新建本科院校教務管理系統(tǒng)優(yōu)化升級模式研究

吳玉萍

（桂林航天工業(yè)學院 教務處，廣西 桂林 541004）

新建本科院校教務管理系統(tǒng)優(yōu)化升級模式研究

吳玉萍

（桂林航天工業(yè)學院 教務處，廣西 桂林 541004）

升格為本科院校后，原有教務管理系統(tǒng)逐漸不能適應本科教學的需要，對系統(tǒng)進行優(yōu)化升級勢在必行。文章首先分析了新建本科院校教務管理系統(tǒng)與本科教學之間存在的適應問題，在此基礎上提出自主研發(fā)、購買引進和研發(fā)與引進相結(jié)合這三種系統(tǒng)優(yōu)化升級模式，并對三種模式的利弊進行了分析，這對新建本科院校教務管理系統(tǒng)建設模式的選擇具有參考意義。

新建本科院校 教務管理系統(tǒng) 優(yōu)化升級模式

一、新建本科院校教務管理系統(tǒng)與本科教學的適應問題

1.原有的教務管理模式對新形勢的適應性不夠。

信息管理系統(tǒng)都蘊含著使用者的管理理念，教務管理系統(tǒng)也不例外。高職高專院校升格為本科院校，辦學規(guī)模的擴大，管理體制的改革，教務管理工作的復雜度不斷增加。所有這些，都對原有的教務管理模式產(chǎn)生沖擊，具體體現(xiàn)在：

（1）對教務管理工作的認識不夠。認為教務管理只是作為教師教學和學生管理的輔助工具，直接導致對教務管理的投入不足。很多新升本科院校還沿用原來的教務管理方式，以手工或者半手工形式組織和管理教學信息和各項教務工作，這些低水平的管理手段無疑對教務管理效率和教學水平的提高造成了極大阻礙。

（2）教務管理人員的培訓不夠。教務管理人員的管理水平參差不齊，大部分教務管理人員的管理水平處于較低水平，導致管理理念死板、管理模式僵化，教學事故頻發(fā)。而且學校對教務管理人員的重視程度不夠，缺乏合理的待遇和激勵措施，教務管理人員的變動頻繁，不利于教務管理隊伍的穩(wěn)定。

（3）教務管理工作方式落后，管理分工不明確。部分新建本科院校還沿用原來的教務管理學校領導制，導致權力過于集中，教務管理人員自主性不足，影響教務管理現(xiàn)代化的進程。

因此，新建本科院校教務管理系統(tǒng)建設的關鍵是教務管理模式、教務管理人員的管理理念等方面的轉(zhuǎn)變。

2.教務管理系統(tǒng)功能單一，資源共享不夠。

高校教務管理系統(tǒng)涉及眾多方面，包括教學資源、教學計劃、教學安排、學籍管理、教學考評、考試事務、成績管理、教材管理、等級考試等諸多環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)并不是孤立存在的，而是按照高等教育的內(nèi)在邏輯、管理的普遍規(guī)律進行整合。教務管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)幾乎涵蓋了整個學校的信息資源，與學生管理、教師教學、招生就業(yè)、財務管理等職能模塊都有千絲萬縷的聯(lián)系。

但是目前的新建本科院校的教務管理系統(tǒng)建設，絕大多數(shù)停留在各自為政的階段，與其他職能部門缺少必要聯(lián)系，系統(tǒng)的功能也僅局限于日常教學事務，開放性差，與學校基礎資源的共享度不高，一旦涉及其他比如招生、財務等方面問題，就會又回到原來低水平的手工勞作階段，直接導致教務管理信息化程度不高，管理效率低下。

3.教務管理系統(tǒng)不能滿足高校個性化需求。

高等教育改革步伐不斷加快，專業(yè)培養(yǎng)方案不斷調(diào)整和更新，但是教務管理系統(tǒng)的水平高低不齊。對于不同規(guī)模、不同類型、不同管理特色的高校，教務管理系統(tǒng)的自有模塊與各高校的教學管理制度很難做到有效統(tǒng)一。教務管理系統(tǒng)在實際的運行過程中，往往出現(xiàn)系統(tǒng)的程序設計與高校教學改革發(fā)展需要不相協(xié)調(diào)的問題，但是，迫于人力、物力、財力的限制，新建本科院校也很少對一次性建設的教務管理系統(tǒng)進行更新升級，從而制約了學校教務管理的發(fā)展與改革。

