匯文系統libsys 5.0和ILAS II在典藏應用中的比較研究

[摘 要]本文通過對匯文系統libsys5.0和ILASIII典藏子系統在圖書館新書分配、圖書統計、書刊調撥、圖書館文獻利用率、圖書的遺失賠償與注銷、圖書的清點等典藏業務的具體運用情況進行比較分析，總結出兩大系統的異同和優、缺點，為兩大系統提高性能和用戶更好地利用系統提供參考。

[關鍵詞]匯文系統libsys5.0；ILSAII；圖書典藏；圖書館自動化管理系統

匯文文獻信息服務系統是目前國產同類軟件中銷售勢頭最好的圖書館管理系統之一，到目前為止匯文系統已為國內600多家知名高校和公共圖書館所選用[1]。

ILAS集成系統該系統是開發較早的圖書館自動化集成系統之一，適應不同層次、多種規模、各種類型圖書館使用的圖書館自動化系統[2]。

中南民族大學圖書館從2001年開始使用ILASII集成系統。2012年5月我館更換成了匯文系統。本文將兩大系統在圖書館典藏工作進行比較分析，以便進一步地了解兩大系統的功能特點，為用戶更好地選擇和使用圖書館自動化系統提供借鑒，亦為兩大系統的升級和完善提供參考。

一、兩大系統典藏業務比較分析

（一）新書分配

新書分配是圖書典藏工作的基礎。用ILASII集成系統進行新書典藏，我們首先要按照新書的分配規則把新書分入標注了借閱覽室書架上。然后把分配好的圖書搬下一本一本掃入所要劃入的借閱室后再還原到書架上。這樣就等于把又大又重的圖書搬兩道，才能完成新書的典藏。而且掃一批書就要更換一個閱覽室，掃完一個閱覽室還要統計一次，看統計數據和實際的數量是否一致，不一致還得重新再掃一次。典藏工作不但是體力活。而且要求認真仔細。如果稍有差錯就得在幾百本書中找到出錯的那一本，真的是費時且費力的工作。而匯文系統可根據我館的實際情況按館藏地及書刊狀態設定好規則，并通過規則進行新書批量分配，能把圖書自動分配到設定好的借閱室。我們只要把分配好的圖書放入書架上所標明的借閱室就行了。節省了一道搬書、掃書和再還原的工序。以前我館典藏要一個半人的配置，而且一定要一位男同志，因為搬書是很重的體力活，使用匯文系統后只要一個人女同志就能輕松且完全勝任以前一個半人的工作。大大提高了工作效率和準確率。

（二）圖書統計

圖書統計是典藏經常進行的工作。如新書分配完后，要打統計單，每年或幾年各個系資料室或閱覽室的統計，是必不可少的。就統計的條件的設置的方便程度來說，ILASII集成系統可以先設置好你所需要的統計條件，如直接設置好題名、責任者、出版社、出版年、訂購日期等后就可進行統計，很方便。而匯文系統要先按照系統設置好的條件統計完成后，再根據自己的需要添加你需要的部分，再進行一次統計。等于進行了兩次統計。但就統計的速度來說，匯文系統要快很多。以前用ILASII統計一月或一年的工作量，總是在中午、下班或放假之后統計，正常上班時間它的運行速度很慢，還影響整個系統的運行速度。使用匯文系統，僅需幾分鐘無論多長時間內的統計數據都能很快輸出，大大提高了統計速度和工作效率。新書統計表ILASII集成系統只能顯示每個類別的新書統計情況，而每個借閱室的統計情況既長又不利于打印成表格，我們每次都是對應統計數據，自作新書統計表格，耗時又費力。而匯文系統能清晰又便捷的體現每個借閱室的圖書統計情況，可直接打印出圖書統計表，節省不少時間。它不但能打印還能輸出五種形式的文件。而且能對文件進行修改。而ILASII輸出的文件只能保存不能修改。

（三）書刊調撥

書刊調撥是圖書館隨時要做的一項工作。用ILASII集成系統進行書刊調撥，各個借閱室只有把一本書變更到自己的借閱室的權限，很方便快捷。而匯文系統把書刊調撥的權限放在典藏且權限過大，可以把一本書任意調撥到某個借閱室。所以我們館不敢隨意下放權限，致使一本書的調撥都要打電話給典藏。給典藏增加了工作量，也給流通的圖書的借閱帶來了不便。如果書刊調撥權限分配給流通或閱覽，可容許自己內部變更館藏，這樣既給閱覽室帶來了方便，也不會影響圖書的借閱。我們還經常有系資料室的書籍歸入圖書館，而我館借閱室較多，光流通部就要17個借閱室，如七月份系里調入圖書館221冊圖書，調撥入館用匯文系統卻要花費一天的時間，首先流通部的工作人員要把圖書按借閱室分別做17個txt文檔，就得半天時間，典藏再把這17個txt文檔調撥到對應的借閱室又得花半天時間。如果用ILASII集成系統，只要把書分給各個借閱室，在圖書借閱前進行書刊變更，就能對圖書進行借閱了，節省了人力和時間。

