提高人事檔案管理質量的方法

劉琳玲

摘 要：人事檔案是企事業單位進行人力資源開發的基礎，對企事業單位的管理能夠起到非常重要的作用。在目前電子信息大發展的背景下，通過加強對人事檔案管理工作的認識和態度，通過對先進技術的運用和專門人才的培養培訓，能夠大力提升人事檔案管理的質量，為企事業單位整個團隊的管理提供更加有效的支持。

關鍵詞：人事檔案 管理 方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（c）-0181-01

人事檔案問題是企事業單位在管理和發展的過程中一個十分重要的問題，它涉及到企事業單位內部所有人員信息的整理、積累和利用，對于人員的個人身份、學歷、資歷和工作成績等工作生活軌跡進行記錄和存檔，對于整體的管理起到支撐性的作用。隨著社會和科技的全面發展，目前在我國的各級企事業單位中，人事檔案的管理已經呈現出了人員認識不深、檔案資料不全和管理不規范和效率較低的問題。為了有效地解決這些問題，各企事業單位應該積極行動起來，通過提升人事檔案管理人員對于本職工作的認識、引入新的管理方法和管理手段以及培養專業的人事檔案管理人才入手，切實提升本單位的人事檔案管理水平。

1 提升相關人員的檔案管理意識

人事檔案管理要想向著現代化、科學化和規范化發展，相關管理人員的檔案管理意識必須得到強化。達到這一點的因素無外乎就是兩個方面，第一是領導的重視，第二是員工的配合。作為決策層，各級領導應該充分認識和體會到檔案管理對團隊內人事升遷、新團隊組建等重要問題提供的依據和理由。個人的發展都是站在自己往日工作和學習的基礎之上，個人檔案詳細記錄了每一個員工在過去工作學習過程中取得的成績和經驗，能夠為一些重要的人事任命的決策提供依據。比如在一個企業中空缺出來一個銷售部的副經理，這是我們需要從甲、乙、丙三個人中間選出一名進行升職。這時候先關的領導肯定要調出這三個人的檔案進行對比，將前幾個季度他們的工作成績、工作態度以及在單位工作的年限等進行綜合的考慮，最終形成自己決策的理由。以上這些是領導必須要重視人事檔案管理的理由，促使領導們對于檔案管理的工作應該全力進行支持。這樣的支持可以表現在自己按時進行過問和關心，為下屬做出榜樣，另外也可以對人事檔案管理系統的優秀員工進行經濟和精神上的獎勵等。第二個方面就是普通員工的支持。人事檔案的管理工作關乎到單位中每一個人的發展和利益，需要每一個人能夠充分的重視。不幸的是，從目前的情況來看，有相當一部分人員將自己的檔案看做一種“可有可無”的東西，甚至出現了很多極端的“棄檔族”，對于人事檔案管理工作造成較大的影響。提高員工對于檔案管理的認識，首先是要加強相關方面的宣傳工作，是每一個員工他都能夠正確認識檔案的管理工作，能夠對自己的檔案進行充分地重視。檔案是一個人工作軌跡和人生軌跡的刻畫，對其工作和發展都有很重要的記錄意義，在一定程度上能夠起到激勵員工的作用。其次是要讓每一個員工都能夠認識到檔案管理工作的重要性和艱辛，只有他們認識到了檔案管理人員工作的辛苦，才能對他們的勞動更加地尊重。

2 運用先進技術進行人事檔案管理工作

電子信息的高速發展為人事檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化，可以說，信息技術的引入對人事檔案管理而言，意味著巨大的機遇和挑戰。利用先進的計算機錄入和檢索系統，可以輕松的實現相關人員資料的錄入和調取工作，實現了個人檔案快速檢索和查閱。從節約的角度來看，電子技術對于紙張的節省是顯而易見的。目前，在很多的企事業單位已經完全實現了無紙化辦公，這對檔案管理而言也意味著很大的挑戰。檔案的嚴密性使得其本身必須使用紙張進行存檔，這也是出于對安全的考慮，于是在效率和安全之間就出現了一個取舍和平衡的關系，這一點非常值得檔案管理相關人員進行思考。另外，對于先進電子技術的運用，使得檔案管理工作中必不可少地借閱、查閱、補充和整理工作變得異常的簡單，大大提升了工作的效率。由于人事檔案中涉及到的很多信息比如職稱、學歷、工資、職務等常常會發生變化，加上退休、招聘、醫保、社保也會帶來大量檔案信息，人工填寫較為繁瑣。運用基于電子信息科技的現代管理系統，便可以隨時將相關變動信息輸入電腦，不僅操作方便、計算準確，而且便于分析統計相關數據。成熟的人事檔案管理系統必然具有等級分明、操作簡單并且安全可靠的特點，能夠輕松地實現人員的升遷和流動，為整個社會效率的提升也起到積極的作用。

3 培養專業的人事檔案管理人員

現代社會區別于傳統社會的一個重要的特點就是在現代社會中個人的分工越來越細，由于這一點也使得每一個崗位或者工作都越來越專業起來。各行各業都是一樣，人才是一切的基礎。在人事檔案管理的崗位上，我們需要引入更加專業的人才。首先，專業的人才能夠建立起一整套科學完善的人事檔案管理制度的，這一點是非專業人士所不能及的。一旦完善的制度建立起來并且能夠得到認真地貫徹執行，人事檔案的管理工作也就不如正軌，接下來的工作也就變得簡單起來。其次，人事檔案收集的完整性、科學性和規范性有賴于專業的管理人才才能夠做到。優秀的人事檔案管理人才一定要熟悉人事檔案材料的制成規格，并且經常與組織秘書、人事干事等相關人員保持緊密的聯系。對于人事檔案的真偽一定要有能力進行把關，以便將不合格的非真實材料堅決拒之門外。最后，對于人事檔案相關管理人員的監督一定要到位。在日常的工作中，建立健全崗位責任制，以制度來規范、檢查、監察、指導工作，實行定期檢查，發現問題，及時糾正。對人事管理相關人員的培訓也是一個重要的問題，應該定期組織相關人員進行業務和思想的專業培訓，在實踐中切實提高管理的水平，總結和積累寶貴的經驗。

人事檔案的管理問題是各企事業單位整體的管理的一個重要問題，為了應對形勢經濟發展現實情況下遇到的各類問題，克服工作中的缺陷，我們應該從思想、技術和人才三個方面全面提升人事檔案的管理水平，為企事業單位的人事管理做出自己的貢獻。

參考文獻

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[3] 王玉鵬.新形勢下我國企業人事檔案管理研究[D].碩士學位論文.山東大學，2008.endprint