淺談數字檔案館信息服務

孫雪

[摘 要]隨著數字時代的來臨，數字檔案館、數字圖書館的建設也逐步完善，同時越來越多的檔案用戶具備了計算機網絡的使用能力和環境并習慣于依靠網絡進行信息檢索與瀏覽，這就要求檔案部門轉變信息服務的模式，建立一個理念更為先進，服務模式更為優化的數字檔案館信息服務體系，為檔案用戶提供一個無縫集成的信息服務環境。

[關鍵詞]數字檔案館；信息服務；淺析

一、數字檔案館信息服務的概念

所謂數字檔案館信息服務，是指在網絡環境下檔案部門利用計算機、通訊和網絡等信息化技術從事檔案信息采集、處理、存儲、傳遞和提供利用等一系列活動，以達到“為檔案信息用戶提供所需數字檔案信息產品和服務、滿足檔案信息用戶解決現實問題的檔案信息需求”的目的。

二、數字檔案館信息服務的特點

（一）服務方式智能化數字環境下，檔案工作者可以借助計算機對信息資源進行智能檢索、分析、處理，根據文件的內容特征在文件之間建立起多種鏈接，各信息節點（存儲檔案信息的文件）間形成多網狀結構，可以任意角度來顯示檔案信息的有序化。利用者查閱檔案，一個檢索要求可以將所有相關信息一次檢索出來，大大提高了查全率。另外還能提供新技術支持，使用戶能細化需求，分析結果，變換信息形態，從而更好利用檔案信息資源。

（二）服務資源的數字化、虛擬化服務資源的數字化是指檔案信息服務資源是以計算機可讀的數字形式存儲；服務資源的虛擬化，是在檔案部門在保持自身館藏實體檔案的同時，以數字檔案館的形式通過網絡互聯和資源共享來構建虛擬檔案信息資源。每個數字檔案館都是檔案信息資源網絡的一個節點，從一定意義上說，數字檔案館的資源可以無限擴大。

（三）服務內容的知識化數字檔案館信息服務的工作重心已從檔案文獻單元轉移到檔案信息知識單元，強調檔案信息資源的開發與利用，為檔案信息用戶提供的不僅是檔案信息線索及相關檔案文獻，更主要的是直接提供用戶急需的能解決問題的檔案信息知識。

三、檔案信息服務理念的更新

（一）由被動服務轉向主動服務傳統檔案信息服務主要針對直接查詢檔案信息的利用者，被動受理檔案查詢業務，從而使得檔案信息服務范圍狹窄，不利于檔案信息的傳播。數字時代，網絡用戶數量是巨大的，很多網絡用戶都是檔案部門潛在的服務對象，這要求檔案業者必須轉變觀念，積極主動地分析與挖掘檔案信息的潛在用戶，開展有效的主動服務。

（二）由封閉服務向開放服務轉變數字時代的信息服務環境是開放、互動的信息交流平臺，傳統的固步自封的信息服務理念、做法亟待改變。檔案信息服務要從傳統的內部業務活動轉變為社會的外在的信息服務，開闊視野，加強合作意識，與外部相關的檔案信息機構展開各種協作活動。

（三）信息服務與知識服務的融合傳統的檔案信息服務一般局限于為利用者提供所需的檔案、數據或查找線索等低層次的服務。數字時代的信息資源是極大的豐富，獲取有價值的檔案信息所需時間更長，僅僅依靠單一的檢索性的信息服務是不夠的。檔案人員不僅要成為一個合格的信息領路人，還要對檔案信息的內容進行深層次挖掘、加工，從“文獻單元”揭示向“知識單元”揭示轉變，提供著錄細、標引深、內容精的知識信息，為檔案用戶提供高質量的知識性的信息服務。

（四）人文服務與技術服務的融合現代信息技術飛速發展，檔案信息服務一般采用虛擬界面為利用者提供信息服務。數字時代的用戶接觸的都是計算機與虛擬的信息網絡，缺乏傳統的人文環境，用戶更需要傳統的人文關懷、希望得到人性化的服務。因此，檔案人員必須樹立人文觀念，將人性化服務融入到技術服務中，提供更為親近、溫暖的信息服務。

四、數字檔案館信息服務模式的優化

（一）構建主動、高效、開放的數字檔案館信息服務體系為保證檔案信息服務的高質量，準確全面地為用戶提供所需信息，數字檔案館信息服務模式可以從內網、外網兩個不同的方式著手。就外網而言，可以在網絡不同節點間建立由問答系統、知識庫、反饋系統等功能模塊組成的直接面對檔案用戶的表層界面。其主要功能是與外界進行各種形式的信息交流與溝通，包括分析、整理用戶的信息需求，及時反饋用戶的意見等。在內網可建立綜合的檔案服務信息中心，包括檔案信息資源數據庫、信息提供系統等。其主要功能是針對表層界面傳來的信息需求，從檔案資源數據庫中查找并提供系統化、知識化的信息給用戶，并根據反饋信息及時更新補充檔案信息資源庫。內、外網的區別不僅僅是功能與作用的不同，更主要是使用權限與信息安全程度的不同。內網是內部的局域網，其使用和維護由檔案部門來進行，目的在于保護檔案信息資源的安全存儲與系統的正常運行。而外網則是面向全球的因特網，任何用戶都可通過外網享受信息服務，其主要目的是為最大范圍的用戶提供信息。內網、外網的分工合作，使得用戶和信息服務系統之間維持著有序的信息交流活動，從而構成一個主動、高效、開放的數字檔案館信息服務體系。

（二）數字檔案館信息服務的專業化數字檔案館信息服務的專業化趨勢主要體現在兩方面：一是檔案信息服務機構的專業化設置。與圖書館相比，檔案館信息服務業務的開展沒有設立專門的檔案信息服務機構，只是開展一些零散的服務業務。因此，設立專門機構很有必要，甚至可以考慮設立社會化管理、市場化運營的專門檔案信息服務機構。二是檔案信息服務業務能力的專業化。這主要從兩方面入手，首先要確立檔案信息服務的核心業務，集中開發核心用戶群的信息服務，提高信息服務的深度與質量。其次要培養專業化、復合型的信息服務人才，這是推動數字檔案館信息服務的專業化的智力保證。數字檔案館信息服務人才不僅需要圖書、情報與檔案管理方面的專業知識，也需要一定的計算機、歷史文化等方面的知識。

參考文獻：

[1]周玲.對檔案信息化建設的思考[J].檔案學通訊，2003（06）.

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