農業科研檔案規范化管理研究

張冬娥

[摘 要]我國最重要的農業科研和生產信息的資源就是農業科研檔案，其也是農業科技檔案的重要組成部分。我國農業科研檔案目前在管理上還存在著一些問題。本文就農業科研檔案規范化管理做一番探討。

[關鍵詞]農業科研；科研檔案；規范管理

引言

農業科研檔案主要包括農業科學研究中從客廳立項、申報、進程、總結、結題再到成果鑒定這一系列過程中的各種檔案材料，當然，不僅僅是只是農業，還包括林業、副業、漁業、牧業等。其是科研工作者在研究過程中形成的各種聲像、電子、文字材料等的總稱。也是農業科技檔案的重要組成部分。由于在管理農業科研檔案的過程中還存在一些問題，導致一些問題的發生，從而產生資源的重大浪費。因此，有效的管理農業科研檔案是檔案管理人員最重要的工作[1]。

1.檔案管理中存在的問題

1.1不重視檔案管理工作

有很多的科研工作人員和科研單位的工作領導只重視給單位和個人能帶來利益的工作，比如：申請科研項目、申報科研成果、落實科研計劃等這些都是能給單位或者是個人帶來直接利益的。從而忽略了科研檔案工作。因為，科研檔案并不能為他們帶來立竿見影的利益成效，導致他們不會重視這份工作，尤其是對形成科研檔案的中間環節最不重視，從而就造成了檔案不完整及流失的現象。

1.2不重視檔案管理工作的性質

由于有的單位科研檔案人員被消減或者是兼職，更有甚者是沒有分管領導，把檔案管理工作安排給閑散人員去做，而檔案管理人員又頻換的更，從而使檔案管理工作非常的混亂。

1.3工作人員歸檔不積極

由于，檔案管理工作和工作檔案管理工作人員的切身利益不掛鉤，這也是導致他們工作消極的原因。同時，有些成果的研究人員受到經濟的影響，讓他們想將發明據為己有，且單位又沒有具體的制度約束他們，甚至有的科研人員為了自己的方便，從而不將檔案歸檔[2]。

1.4不注意科研文件的積累

科研檔案的前身就是科研文件，科研文件具有很高的再利用價值及指導價值都是因為其記錄了科研成果的研究過程。但，檔案人員和科研人員平時不注意保存科研文件，導致歸檔時科研文件收集不完整，從而造成很大的損失。

1.5檔案管理方式落后

檔案的數量隨著時間的推移和科技的進步越來越大，這給提供利用和保管的工作都帶來了很大的困難，再加上管理的手段和方法都不先進，非常的落后，檢索工具也是單一的，工具單一通常表現在查閱工具，用的最多的查閱工具就是手工制作的目錄或者是專題卡片，檢索方法速度慢而且還很落后，準確率又不高。同時，在檔案管理上計算機運用的很少，這就導致了檔案信息在加工、存貯及傳遞等方面都缺乏了先進的技術設備[3]。

1.6開展編排工作不夠

提供檔案服務的一種高層次形式是檔案編研。其是一種創造性的勞動。檔案的開發利用和檔案編研工作的好壞有直接關系。我國大多數單位目前還停留在一、二次文獻的編研上。

1.7檔案管理人員業務水平低

隨著現代農業的發展，由于以往的農業科研檔案管理人員文化水平普遍低下，特別是檔案專業的管理人員就不用說了，他們的現狀很難適應我國目前的現代科技飛速發展的需要。且他們的工作效果也不能給科研帶來方便和效益。

1.8檔案內容不完整

雖然科研單位對農業科研成果進行了歸檔，但是，科研檔案工作中還存在內容不完整、歸檔手續不齊全的問題。這都表現在：核心內容不準確或缺少、科研文件缺失、歸檔手續中缺少相應的文件等。

2.規范農業科研檔案工作

2.1設立專門的科研檔案機構

由于農業科研單位都不是很重視檔案管理工作，導致檔案管理工作非常的混亂。因此，要改變這種情況，唯有設立一個專門的可以檔案機構，讓專業人員負責檔案管理。同時還要加大力度宣傳科研檔案工作，并讓工作人員都認識到這份工作的重要性。并且，還應完善獎勵制度，讓檔案管理工作和切身利益掛鉤，保證他們受到科研人員的同等待遇及尊重，以增強他們的責任感[4]。

2.2建章立制，從頭抓起

制定相應的規章制度，首先要根據檔案法的要求，并結合自己所在單位的具體情況才能建立。建立規章制度是為了讓科技人員能夠了解形成檔案的各種要求，并有意識的開始收集和整理檔案材料。同時確保材料的內容和質量。其次是，定期對各個材料歸檔進度進行檢查，發現有沒有及時歸還的檔案，要提醒科研人員將材料及時的歸還。通過建章立制這樣一個方法讓檔案管理人員和科研人員共同努力，從而形成規范的、完整的、科學的檔案原始材料。