4.新建本科院校教務管理系統(tǒng)不能適應本科組織結(jié)構的轉(zhuǎn)型。

升為本科院校后，隨著辦學規(guī)模的擴大與辦學層次的提高，本科院校的組織結(jié)構也需要發(fā)生改變。辦學目標和功能的不同，導致本專科院校組織結(jié)構存在許多差異。升為本科院校后，學校的決策權力分散、重心下移，二級教務管理模式凸顯，二級學院在很大程度上具有自己的決策權力，在教學計劃、課程安排、師資引進等方面有較大自主權。

但是，由于教務管理系統(tǒng)沒有做到或者不能完全做到對數(shù)據(jù)進行完整性約束，很多新建本科院校出于數(shù)據(jù)規(guī)范性的考慮，很多二級職能不敢下放給系部。二級學院管理內(nèi)容越來越多，管理事務具體而繁雜，以前的管理流程已經(jīng)遠遠不能適應現(xiàn)在的新形勢和新目標。

二、新建本科院校教務管理系統(tǒng)優(yōu)化升級的基本模式

1.自主開發(fā)模式。

高校在軟件開發(fā)方面具有人才、知識和設備等方面的天然優(yōu)勢，利用高校自身內(nèi)部的知識和技術資源優(yōu)勢，很多新建本科院校選擇自主研發(fā)教務管理系統(tǒng)。部分高校組織專門的管理技術人員，如由教務處牽頭，聯(lián)合學校現(xiàn)代教育技術中心、計算機系等相關專業(yè)人員，注重梯隊建設，組建團隊，以教務處為系統(tǒng)開發(fā)控制中心，其他部門如院系等作為工作站，總體規(guī)劃，分步實施。

首先，將教務管理系統(tǒng)分成若干相對獨立、互相支持的子系統(tǒng)，以教學計劃為基礎，以其他各子系統(tǒng)的互相協(xié)調(diào)運作構成一個全面系統(tǒng)。兼顧數(shù)據(jù)的規(guī)范性與系統(tǒng)的開放性，實現(xiàn)整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源共享。嚴格按照本科教務管理流程，院系、教務處之間能夠通過網(wǎng)絡相互傳遞共享信息，教務處還可以通過系統(tǒng)了解院系的教學執(zhí)行和教務管理情況，實時、適時做出決策控制。

同時，開發(fā)出的系統(tǒng)時刻接受實踐的檢驗，不斷修正和完善，根據(jù)具體環(huán)節(jié)的需要進行再設計與開發(fā)，有針對性地解決教務管理問題，做到系統(tǒng)邊設計研制，邊開發(fā)應用，力求開發(fā)的系統(tǒng)符合本校的教務管理理念，方便、快捷、高效，并具有良好的交互性和可操作性。

2.購買引進模式。

很多新建本科院校由于技術人員的短缺和開發(fā)周期的限制，尚不具備自主開發(fā)教務管理系統(tǒng)的實力，通常以直接引進商業(yè)化綜合教務管理系統(tǒng)的形式構建本校的教務管理系統(tǒng)，目前，市場上功能完善的綜合教務管理系統(tǒng)軟件產(chǎn)品較多，如清華大學開發(fā)的UEAS高校教務管理系統(tǒng)，湖南青果軟件有限公司的教務網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，杭州正方軟件股份有限公司的正方高校現(xiàn)代教學管理信息系統(tǒng)，湖南強智科技發(fā)展有限公司的強智綜合教務管理系統(tǒng)，等等。

