息就是狹義的，必須具有一定的載體，但不反映載體的知識。廣義方面的檔案信息不但包括檔案內容，也包括檔案整理過程中的各種信息，如目錄、索引等。所以，檔案信息包含的內容更多。檔案信息是人類思維的一種表現，反映了檔案材料中包括的全部知識。

2、檔案信息利用效益分析

檔案信息利用效益分析包括社會效益分析和經濟效益的測算。檔案利用工作的社會效益是相對于經濟效益而言的，它包括政治效益、思想文化效益等。例如，利用檔案維護黨和國家的根本利益，維護國家統一、領土完整、民族團結，為黨和國家的重大決策，為改革開放，建立社會主義市場經濟體制服務；利用檔案維護社會穩定，落實黨的各項政策，為解決土地、房屋等產權糾紛以及劃定地界等提供憑證；利用檔案維護公民和法人單位的合法權益，利用檔案為公民提供個人出生、婚姻、財產、學歷、工齡等方面的公證材料，為監督合同、契約、協議的執行提供依據；利用檔案為社會主義精神文明服務，利用檔案出版物、檔案展覽等形式向各界群眾，尤其是青少年進行愛國主義、革命傳統教育，為歷史研究、學術研究和發展科學文化事業提供檔案信息服務等。檔案利用工作的經濟效益包含三重意義：一是由于利用了檔案信息，節約了利用者的成本投人；二是由于利用了檔案信息，使利用者不僅節約了投入，而且增加了產出；三是由于利用了檔案信息，利用者生產出的產品滿足了市場需要，或開辟了新的市場等。檔案利用的經濟效益的測算有兩種方式：

計算方式一：1994年國家檔案局發布的利用科技檔案所創經濟效益的計算方法。

J = aS-C

式中：J—檔案利用經濟效益

S—某項活動獲得的全部經濟效益

S—某項活動利用檔案后所提高的經濟效益

C—提供檔案利用服務過程中的勞動消耗（即成本費用）

通用公式一般不直接使用，不同行業檔案利用所創造經濟利益的計算須依據其生產經營的性質和特點加以轉換。上述規定中列出了幾個具體的計算公式，此外，還介紹了確定作用系數a值的三種方法，并給出了a值的取值范圍表。

計算方式二：

（1）比率評價法

DX = LC/LX

式中：DX—檔案工作的效益

LC—勞動成果

LX—勞動消耗

（2）差額評價法

DX = LC-LX

以上這兩個公式，都是難以精確量化的評測出檔案利用工作所創造的經濟價值，除了難以全面收集到相關數據外，更重要的是以上許多指標本身就難以準確量化，更難以“錢幣”化。應該指出，利用檔案信息資源所產生的經濟效益與社會效益是相互關聯的，即存在交叉與包含關系，如社會效益包含著經濟效益。因為，對檔案利用所產生的經濟效益的評價，我們強調的是從社會需要出發對其活動實效進行評價，因而社會對檔案利用工作的滿意程度是檔案利用工作所產生經濟效益內涵的核心，這使得檔案利用工作的經濟效益與社會上其他工作的經濟效益有所不同。

3 、檔案信息利用評價

檔案信息利用評價是檔案工作的重要產出，也是檔案工作的最終目的，它在整個檔案工作中占有極其重要的地位。檔案利用信息評價主要是通過檔案信息利用活動中的種種數據，對檔案信息利用狀況進行判斷，以提高檔案信息利用工作的水平，它有利于掌握檔案信息利用活動的方向，使得檔案信息利用工作管理科學化更易得到實現，有利于檔案信息利用工作的改革，能全面提高檔案信息利用活動的質量。檔案信息利用評價制度的核心，是建立科學的。全面的評價指標體系。檔案信息利用評級方法，可分為定性評價和定量評價兩種。對可測量的定量指標進行定量分析，對不能直接測量而只能定性的指標進行評價。對于定量評價，只需根據具體公式，代人相應數據計算即可；對于定性評價要進行精確的評價，一般采用二次量化法，即先定性再定量，使評價定性指標有量的概念，再以量為基礎，在量化的基礎上做定性描述。

效益是一切行政管理、事業管理與科技、生產、生活的總目標。開發利用檔案信息資源就是為實現這一總目標而建造的一個系統工程。國家和企業、事業單位所獲得的各種社會效益與經濟效益，都包含有各級各類檔案信息機構開發檔案信息資源所產生的效益，這種效益是靠檔案信息機構為其提供檔案信息保證所實現的，同時這種效益被包含在國家機關、團體、企業、事業單位的總效益之中。許多事實證明，各級各類檔案信息機構開發檔案信息資源也可明顯看到其本身所直接產生的經濟效益，且通過各個單位的圍觀預算，可以為客觀效益的統計測算奠定基礎。

參考文獻：

[1]管先海.對檔案館引入效益評估理念的思考[J]. 浙江檔案. 2009（11）

[2]柴雪潔.檔案服務利用如何創造企業效益[J]. 遼寧經濟. 2009（04）

[3]石蕾.企業檔案管理的投入與產出[J]. 才智. 2009（08）