如何做好國(guó)土資源檔案管理工作

徐曼

[摘 要]本文主要分析了秦皇島市國(guó)土資源局檔案管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際，對(duì)實(shí)現(xiàn)秦皇島市國(guó)土資源檔案管理工作規(guī)范化、完善化提出建議和要求。

[關(guān)鍵詞]國(guó)土資源；檔案管理；問(wèn)題；建議

國(guó)土資源檔案是國(guó)土資源管理部門在國(guó)土資源管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙、聲像、實(shí)物等各種載體的原始記錄。作為土地利用情況的歷史記載，成為合理規(guī)劃、利用土地的重要記錄，解決土地利用矛盾的主要依據(jù)，也是新形式下經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，關(guān)乎到土地管理工作的長(zhǎng)期、穩(wěn)定發(fā)展，當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮和發(fā)展。

一、秦皇島市國(guó)土資源局檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）基本情況

目前，我局有檔案庫(kù)房?jī)砷g，約45平方米，密集架36列，可以儲(chǔ)存我局十年所生成的檔案。檔案庫(kù)房、辦公室、閱檔室實(shí)行三分設(shè)。庫(kù)房安裝有防盜門，配備了空調(diào)、吸塵器、滅火器、煙感報(bào)警器、防蟲劑、溫濕度計(jì)、防光窗簾、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等。符合檔案庫(kù)房防光、防火、防潮、防蟲、防有害氣體和微生物侵害的要求。

（二）檔案的利用與效益

“以開發(fā)服務(wù)為中心，以加強(qiáng)管理為手段，充分發(fā)揮檔案的效能。”是我局檔案工作的指導(dǎo)思想。為此，我們?cè)鷮?shí)實(shí)的開展檔案的開發(fā)利用工作，根據(jù)需要編制了案卷目錄，并進(jìn)行了微機(jī)管理，編寫了《秦皇島市土地志》、《國(guó)土局機(jī)關(guān)大事記》、《國(guó)土資源局年鑒》和《國(guó)土局組織機(jī)構(gòu)沿革》等，為檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)起到了借鑒和促進(jìn)作用。

1、市輸油管進(jìn)行維修，將標(biāo)有地段的地理位置和坐標(biāo)圖丟失，無(wú)法查明地下管道的走向。通過(guò)查閱檔案，市維修檢查工作順利進(jìn)行，避免了人力和物資的浪費(fèi)。

2、在進(jìn)行秦皇島市地籍更新調(diào)查時(shí)，省測(cè)繪院共查閱了檔案2000余份，查明了不能提供土地證的各單位的宗地情況。

（三）檔案管理目前存在的問(wèn)題

1、檔案管理人員素質(zhì)有待提高。作為專業(yè)性非常強(qiáng)的一項(xiàng)技術(shù)工作，檔案管理工作需要管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)。但由于某些檔案人員不夠重視檔案工作的責(zé)任性和重要性，并且對(duì)工作不上心、不熱情，存在應(yīng)付了事的思想。另外檔案管理人員知識(shí)更新不夠，業(yè)務(wù)水平不高，檔案人員平時(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)少，缺少系統(tǒng)知識(shí)的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力。

2、檔案收集缺乏完整性、系統(tǒng)性。國(guó)土資源局是業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的單位，領(lǐng)導(dǎo)往往只重視業(yè)務(wù)質(zhì)量，土地交易檔案、地籍檔案等，片面地認(rèn)為文書檔案歸檔與否關(guān)系不大，檔案意識(shí)不強(qiáng)。

二、如何提高檔案管理工作

（一）完善組織管理

1、設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，為確保檔案工作有組織、有步驟的開展，為其順利運(yùn)行營(yíng)造一個(gè)良好的組織管理環(huán)境，我局把檔案目標(biāo)管理工作列入年度計(jì)劃，明確提出檔案管理工作是工作重點(diǎn)，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，主管副局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為領(lǐng)導(dǎo)小組成員，由辦公室負(fù)責(zé)，其他各科室協(xié)助，做好各科室文件材料的立卷歸檔工作，全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并制定《檔案工作獎(jiǎng)懲辦法》和《秦皇島市國(guó)土資源局檔案管理辦法》。同時(shí)負(fù)責(zé)下屬單位檔案管理工作的指導(dǎo)，并定期進(jìn)行檢查。

2、建立健全規(guī)章制度，強(qiáng)化制度建設(shè)。檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的、長(zhǎng)期堅(jiān)持不懈的工作。為了使檔案工作有章可循，制定檔案工作規(guī)章制度和考核辦法并納入我局制度管理體系，其中包括：立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案鑒定銷毀制度等，并在實(shí)際工作中認(rèn)真貫徹實(shí)施。方便了指導(dǎo)、檢查和考核，為檔案工作的順利開展提供了依據(jù)和保障。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)精神，認(rèn)真遵守“忠于職守，維護(hù)史實(shí)，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本，無(wú)私奉獻(xiàn)，不斷培養(yǎng)實(shí)干精神和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要為基層和群眾提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，同時(shí)不斷強(qiáng)化依法治檔意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行政治紀(jì)律、組織紀(jì)律和工作紀(jì)律。加強(qiáng)檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。我市國(guó)土資源系統(tǒng)采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”與“走出去”相結(jié)合、集中培訓(xùn)與分類指導(dǎo)相結(jié)合、專家授課與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合的培訓(xùn)方式，不斷提高檔案員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。積極組織與其他單位的檔案員相互交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高。

（三）業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)到位

1、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)

在文件材料歸檔方面：各科室文字材料處理人員集中時(shí)間、集中精力收集各種材料，確保各種文件材料齊全完備，檔案管理人員按規(guī)范化要求立卷歸檔，保證檔案的質(zhì)量。同時(shí)，我局建立健全了檔案接收手續(xù)。在案卷質(zhì)量方面：全宗劃分科學(xué)，檔案分類合理，組卷合理，最大限度的保持了文件之間的聯(lián)系。卷內(nèi)文件材料排列有序，頁(yè)碼編排規(guī)范、清楚；使用卷盒的文件單份裝訂檔號(hào)章項(xiàng)目填寫完整；案卷封面填寫規(guī)范、整齊；案卷標(biāo)題擬定準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、結(jié)構(gòu)完整；卷內(nèi)文件裝訂結(jié)實(shí) 、整齊、無(wú)金屬物；卷內(nèi)文件保管期限劃分準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫規(guī)范、清楚；檔案沒有出現(xiàn)霉變、蟲蛀、鼠咬等情況；文件書寫材料符合歸檔要求。在鑒定與銷毀方面：我們按要求添置了銷毀清冊(cè)，批準(zhǔn)手續(xù)健全。在案卷編目方面：我們堅(jiān)持做到案卷排列、編號(hào)規(guī)律、有序，對(duì)不同門類的永久、長(zhǎng)期、短期檔案分別進(jìn)行了編目，并編制了案卷目錄。

2、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

①有符合檔案管理要求的庫(kù)房，新安裝了防盜門、庫(kù)房面積45平方米，溫濕度全部達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。②檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室三分設(shè)。③檔案裝具規(guī)范、統(tǒng)一使用市檔案局監(jiān)制的目錄卷盒、卷皮，外觀統(tǒng)一，有 36節(jié)移動(dòng)式鐵皮檔案櫥。一個(gè)消磁柜。④配備了微機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器、吸塵器、窗簾、溫濕度計(jì)等必備設(shè)備。