人事檔案數(shù)字化面臨的風(fēng)險(xiǎn)及其防控

摘 要 隨著社會的發(fā)展，人們提出人事檔案數(shù)字化的需求，然而數(shù)字化本身卻帶來很從風(fēng)險(xiǎn)問題，本文說明人事檔案數(shù)字化面臨的風(fēng)險(xiǎn)及其防控對策。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事檔案 管理

1 做好人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控的重要意義

政府部門的人事檔案是根據(jù)政府部門的需要記錄個(gè)體的個(gè)人信息、工作履歷、重要事績的信息材料。這份檔案既是政府部門作人事安排的基礎(chǔ)，也是人事部門作好激勵(lì)工作的基礎(chǔ)，也是個(gè)人對自己作綜合評估的重要依據(jù)。做好人事檔案管理對政府部門、人事部門、個(gè)人需求來說，都有著重要的意義。隨著社會信息化的發(fā)展，人們要求人事檔案管理也要向著數(shù)字信息化的方向發(fā)展，然而數(shù)字信息化的檔案目前面臨著很多風(fēng)險(xiǎn)問題，如果不能有效的防控風(fēng)險(xiǎn)，人事檔案數(shù)字信息化將很難繼續(xù)進(jìn)行。

2 人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控面臨的主要問題

2.1 數(shù)字化檔案的真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)控制

人事檔案資料對政府部門、人事部門、人個(gè)需求來說，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數(shù)字化數(shù)據(jù)能確保其真實(shí)性。然而電子化數(shù)據(jù)本身具易復(fù)制性、易修改性、易丟失性的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)都給人事檔案數(shù)字化管理帶來風(fēng)險(xiǎn)。以一份人事檔案資料來說，它的信息是用數(shù)字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關(guān)的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設(shè)計(jì)軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時(shí)間的信息等。電子設(shè)備能實(shí)現(xiàn)檔案的無痕修改，如果不能對真實(shí)性的風(fēng)險(xiǎn)有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實(shí)性將不能滿足人們的需求。

2.2 數(shù)字化檔案的存諸性風(fēng)險(xiǎn)控制

政府部門的人事檔案電子化管理，是一個(gè)長期的、持續(xù)的過程，相關(guān)人員做人事檔案管理時(shí)，會擴(kuò)充人事檔案材料的內(nèi)容。不斷擴(kuò)大的數(shù)據(jù)庫，這給管理人員帶來管理上的困難，如果管理人員要轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)庫的資料，可能會造成數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險(xiǎn)；電子化的數(shù)據(jù)庫案在被反復(fù)的讀取、保存的過程中，也有可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)；如果電子檔案的存儲介質(zhì)出現(xiàn)問題，可能也會出現(xiàn)擻據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)。如何在存諸中保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個(gè)問題。

2.3 數(shù)字化檔案的病毒性風(fēng)險(xiǎn)控制

信息化的時(shí)代，數(shù)據(jù)安全問題成為人們非常重視的一個(gè)問題。數(shù)據(jù)化的人事檔案要方便人們調(diào)閱，就需要把電子數(shù)據(jù)信息公享化，而這可能會引起病毒性風(fēng)險(xiǎn)的問題。比如如果有人從網(wǎng)絡(luò)入侵人事檔案管理的服務(wù)器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們在服務(wù)器中讀寫數(shù)據(jù)的時(shí)候，如果使用帶有病毒的介質(zhì)，可能會使人事檔案管理服務(wù)器染上病毒。如果服務(wù)器中出現(xiàn)病毒，則相當(dāng)于人事檔案數(shù)據(jù)庫的“門戶大開”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。

2.4 數(shù)字化檔案的電磁性風(fēng)險(xiǎn)控制

數(shù)據(jù)化的人事檔案是以電磁等形式出現(xiàn)，它們與其它的電磁設(shè)備會存在一定的同步性，這種同步性存在著風(fēng)險(xiǎn)。比如如果將某些電磁設(shè)備放到存儲有人事檔案材料的服務(wù)器旁邊，這些電磁設(shè)備會影響服務(wù)器的磁盤運(yùn)作，磁盤受到電磁影響會使數(shù)據(jù)化的檔案材料失真或丟失；服務(wù)器的電磁設(shè)備所散發(fā)出的磁場若與另一種電磁波同步，對方就能完全竊取服務(wù)器內(nèi)的數(shù)據(jù)化檔案材料。

3人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控問題的解決對策

3.1使用同步化管理

數(shù)據(jù)化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲、易傳播的特點(diǎn)，但是卻有易修改的問題。為了確保人事檔案的真實(shí)性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實(shí)體檔案與數(shù)據(jù)化檔案能做到同步化，實(shí)體檔案作為數(shù)據(jù)化檔案的留底，如果一旦發(fā)生數(shù)據(jù)分岐問題，要以實(shí)體檔案的資料為標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)化的檔案則可作為日常調(diào)閱、檢索、共享的對象。

3.2使用規(guī)范化管理

所謂的規(guī)范化的管理，是指人事檔案部門要根據(jù)數(shù)據(jù)化檔案存儲的需求制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標(biāo)準(zhǔn)的操作方法操作，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案不完整的現(xiàn)象。比如人事檔案管理人員使用移動(dòng)硬盤備數(shù)據(jù)的時(shí)候，要先完全刪除外部設(shè)備，隔絕計(jì)算機(jī)對移動(dòng)硬盤的操作時(shí)才可以拔出移動(dòng)硬盤設(shè)備，以免移動(dòng)硬盤中的數(shù)據(jù)會遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數(shù)據(jù)，且要使用多種方法備份數(shù)據(jù)，以免使數(shù)據(jù)化的檔案資料丟失。

3.3 使用隔離化管理

為了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個(gè)部門要形成一個(gè)局域網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)可以傳播或共享，而局域網(wǎng)要連接入外網(wǎng)，則需要通過嚴(yán)格的審核。這種方式能減少外網(wǎng)入侵局域網(wǎng)的機(jī)會。使用局域網(wǎng)的工作人員不能使用外部的存儲介質(zhì)，只能使用部門指定的存儲介質(zhì)，以免出現(xiàn)病毒問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要定期的維護(hù)網(wǎng)絡(luò)與存儲介質(zhì)，降低病毒入侵的機(jī)會。

3.4 使用屏磁化管理

電磁波泄密的問題已經(jīng)引起人們高度的重視，目前人們已經(jīng)研究出接地技術(shù)、隔離技術(shù)、軟件技術(shù)等解決電磁泄密問題。以TEMPEST軟件技術(shù)為例，該軟件安裝到計(jì)算機(jī)上，它能在操作的時(shí)候，散播不規(guī)律的高頻“噪聲”，使信息接收者難以接收到正確的電磁波信息。人事檔案管理人員要請網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員使用屏磁化技術(shù)做好檔案保密工作。

4 總結(jié)

隨著社會的發(fā)展，人們提出人事檔案數(shù)字化的需求，然而數(shù)字化本身卻帶來很多風(fēng)險(xiǎn)問題，只有做好防控工作，才能減少數(shù)字化人事檔案的弊端，使人事檔案滿足人們的需求。

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作者簡介

王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。

作者單位

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