企事業單位文檔一體化管理淺析

劉曉紅

[摘 要]隨著信息技術的廣泛應用，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實踐中實施的一種管理方式和管理手段。本文通過對文檔一體化管理工作現狀的分析，提出了實現文檔一體化管理的具體措施。

[關鍵詞]企事業單位；文檔一體化；管理

隨著信息技術的廣泛應用，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實踐中實施的一種管理方式和管理手段。實現文檔一體化管理，保證了文件信息不會被遺失或損耗，簡化了文檔管理的工作程序，提高了文檔管理的效率，更重要的是改變了文件的生成方式和載體特點，實現了對文件處理的前控性。文檔一體化管理通過先進的計算機系統對文件進行篩選、立卷、整理、編目、檢索，利用網絡技術，有利于檔案信息資源的開發利用，發揮信息資源的經濟效益和社會效益。

一、充分認識做好文檔一體化管理工作的重要性

文檔一體化是企事業單位日常工作的重要基礎工作，是企事業單位自身建設的重要組成部分。做好文書檔案管理工作，對于夯實工作基礎，推進各項工作的科學化、規范化建設以及可持續發展，都具有重要的現實意義和歷史意義。企事業單位的有關部門應充分認識做好文檔一體化工作的重要性，認識存在的差距和不足，切實增強責任感和緊迫性，堅持以科學發展觀為指導，積極開展等級評定活動，全面加強文檔一體化管理工作，為各項工作的全面、協調、可持續發展提供工作基礎和技術支撐。

二、文檔一體化管理工作的現狀

1.文書、檔案工作的標準化程度較低。標準化是實施文檔一體化的前提和關鍵。企事業的各部門由于職能分工不同，使得各自形成的文件、檔案類別也不盡相同。缺少統一的標準、制度，在文書處理過程中，文件格式錯亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字體難以規范，制約了檔案業務工作質量的提高；文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新進行編目、著錄、標引等項工作，重復勞動浪費了大量的人力、物力。

2.軟件應用規范化程度較低，不能實現資源共享。目前，市場上有很多的文檔管理軟件，功能的側重點不同，而且國家也沒有統一的標準。很多企事業在對軟件功能不了解的情況下，隨意購買軟件。而軟件廠家只對檔案管理人員進行簡單的指導。因此，管理人員對軟件的功能應用單一，不能很好地發揮軟件的作用。此外，應用軟件之間沒有共同的通用平臺，不能實現資源共享，甚至所應用的軟件只適用于文件管理，對圖像、聲像等特殊載體的科技資料管理缺乏實用的管理方法，影響了檔案系統整體水平的提高，制約了文檔一體化的進程，也使得企事業檔案資源不能很好地發揮應有的價值。

3.文檔人員素質普遍偏低。文檔一體化管理是一項融文書學與檔案學、管理學、計算機科學等多知識、多技術為一體的科學。而現行企事業所從事這項工作的人員，缺乏相應的專業知識和技能，尤其是檔案、信息處理的復合型人才更是少之甚少，大部分文檔管理人員辦公室自動化水平偏低，只是簡單地做文字處理，盡管引進了現代化設備，但不能發揮作用，就更談不上檔案信息化了。

三、實現文檔一體化管理的主要措施

1.理順管理體制，完善組織機構

傳統的檔案管理體制已經不適應時代的要求，檔案管理費時費力，開發利用困難，無法優質、高效地提供保障服務。現行的文件和檔案管理流程實行分塊管理，割裂了文件運轉的聯系性和連續性，制約了文檔一體化的實現，檔案管理體制不改革，文檔一體化就無法實現。首先要建立統一的管理機構，負責管理文書工作和檔案工作，在體制上解決文檔同步管理問題。規范部門職責，同時要賦予檔案部門一種新的職權，統一協調和指導從文件到檔案的各環節的工作。確保檔案管理職責滲透到各部門，使文件的形成處理、立卷歸檔與檔案的收集、整理、利用在統一監督指導下有機銜接。

2.搭建功能完善的文檔一體化業務平臺。實現文檔一體化管理的目標就是通過建立一個以計算機信息管理為核心，集公文處理和檔案管理為一體的綜合辦公自動化系統。要實現文檔一體化管理，必須從文件材料的產生開始，就運用計算機管理系統進行統一管理，完成文件運行的全過程，把文件管理和檔案管理兩個不同階段和性質的工作緊密結合起來，實現計算機自動生成目錄、輔助立卷和自動檢索，進行文件、檔案的快速查詢、統計、借閱等管理工作。因此，文檔一體化必須樹立前端控制思想。在文檔一體化的軟件系統設計中，要使用兼容性強、應用性好、智能程度高的信息化系統，使文件與檔案的運轉、傳遞、處理、管理以及開發利用更加方便快捷，能滿足現代辦公環境下文檔一體化協調發展的技術保障體系。檔案人員應主動參與“系統”的設計，根據文檔一體化管理要求和檔案管理工作的需要，對各模塊、各工作環節的管理功能如何實現自動化、標準化等問題進行思考，并提出具體的設計要求。而檔案人員要配合設計人員做好“元數據”的編制工作，盡可能將電子文件管理過程各環節工作的管理功能和安全保密功能更好地實現標準化和智能化，從而實現前端控制、全過程管理和集成化提供利用的目的。因此，文書檔案管理部門要與信息技術部門一起進行深入調研、科學論證，遵循文書處理和檔案管理的客觀規律，逐步建立科學規范、設計合理、操作方便、高效安全的業務平臺。

3.優化隊伍結構，提高人員素質。文檔一體化管理模式是集信息處理、業務流程、知識管理與服務于一體的知識管理模式，要求檔案管理人員必須既要熟知現代檔案管理業務，又要了解文書處理基本知識，熟練掌握計算機技術及網絡知識，能獨自開發、使用、維護檔案管理軟件，進行檔案信息編輯、存儲、檢索、利用等工作。檔案管理人員的培養可從三個方面著手：一是創造有利條件，引進人才，并留住人才；二是通過引進競爭和激勵機制，破除職務終身制，采取競爭上崗的方式，給人才晉升的機會，從中選配工作責任心、事業心強的檔案工作人員來充實檔案工作崗位；三是重視和積極組織在職培訓工作，盡快使檔案人員由過去的單一的專門型向綜合的通才型轉變。檔案人員要積極參加各種檔案培訓、講座、業務交流，學習檔案專業知識理論、現代化管理知識，掌握計算機的操作技能，并運用新知識分析和解決工作中出現的各種新問題。