淺談企業科技檔案管理創新

摘 要：創新是在原有的基礎上有所發展和創造，并有所改進，這就要求我們要打破常規，突破傳統。它既是對以往舊事物的一種否定和更新，同時也給事物指出了某種發展方向并賦予其新的生命力。企業檔案要與時俱進，銳意進取，以創新思維指導檔案工作實踐，與時代保持同步發展。因此，筆者認為：加強檔案專業人才的培養和檔案人員業務學習是企業檔案工作創新的重要條件；豐富企業檔案信息資源是檔案工作創新的基礎；加快企業檔案信息化建設是檔案工作創新的關鍵；拓展企業檔案的開發利用，改善服務方式是企業檔案工作創新的目的。

關鍵詞：企業科技檔案；創新；管理

科技檔案作為科技信息的載體，可以有效促進社會生產力的發展。我們進行經濟建設，采納一項新技術要結合當地的資源情況、工業水平、原材料、社會傳統及文化水平，這就需要各個項目科技檔案共同發揮作用。一家企業或事業單位統籌決策時，一定要做詳細的市場調研，結合國內外的技術水平和市場動態，分析研究自己的技術力量和水平、設備條件、原材料的供應和信息掌控等，這必然要求充分利用本單位的各種科技檔案。科技檔案的作用具有全面性、綜合性和系統性的特點。在現代化生產的科學管理、設備改造和技術市場興起后的科技交流以及科學技術史的系統研究中，科技檔案可以提供系統的科學數據和依據。

1 企業技術創新中的檔案信息需求

企業在創新過程中對信息需求量很大，只有全面了解企業的信息需求，檔案部門才能提供具有針對性、有效、適用的檔案信息服務。在企業技術創新過程中，企業檔案是一項重要的信息源。檔案是保存和傳承企業文化的載體，因此，開發利用檔案信息資源可以達到弘揚傳播企業文化的目的。檔案只有轉化為信息，建立起多層次、多種類、跨系統的檔案信息資源庫，才能真正實現檔案的價值。

2 企業科技檔案管理現狀

2.1 管理模式落后

目前很多企業檔案部門在管理上還處在對檔案實體的收集、整理、保管利用的初級階段，還沒有進入對科技檔案進行數字信息化管理的高級階段，因此多年來企業科技檔案管理停滯不前，關鍵在于沒有認識到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性。在現代數字信息化時代，科技檔案的類別、內容、載體、信息等將不斷增加，在當前社會，科技檔案的數字信息化管理模式必將取代傳統的科技檔案實體管理模式。

2.2 服務手段滯后

企業檔案部門很難采購先進的計算機網絡數碼設備，只能對科技檔案案卷、專題目錄進行簡單編輯整理，不能運用現代化計算機網絡通信技術進行科技成果轉讓和信息交流，因而對科技檔案信息資源的開發利用較低。

2.3 服務方式被動

以往企業檔案部門通常懷著按部就班的心態，坐等上門，被動的等待有人將檔案資料送來，因此其服務內容比較單一，一定程度上，限制了其所服務的范圍，服務方式也顯得較為單一，同時，與外界缺乏溝通與交流，所服務的對象僅僅局限于在企業內部借閱和復制。

2.4 專職人員稀缺

很多企業在發展壯大到一定程度時，為了節省成本，不得不在企業內部采取全面深化改革措施。裁員成為企業改革中通常的做法，而其中一些非必要部門譬如檔案部門往往首當其沖，各大企業裁員大軍中，專職檔案工作人員最先被大量裁員精簡，因此企業檔案管理人員通常情況下由本單位的辦公室文案人員或者后勤人員進行兼職，由于其本身工作就很繁瑣，加之沒有接受過檔案管理方面的專業訓練，在面對科技檔案的具體工作時，常常顯得力不從心，只能對日常文件資料進行簡單的收集整理工作，很難應對科技檔案信息的精細化工作。