2.3建立激勵機制，做好科研檔案收集工作

為了做好農業科研檔案收集工作，我們首要要根據其特點，將收集的工作范圍概括為：歸檔課題、立項課題、鑒定成果、品種備案等不同的階段。且每個階段都要記錄數據、往來文件、報告、圖紙、書寫材料等，并且保存。因為這些都是農業科研活動的直接記錄。為了促進科研檔案材料的完整、全面、科學，應根據實際情況制定考核獎罰制度。將歸檔完整、系統、全面、科學作為卡考核內容。從而科研人員和檔案管理人員的工作熱情及積極性[5]。

2.4開發利用農業科研檔案信息資源

開發利用農業科研檔案應該考慮幾個問題。第一是考慮檔案管理人員的事業心和責任感。第二是要考慮農業科研檔案有沒有按照農業部頒布的標準進行分類。第三是考慮有沒有針對性和實用性。第四要考慮加強農業科研檔案工作的保密。第五是要從更深層次的方面去研究農和開發農業科研檔案的信息資源。其開發利用方式有三種，分別為：編制各級各類目錄，豐富檢索手段、加強安全保密工作、通過口頭或直觀方式宣傳報導科技成果。

2.5管理方式現代化

自進入新世紀，檔案管理工作的發展方向勢必往檔案管理微機化方向發展。一些條件還可以的科研單位可以利用計算機系統開發并研制有查詢、檢索、閱讀等功能的農業科研檔案數據庫，并制成光盤。這樣一方面可以開展有償信息服務，且可以作為科研交流和科研活動的饋贈資料，以擴大檔案信息。另一方面可以永久的保存和記錄農業科研檔案。這些都要求科研工作者有很高的業務水平，同時熟練掌握微機知識。就算不能跟編制軟件，那也要回使用軟件[6]。

2.6及時做好編研工作

及時做好編研工作有三個步驟。首先是將深奧的科研成果編研成可操作、簡明、可直接應用于生產時間的農業實用技術，并通過各種形式傳播給農民。其次是參考檔案資料并搞好立項。最后是通過查閱并收集往年有關的同一個問題的農業科研檔案，并分析歸納整理成綜合評述。

2.7提高農業科研檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作不但需要工作人員具有認真負責的工作態度，還要求他們就具有相當熟練的專業水平，具有現代的管理意識和技能。因此，提高檔案管理人員的管理質量，就必須要提高他們的專業素質和文化素質。除了提高他們的綜合素質還要讓他們掌握黨和國家的各項科研方面制定的方針政策。同時還要完善檔案的管理制度[7]。

2.8規范檔案收集內容

檔案管理工作的基礎和關鍵就是檔案材料的收集。目前，我國檔案法規定，國家規定的立卷歸檔的材料要定期地移交給單位檔案機構，個人不得據為己有，這樣方便集中管理。檔案管理人員還應該根據科研檔案的特點，要求課題調研人員一定要按照嚴格要求執行，并將他們在科研活動中的過程都按按計劃的分階段積累和收集，然后按規定移交到檔案室，從而保證原始檔案材料的規范、統一、科學、標準。

結語

隨著現代農業的發展，科研檔案管理工作中存在的問題，如：檔案管理人員的水平低下、綜合素質不高、沒有完善的獎勵制度等等，這些問題致使檔案資源的重大浪費。因此，農業科研檔案管理工作重點就是如何做好現有農業科研檔案的管理工作，總而言之，規范管理農業科研檔案工作有利于科研技術的總結和繼承，并且還促進農業科學技術的進步和發展。且還是實現檔案信息資源有效利用的根本保障。因此，只有高度重視農業科研檔案管理工作、不斷完善管理制度、重視體制機制創新等，才能讓農業科研檔案工作取得新成效[8]。

參考文獻：

[1]林丹青，陳偉.關于新時期農業科研檔案管理的思考[J].現代農業科技，2010.5（11）：21.

[2]馬金星，章瑤.對農業科研檔案信息資源開發利用的探討[J].安徽農業科學，2011.11（03）：15.

[3]楊承富，劉瑛，黃光昱.基層檔案部門實施檔案信息化的思考[A].新時期檔案工作論文集，2013，2（11）：25-27.

[4]李曉煜，呂孟雨.農業科研單位檔案管理隊伍的現狀和改進建議[J].河北農業科學，2011，6（11）：134-135.

[5]鄭莉.農業科技檔案工作存在的問題與對策[J].農技服務，2010，2（08）：9.

[6]王兆華.時佩君；；農業科技檔案與新農村經濟建設策略研究[J].農業科技管理，2012，12（03）：12-13.

[7]張振玲.農業科技檔案信息資源開發利用新思路探索[J].山東農業科學，2010，9（05）：6.

[8]王芳，湯明.農業科研單位檔案管理信息化初探[J].現代農業科技，2012，6（08）：15-16.