淺談學(xué)校檔案管理工作

史建俠

[摘 要]學(xué)校檔案是學(xué)校樹立自我形象和價值觀，從而樹立學(xué)校文化的載體。一方面，學(xué)校檔案記述了學(xué)校樹立自我形象和價值觀建設(shè)的過程，可以為新時期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)；另一方面，加強(qiáng)對學(xué)校的檔案管理也是學(xué)校自我形象和價值觀建設(shè)工作的重要組成部分。新的時期，學(xué)校檔案管理工作必然面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，使其最大限度的為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，是檔案工作者必須面對的問題。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案；管理工作；分析

一、目前學(xué)校檔案管理存在的問題

學(xué)校檔案是學(xué)校直接記述和反映學(xué)校活動，保存?zhèn)洳楹透鞣N學(xué)校文件材料的總稱。管理系統(tǒng)是一個教育單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，比如教師檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍５恢币詠韨鹘y(tǒng)方式管理文件檔案存在著許多的不足：一是接觸的人員較多，保密性較差。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，有些教師隨便進(jìn)出檔案室，沒有通過管理人員的允許，隨便拿取他人檔案，這樣檔案所接觸的主體較多，保密性能差，而且有時會把個別材料丟失。二是容易出差錯，效率低。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，由于信息量大，平時領(lǐng)導(dǎo)要求查找文件，對于只模糊知道一些標(biāo)題不知道時間的文件的查詢就顯得不方便，得搬出一大堆文件在找，使檔案的檢索極為煩瑣，嚴(yán)重影響著檔案管理工作人員的工作效率，而且會找出幾份無關(guān)的文件，效率低。三是檔案的查找、更新和維護(hù)困難。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，比如我校的檔案這么多年來，積累了很多，這對于檔案的查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

二、新時期學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新措施

學(xué)校為確保檔案在管理使用中不發(fā)生問題，切實(shí)發(fā)揮它在教育教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)、人事管理等各方面的重要作用，必須重視檔案的建設(shè)和管理工作，把檔案工作作為學(xué)校重點(diǎn)工作來抓，列入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，并將檔案工作提升到凝煉學(xué)校文化建設(shè)的高度，抓實(shí)抓好。檔案員在檔案工作中遇到困難，無論是人力、物力還是財力方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都要想辦法幫助解決。

（一）強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的法規(guī)建設(shè)。檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案管理部門與形成檔案的學(xué)校往往有著密切的關(guān)系，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、管理和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。學(xué)校檔案管理人員要增強(qiáng)檔案意識，了解、熟悉、研究檔案工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，要根據(jù)本校的改革發(fā)展對檔案工作的需求制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有章可循。

（二）加強(qiáng)學(xué)校檔案的組織管理。一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案鑒定、銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組；二是制定一系列的檔案工作制度，如《檔案利用制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等，同時制定各類材料的歸檔范圍、保管期限和歸還制度等；三是要配備事業(yè)心、責(zé)任心較強(qiáng)的案管理人員。

（三）完善學(xué)校檔案管理的服務(wù)。一是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。學(xué)校的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓，記錄著廣大教職工工作和活動的方方面面，反映著學(xué)校事業(yè)發(fā)展的歷史過程。科學(xué)合理開發(fā)教學(xué)檔案資源，不僅可以為學(xué)校的改革和發(fā)展提供理論支持，也可以把握發(fā)展趨勢，為深化教育教學(xué)改革、強(qiáng)化內(nèi)部管理、提高辦學(xué)效益等提供參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據(jù)。二是為教學(xué)科研服務(wù)。檔案信息的分享性為實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研信息資源的共享提供了平臺。特別是在信息革命的背景下，借助多媒體技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，對教學(xué)科研檔案信息進(jìn)行深層開發(fā)，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉(zhuǎn)換成新的載體形式，將會進(jìn)一步擴(kuò)大教學(xué)科研檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點(diǎn)共享相同的教學(xué)檔案信息，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高教學(xué)檔案信息的服務(wù)功能。三是為各類咨詢查證服務(wù)。憑借檔案資料的權(quán)威性，本著對歷史負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)、對廣大教職工負(fù)責(zé)的原則，在管理要求范圍內(nèi)，通過查詢相關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會有關(guān)方面提供服務(wù)。如教職工業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢，畢業(yè)生學(xué)籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

（四）加強(qiáng)學(xué)校檔案信息的開發(fā)利用。檔案是客觀反映一個單位工作的真實(shí)記錄，是一種重要的信息資源，合理利用這些資源，將為學(xué)校工作的開展提供許多便利。一是深層次開發(fā)檔案信息資源。檔案室室藏檔案的文書檔案中不乏有教育教學(xué)科研、實(shí)驗(yàn)、調(diào)查報告、數(shù)據(jù)分析、管理模式、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、規(guī)章制度等方面有用的信息材料，對提升學(xué)校管理品位，提高教學(xué)質(zhì)量都將發(fā)揮重要的參考作用。可將這些檔案掃描至計算機(jī)，利用現(xiàn)代電子技術(shù)和通訊設(shè)施制作成光盤收藏或?qū)ｎ}網(wǎng)頁，通過校園網(wǎng)供教職員工或社會各界利用。二是加強(qiáng)編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開發(fā)工作，挖掘得深，是能夠?yàn)榻搪殕T工提供更好的服務(wù)的，是能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提高準(zhǔn)確信息的。這就要求檔案人員要改變傳統(tǒng)編研思路，多編研一些與教育教學(xué)有關(guān)的價值較高的材料；其次，要針對某個時期黨和政府的中心工作，重要工作、教職工群眾關(guān)心的熱點(diǎn)問題開發(fā)檔案信息資源加以整理匯編。三是加快檔案信息資源以及數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案室作為提供檔案信息的重要來源之一，逐步建設(shè)成為學(xué)校信息系統(tǒng)的一個重要“節(jié)點(diǎn)”，這就需要檔案人員改變方式，如逐步由檔案室分類、編目，過渡到運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)機(jī)讀目錄，建立自己的室藏檢索系統(tǒng)和能夠發(fā)揮自己室藏特色的數(shù)據(jù)庫。同時應(yīng)考慮與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容與連接，條件成熟便可進(jìn)入校園網(wǎng)和局域網(wǎng)，將本校的具有特色的檔案信息提供給教職工或社會，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享。

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