（四）圖書館文獻利用率

圖書館文獻利用率是很重要的數據。它能為協調資源建設提供準確的數據。能更快的解決圖書藏與用的矛盾[3]。利用ILASII集成系統了解圖書館文獻利用情況，要輸入條碼號，輸入起始日期，才能具體看到某本圖書借閱的情況，想知道館藏圖書的利用率，必須統計出數據再進行計算后才能得出結果。當然還必須主動和一線工作人員聯系溝通，了解圖書借閱實踐情況后，分析入藏文獻是否符合讀者的閱讀需求，并根據圖書使用情況，判定哪些文獻利用率高。需要增補，哪些類型文獻利用情況不理想或失去效用需要剔除，再結合專業調整的需要等因素對文獻進行剔除和調撥，在館內進行調整?，F在使用匯文系統，能很方便快捷直觀的看到文獻的利用情況。在匯文系統的統計模塊和書目檢索系統都能很清晰的看到圖書的借閱情況，在了統計模塊下的借還分類綜合統計就能很直觀的看到圖書的文獻利用率，了解讀者的閱讀需求，從而對圖書做動態管理，解決圖書藏與用的矛盾。

（五）圖書的遺失賠償與注銷

圖書的遺失賠償是圖書館一項很重要得工作。以前用ILASII集成系統進行圖書遺失陪償，讀者要到流通部，記下所要賠償圖書的書名和條碼號，再到典藏來賠書，典藏開具一張遺失賠償單據。讀者拿到遺失賠償單據后，再到流通部去還書，讀者要跑三次才能完成圖書的賠償。學生賠償完成后典藏人員要對圖書進行注銷，注銷時還要特別仔細認真，因為輸入條碼時，輸錯一個數字就是另外一本書了，有可能把正在借閱的書籍注銷掉了，要注銷的圖書反而在流通狀態。而你要想恢復已經注銷調的圖書是非常麻煩的，還要找技術部進行處理，說重了還是事故。所以操作時人是高度集中、緊張。而匯文系統把遺失賠償放在了流通管理的界面，讀者只用在流通還書處就能出理好。處理好后系統還能自動的打印出遺失賠償清單。遺失賠償完成后，圖書的狀態自動設置成遺失賠償狀態，不用再進行注銷。匯文系統還有一項很人性話的賠書預處理，讀者知道自己丟失圖書后，就可去到流通部進行賠書預處理，進行完后，超期罰款就可以不再收取了，等讀者買到書后，再進行賠書或賠款處理。以前用ILASII集成系統經常有讀者要求從發現書籍丟失到買到書籍這一段時間不要收取超期款，可系統做不到，她們認為很不公平，匯文系統做到了，它為讀者考慮的很仔細、周到。

（六）圖書的清點

圖書的清點是一項很重要的工作，它可以準確統計圖書入藏情況[4]。用ILASII集成系統進行圖書清點，要先把所要清點的借閱室的圖書清單留存底稿，再進行圖書清點。清點結束，只能知道現在圖書的準確數據，如果想知道與以前館藏差異，只能用清點之前的和清點之后的數據進行對比，才能知道具體情況，需要耗費很多時間對比查找。而匯文系統在清點完成后，就能直接以未清點到書刊、在館異常書刊、非本館書刊等幾種方式很清晰明了的告訴你以前館藏和現在的差異。讓典藏能徹底摸清圖書館的館藏全面狀況和藏圖書的完整程度。找出圖書損失的原因，發現采購、分編、典藏、流通等工作中存在的問題，徹底解決歷史遺留的各種數據錯誤問題。規范了數據庫，從而保證讀者成功查找到想要的圖書，降低拒借率。

二、總結

鑒于上述兩種系統的比較分析，可以還是看出兩大典藏子系統的運行是相對合理，卻各有自己的特點。在一些模塊功能上存在著某些不同。libsys5.0系統是匯文公司最新才升級的系統，所以典藏子系統的業務流程與模塊功能相對于ILASII有了較大改進，有利于提高圖書館典藏工作效率。當然ILAS也在不斷升級。希望今后兩家相互學習、取長補短，大膽實踐，積極探索，不斷吸收先進技術和理念，更科學、更理想的為用戶提供跟滿意的服務。

參考文獻：

[1]源自http：//www.libsys.com.cn/about.php。江蘇匯文有限公司/公司簡介。

[2]源自http：//www.ilas.com.cn/Products.Asp？SortId=2.ILSA公司簡介。

[3]段云長.武為.關于圖書館文獻典藏工作的思考.[j]河南圖書館學刊，2007（2）46-48.

[4]尹貴平.于秀芬.利用libsys3.0匯文系統典藏模塊進行館藏清點工作的實踐探討[j]農業圖書情報學刊，2007（10）134-135.

第一作者簡介：張昕，女，1971年生，1998年畢業于武漢大學圖書館學專業，館員，中南民族大學圖書館。