市場上現(xiàn)有的教務管理系統(tǒng)按照管理模式分主要有C/S模式、B/S模式及C/S與B/S相結(jié)合等三種模式。C/S模式是指由客戶機與服務器組成的二層結(jié)構系統(tǒng)平臺模式。這種模式的優(yōu)點是功能強大，交互性強。B/S模式是指用戶通過瀏覽器訪問數(shù)據(jù)庫服務器進行管理的模式。這種結(jié)構最主要的優(yōu)勢在于其開放性，只要電腦安裝了網(wǎng)頁瀏覽器，就可以根據(jù)用戶名和密碼登錄數(shù)據(jù)服務器進行操作管理，覆蓋面廣且使用簡單。因C/S和B/S模式各具優(yōu)勢，現(xiàn)在常用的教務管理系統(tǒng)多采用C/S與B/S模式相結(jié)合的管理模式，即在學校內(nèi)的各主要教學管理部門安裝客戶端軟件，供專門的教學管理人員使用，同時架設web服務器，供教師和學生在網(wǎng)絡上查詢相關教學信息。這樣的管理模式將大部分的管理工作放在客戶端，減輕了數(shù)據(jù)庫服務器的負荷，同時擴大了網(wǎng)絡教務管理系統(tǒng)的覆蓋面，管理效率較高。

在決定購買商業(yè)化的教務管理系統(tǒng)前，必須進行系統(tǒng)功能基本需求分析，即擬引進的教務管理系統(tǒng)應具備哪些基本功能和要求。在滿足基本功能的基礎上，分析系統(tǒng)特殊功能需求，即根據(jù)學校教務管理工作的實際，對即將購買的教務管理系統(tǒng)具備的功能提出特殊要求，主要包括購買引進后根據(jù)自身需要進一步修改和完善的功能和要求。整個過程中，高校需結(jié)合自身實際，建設符合自己需要的教務管理系統(tǒng)，形成學校教務管理工作特色。

3.引進與自主開發(fā)相結(jié)合模式。

一些新建本科院校在建設綜合教務管理系統(tǒng)時，分析以上兩種教務管理系統(tǒng)升級方式后，選用了與軟件公司合作共建的方式，即引進與開發(fā)相結(jié)合。這種方式是新建本科院校在充分調(diào)研購買商業(yè)化教務管理軟件的弊病，同時具有一定的自主研發(fā)能力的基礎上做出的選擇。

本科院校在充分利用自身資源，發(fā)揮自主開發(fā)能力，針對自身教務管理工作的特點即管理功能進行軟件設計，對整個教務管理流程進行調(diào)研和再造，貼合實際分析自主開發(fā)模塊，包括學校自身個性化需求的一些模塊，同時挑選相應的商業(yè)公司做得比較成熟的通用模塊進行購買引進。自主開發(fā)的模塊主要針對所在高校，通用模塊是所有高校教務管理系統(tǒng)中共有的功能模塊，二者相結(jié)合，開發(fā)出個性化的符合學校自身特點的教務管理系統(tǒng)，這樣形成的“個性”與“共性”相結(jié)合的教務管理系統(tǒng)能最大限度地滿足學校教務管理的需求。

三、新建本科院校教務管理系統(tǒng)優(yōu)化升級模式的利弊分析

1.自主開發(fā)模式的利弊。

由高校從自身主體地位出發(fā)研究設計教務管理系統(tǒng)，能夠很好地解決教學管理系統(tǒng)本土化問題。教務人員作為教務管理系統(tǒng)的主體，直接參與系統(tǒng)的設計，由于其對本院校的實際情況十分熟悉，最了解所在高校的組織結(jié)構、規(guī)章制度和辦事風格，這樣開發(fā)的教務管理系統(tǒng)就不僅是一個管理工具，開發(fā)系統(tǒng)和教務管理的過程也有機結(jié)合，這樣研發(fā)的教務管理系統(tǒng)更加適用于本校，同時便于日后的修改、維護及對本校教職工的使用進行培訓。

但是這種模式也存在弊端：研發(fā)團隊的力量強弱及其穩(wěn)定性直接影響系統(tǒng)的后續(xù)建設工作，直接關系系統(tǒng)建設任務能否順利實施；系統(tǒng)穩(wěn)定性、拓展性和通用性不強，不利于維護和升級；教務管理人員的流動性也會對系統(tǒng)的維護和更新造成麻煩，一旦系統(tǒng)設計者離開本職工作，甚至可能造成系統(tǒng)癱瘓或停用；同時，學校經(jīng)費的投入，相應規(guī)章制度的建設，都會影響教學教務管理系統(tǒng)的實施。

