辦公自動化中信息技術的應用探討

趙巖

摘 要 信息技術的快速發展對人們生活工作有著巨大的影響，現在各企業逐漸實現自動化辦公，對提高工作效率具有重要意思。面對信息技術的快速發展，傳統的數據處理技術已經不能滿足工作的需求，在技術的應用上存在一定的困難，而信息技術的應用可以將音頻、視頻以及圖像數據進行整合，通過統一的系統來提高數據處理的效率。本文對辦公自動化信息技術的應用現狀以及發展趨勢進行了分析。

【關鍵詞】辦公自動化 信息技術 網絡技術

數字時代的來臨，促使信息技術被廣泛的應用到各個領域中，尤其是企業辦公中的應用，與傳統數據處理系統相比處理效率更高。隨著科學技術的快速發展，辦公自動化技術也在快速更新，整個工作系統逐漸實現了以信息技術為核心，以提高效率為目的的模式。信息技術在辦公自動化系統中的應用，是時代發展的必然趨勢，同時也是滿足人們工作需求的必然要求，必須要結合實際情況對其進行全方面的分析。

1 信息技術在辦公自動化應用現狀分析

1.1 有效提高工作效率

信息技術在辦公自動化中的應用，可以轉變傳統上下級以及同級之間冗雜的程序，將程序精簡化，不但可以提高工作效率同時也可以降低失誤存在的概率。例如可以利用信息技術在企業內部建立局域網，這樣可以在一個相對安全的網絡內部完成各項工作的安排與交接。并且工作過程中產生的各類文件數據可以通過信息網絡完成編寫與歸檔，形成一個完整安全的數據庫，這樣不但整理分析方便，同時在使用上效率也得到有效提升。另外，通過信息網絡也可以對員工的工作狀態進行監督檢查，可以提高其工作緊迫感，進而能夠提升工作效率與質量。同時，信息技術的應用，可以通過多種功能性軟件的應用來解放人力資源，一般情況下一個掌握專業信息技術人員可以通過對軟件的操控來完成對各類信息數據的處理。

1.2 提高信息檢索效果

對于大部分企業工作中都會存在大量的數據資料，經過人工分析整理后歸檔保存，在后期使用時往往需要在大量材料中篩選，整個過程相對復雜，并且需要大量的人力資源來完成。而信息技術的應用，可以提高信息檢索的時效性與準確性，對提高領導決策效果具有重要意義。一方面，可以結合企業發展特征，結合文檔管理實際情況建立企業內部數據庫，通過專業數據分析處理軟件，對日常工作中產生的資料進行處理，并將其歸入數據庫內，以供后期工作的查閱。其中，可以根據實際情況來設定一定的權限，以此來保證檔案的安全性。另一方面，可以在企業計算機上安裝專業檢索軟件與數據檢索系統，將其與其他檢索引擎連接，這樣就可以高效的搜索全球網絡范圍內的相關資料，獲取的資料內容更全面，可以有效推動工作的有效性。

1.3 加強文檔管理

通過信息技術來對不同類型的文檔進行處理，可以保證其內容以及形式不會被破壞，并且減少了傳統文檔管理過程中的自然因素損壞事故，提高了文檔使用的有效性。傳統文檔管理需要專門的管理部門，并且受文檔特征影響還需要有一整套的設備，占地比較大，在管理上也會受到各種因素的影響，整個過程比較復雜。而信息技術的應用，完全可以靈活的選擇文件存儲方式與設備，例如可以將文檔存儲于移動硬盤、光盤等設備，在管理上也更方便。其中，需要做好安全保密管理工作，即應將重要文件保存于特定的計算機中，并且安裝禁止下載軟件，只有具備權限的人員可以下載或者修改。并且還要做好對移動設備的檢查，以免重要信息的泄露。

2 信息技術在辦公自動化中應用趨勢

2.1 無限的無線辦公場所

隨著wifi等無線技術的迅猛發展，基于這類型的網絡應用通訊設備在工作領域內興起。比如可以通過手機，筆記本等實現電子郵件，即時通訊，網絡視頻語音會議等相關應用得到了技術性的飛躍，帶動了相關產業的高速發展。傳統的辦公環境逐漸被替換，人們可以在休閑場所，家里，車上實現隨時辦公等當今辦公方式。

2.2 更靈活的工作流

傳統的紙質文件的傳送效率慢而且易丟失，現如今電子文件在網絡中傳輸比紙質傳輸要高出幾個數量級，且可以包動畫，圖像，文字等大量信息的多樣傳輸，傳遞的信息知識更加豐富靈活。在商務傳遞的活動中文件是其價值的表現，文件要相互傳遞和流動，這種文件的流動被稱為工作流。在如今各種的商務活動中，工作流是其必不可少的組成部分。由于工作流的性質不同，因此工作流的傳送軟件就需要靈活性，這是工作流能夠正常工作的有效保證，

2.3 技術革新使圍墻消失

隨著科學技術的迅猛發展，技術上已經把辦公室這個概念模糊化了。有些公司甚至認為隨著信息技術的發展，在不久的將來咖啡館等休閑場所等是辦公產品最具潛力的市場。由于辦公場所的分散性，因此辦公建筑設計也會發生相應的變化。辦公室設計的更加寬敞，空間的擴大以及公共區域，都使將來的辦公環境更具有家的感覺。這種環境下的員工在工作中心情舒暢，可以有效的提高了辦公效率。

2.4 辦公的非專業化

當今科學技術的普及，使的現在的商務環境下，大部分的事物職員也可以熟練的處理文件。故要求辦公環境需要設計更加完善，使普通的大眾用戶也可以通過輸入數據和知識，制作出能夠讀取的文件，可以實現即時搜索，使信息短時間內向全世界傳送。普通用戶制作的數據知識相比專家而言的質量或許差些，但是用戶的數量越遠遠的大雨專家。涉及的范圍更加廣，如今互聯網的內容大約有萬億那么多，這樣大量的數據可以通過檢索進行有效的選擇。

2.5 視頻技術的應用

視頻技術的應用對實現企業遠程操作具有重要意義，與其他表現形式相比，視頻具有更大的影響力，現在已經被廣泛應用于各重大場合中，隨著視頻技術與壓縮技術的研究，以視頻會議為代表的應用效果也將不斷提高。

3 結束語

信息技術在辦自動化中的應用是社會發展的趨勢，同時也是人們工作的需求，現在已經為工作效率的提升提供了很大的幫助。為了能夠更好的提升信息技術應用效果，就需要不斷進行研究，結合辦公自動化的需求，從多個方面對多項專業技術進行分析，并且大膽將各項信息技術應用到辦公中，爭取不斷提高工作效率。

參考文獻

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作者單位

河北省衡水市交通通信管理處 河北省衡水市 053000endprint