淺談人事檔案管理工作

孫雪

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟、政治體制的不斷改革與深入，我國的人事檔案出現(xiàn)了許多新的問題。為了改善這種情況，使得人事檔案管理工作能夠順利地開展、與時俱進，更好地為人們服務，筆者結(jié)合多年的檔案管理工作的經(jīng)驗，為人事檔案管理提出了幾條建議。

[關鍵詞]人事檔案；管理工作；分析

一、人事檔案管理存在的問題

（一）存在歷史遺留問題，工作需升級達標任務繁重在人事檔案管理體制改革之前，局直單位的人事檔案必須交給地方的人事部門管理。這種管理方式各不相同，并且存在隸屬關系，給人事檔案的管理工作留下了許多歷史問題。造成了檔案管理制度混亂，質(zhì)量差異很大等癥結(jié)，比如人事檔案的檔案盒出現(xiàn)破損、材料遺漏、整理不規(guī)范、分類不科學、沒有正確裝訂等問題。在人事檔案管理制度改革之后，需要對人事檔案進行重新整理，進行升級達標工作。有些還需要進行審核，這一系列的工作給人事檔案管理部門造成了很大的工作量。

（二）人事檔案管理硬件不足由于當前許多檔案管理部門的硬件設施不足，導致在檔案整理過程中不能將檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，在一個或兩個辦公室進行辦公。部分人事檔案管理部門的人事檔案庫房并沒有配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，對檔案的管理工作也造成了障礙。

（三）檔案管理專職人員匱乏目前，許多檔案管理部門并沒有足夠的專職人員。人事檔案工作由人事部門配備的兼職人員來進行管理，這種管理模式使得組織人事部門的其他工作不能順利開展。除此之外，由于管理模式的不合理性，使得人事管理部門人員的業(yè)務能力、工作素養(yǎng)、管理水平的培訓工作不到位，使得人事檔案管理部門的改革與發(fā)展工作不能順利開展。

（四）局直單位人事部門對檔案管理的意識不夠在人事檔案管理工作中，許多單位并不能嚴格按照規(guī)章制度進行辦理，不能及時的向省局遞送需要歸檔的人事檔案。在借閱以及調(diào)閱人事檔案時，也不嚴格按照相關手續(xù)進行辦理。以上所提到的幾個因素不利于檔案管理資料的更新，人事檔案材料的利用率不高。除了保管工作以外，人事檔案管理工作更大的意義是用來服務的，比如對檔案信息的開發(fā)與利用等等。但是現(xiàn)在的人事檔案管理中的服務性處于被動狀態(tài)，對人事檔案的信息管理工作也處于封閉與半封閉狀態(tài)。一般僅僅用來發(fā)展黨員和對干部進行考察等，其作用不能真正發(fā)揮出來。

（五）檔案管理的方法落后目前，在人事檔案管理工作中，計算機并沒有得到充分的發(fā)揮與利用。僅僅用在檔案材料目錄的錄入工作，并沒有開發(fā)人事檔案管理信息化。

二、人事檔案管理工作問題的解決措施

（一）領導重視，組織合理負責管理人事檔案的領導應該增強自身對人事檔案管理工作的意識，應充分體會到人事檔案管理工作的重要性，應該認識到人事檔案工作的重要性。將檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在人事檔案管理工作中遇到的問題。實際工作中，要對人事檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。并應該關心檔案管理工作人員的生活、工作、學習。當工作取得成就時，應該對職工進行鼓勵和獎勵，應該對其進行認可。升遷是應該讓其享受同等的升遷機會，這樣才能提高人事檔案管理人員的工作熱情和積極性。

（二）為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎財務部門應將人事檔案部門所需經(jīng)費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，來加強檔案管理部門的硬件設施，將檔案整理過程中的檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來。并且在人事檔案管理部門的人事檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實檔案的管理工作。

（三）配備檔案管理專職人員，提高工作人員的素質(zhì)按照人事檔案管理部門相關規(guī)定要求，檔案管理部門應將“三齡一歷”落實到實際工作當中。人事檔案管理部門應該選擇專業(yè)的人事檔案管理人員，來落實對人事檔案的升級達標任務。只有這樣，能提高人事檔案管理的水平，使得人事檔案管理工作可以得到長效性的發(fā)展。除此之外，我們應當加強對人事檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會來學習黨和政府部門制定的有關政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學習檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規(guī)，以此來提高人事檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。

（四）完善、落實人事檔案管理制度，人事檔案管理部門當在現(xiàn)有的制度基礎上，根據(jù)本單位對人事檔案管理工作的要求以及實際情況進行改善與創(chuàng)新，制定出更加完善合理的人事檔案管理、鑒別以及歸檔制度，制定出更加適合當?shù)靥厣臋n案專遞制度、檢查核對制度以及保密制度等，形成更加科學合理、完善的人事檔案管理制度。比如人事檔案管理機構(gòu)實行許可證并年檢制度，制定硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查。同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度。并定期考試更新知識，統(tǒng)一服務標準和收費標準。新制度制定以后，在實際工作中應當嚴格按照新制度進行工作。要定期檢查人事檔案部門是否嚴格按照規(guī)章制度進行工作，并且對人事檔案的歸檔及遞交工作應及時。從檔案資料的收集過程、手續(xù)的辦理情況各個方面嚴謹管理，從根源上解決檔案工作中存在的一系列問題。

三、結(jié)語

文章中，筆者首先介紹了人事檔案管理工作在當前社會的重要性，指出了人事檔案是單位用來全面考慮一個人的最有利的依據(jù)，并且人事檔案的管理為我們選拔優(yōu)秀人才、錄用優(yōu)秀人才奠定了基礎。接著指出了人事檔案管理工作中存在的一系列問題，比如說專職人員的缺失、硬件設備不足等，并且根據(jù)這些問題，給出了對應的解決措施。

參考文獻：

[1]傅華.聚焦人事檔案[J].中國檔案，2003（04）.

[2]吳建美.高校人事檔案管理淺議[J].江蘇廣播電視大學學報，2006（06）.