2.直接購買引進模式的利弊。

商業(yè)化運作良好的軟件公司開發(fā)出的系統(tǒng)一般技術含量高，功能強大，系統(tǒng)的靈活性、易用性、安全性、穩(wěn)定性、擴展性和通用性較好，而且，運作周期短，只需要在原來成熟的系統(tǒng)軟件上稍作修改即可上線運行。

但是，由于商業(yè)軟件公司缺乏高校教務管理實踐經(jīng)驗，對教務管理業(yè)務的了解不夠，導致對教務管理的一些細節(jié)問題處理得不夠深入。其次，基于商業(yè)利益的角度考慮，軟件公司為了盡快完成系統(tǒng)驗收，在進行系統(tǒng)的初始化安裝后，只給予短時間的系統(tǒng)測試，就催促高校簽訂驗收協(xié)議。高校往往缺少深入測試和全面驗收的環(huán)節(jié)，導致最終系統(tǒng)在使用過程中問題頻出。最后，軟件公司的售后服務的好壞也直接影響系統(tǒng)的使用效率高低。一旦驗收成功，隨著教學改革的不斷深入，教務系統(tǒng)出現(xiàn)不適應教學管理需要的地方，再找研發(fā)公司的時候，就必須進行二次投入。很多新建本科院校在升級教務管理系統(tǒng)時，往往是一次性投入之后，受限于經(jīng)費等原因，很少根據(jù)教務管理的實際進行定期更新和維護，使得教務管理系統(tǒng)滿足不了管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要，阻礙教務管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

3.引進和自主開發(fā)結(jié)合模式的利弊。

這種方式綜合了上述兩種方式的優(yōu)點，教務管理人員直接參與教務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)，自主開發(fā)符合自身特色的系統(tǒng)功能模塊，引進各高校使用成熟的教務管理系統(tǒng)模塊，不僅充分發(fā)揮了自身資源優(yōu)勢，節(jié)省了經(jīng)費的投入，而且最大限度地共享了資源，使開發(fā)出的系統(tǒng)能最大限度地滿足自己的需要。從理論上講這是教務管理系統(tǒng)優(yōu)化升級的最理想方式。

但是實際調(diào)研發(fā)現(xiàn)這種方式也存在弊端，主要表現(xiàn)為：首先，教務管理系統(tǒng)不是各功能模塊的堆積，不能簡單地進行拆分，這就導致自主開發(fā)的模塊與從軟件公司購買的模塊之間的無縫對接很難實現(xiàn)；其次，高校與軟件公司容易各自從自身角度出發(fā)，對于系統(tǒng)運行中產(chǎn)生的問題往往將責任歸咎于對方，高校甚至會在軟件應用過程中出現(xiàn)抵觸情緒。

四、結(jié)語

新建本科院校教務管理系統(tǒng)的建設，應充分尊重本校需要及高等教育改革與發(fā)展的要求，在充分調(diào)研的基礎上，購買較為符合自身需要且應用成熟的教務管理系統(tǒng)，教務管理人員必須作為主體參與系統(tǒng)后續(xù)的改進與研發(fā)，不斷更新完善，使其長期、穩(wěn)定、有序地運行和使用。

新建本科院校教務管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級是一個循序漸進、不斷完善的過程，不可能一蹴而就。充分認識教務管理系統(tǒng)各種優(yōu)化升級模式及其優(yōu)缺點，對新建本科院校教務管理系統(tǒng)的建設具有重要意義。

［1］陳新民.新建本科院校轉(zhuǎn)型研究［J］.教育發(fā)展研究，2009（1）：46-49.

［2］鄭繼兵，方園.高校綜合教務管理系統(tǒng)本地化應用現(xiàn)狀及發(fā)展建議［J］.長春工業(yè)大學學報高教研究版，2012（3）：86-87，129.

［3］余輝.高校教務管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀及改進［J］.網(wǎng)絡安全技術與應用，2013（9）：116-117.

桂林航天工業(yè)學院2013年度教學改革研究項目（編號：2013JB32）階段性成果。