3 企業科技檔案管理創新

3.1 創新思想觀念

檔案部門在一家企業中占據著非常重要的地位，其思想觀念一定程度上影響著一家企業對未來市場的判斷與決策，因此檔案部門一定要具備高瞻遠矚的創新型思維，與時俱進，轉變觀念，要有組織有規劃的有條不紊地進行科技檔案信息化建設。企業要將科技檔案信息化建設經費也納入年度財務預算的范圍，適當增加經費投入，配置高性能電腦、同時激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數碼像機、數據庫服務器、大型數據庫、檔案管理軟件、網絡安全設備等設施設備也是必不可少的，以此來解決好科技檔案信息化基礎設施建設等根本性問題。

3.2 創新組織機構

創新檔案組織機構建設，要從企業抓起，首先要建立專門的檔案室，并配齊經驗豐富的檔案工作人員，根據實際情況完善既有的檔案規章制度，真正切實重點抓好科技檔案管理工作。同時要積極大力引進檔案信息化管理相關專業技術人才，以擴充檔案人員隊伍建設；其次檔案人員要注重專業知識的積累，企業要對檔案人員加強計算機應用能力方面培訓，使其能熟練掌握計算機方面的基本知識，不斷提升自己的電腦網絡操作技能，提高檔案人員的知識水平和業務水平，從而使科技檔案管理手段向技術型，創新型轉變。

3.3 創新管理模式

在管理體制上，企業科技檔案工作要實行“統一領導、分級管理”的模式。建立層次分明，高效，緊湊的管理模式，企業檔案部門對本單位履行宏觀領導和管理職能，對所屬單位負責監督、檢查和建設性指導，從而避免科技檔案因為有單獨部門或個人的疏忽或者責任心的缺少，導致重要檔案的丟失，造成不可挽回的損失，確保科技檔案完整、準確和齊全，是創新性管理模式的基本目標。在管理機制上，要把管理模式的創新，放在一個重要位置，形成一個理念，同時營造要時刻追求理念創新，管理創新的環境，自上而下，實行總經理負責、總工程師分管、檔案部門和技術部門齊抓共管的機制，形成多級梯度分層管理，堅持不懈持之以恒，真正抓好落實好管理創新這個理念。

企業要對科技檔案信息化建設工作大力支持，大膽革新管理方式。要應用現代化網絡信息技術，整合科技檔案信息資源，實行規范化、標準化、科學化的科技檔案管理方式，從而提供高質量服務。逐步實現轉變為檔案實體的數字化、現代化信息管理的科學高效的檔案管理方式。

3.4 創新管理方法

建立現代化數字網絡信息化的科技檔案管理中心。一是要選擇合適的企業檔案管理軟件，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及科技檔案管理模塊都要符合檔案信息化建設的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數據庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級科技檔案數字化、網絡化信息管理平臺，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

3.5 創新服務方式

通過網絡信息系統，開設科技檔案在線服務，可以提高科技檔案信息資源的共享程度，優化資源配置，此舉可有效提高企業員工的工作效率，從而提升企業形象，為企業發展提供高效優質服務。提高企業的經濟效益和社會效益，由此可見，主動的現代化檔案管理服務方式必將取代被動的、人工式的傳統檔案管理服務方式。這是經濟和科技發展的必然結果。也是大勢所趨。

由此可見，創新企業科技檔案管理，切實管好用好科技檔案，不僅對挖掘企業生產潛力，增加企業受益，增強企業科技創新能力方面有著顯著的提升，同時也能提高企業現代化、科學化、創新化的管理水平，從長遠來看，這對企業的發展有著重要的現實意義和經濟意義。

參考文獻

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[2]羅冠.透視企業檔案信息化[J].中國檔案，2003（12）.

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作者簡介：劉娟（1967-），女，山東泰安人，本科學歷，科長，研究方向：檔案管理。