淺論圖書資料固定資產管理存在的問題與解決方案

魏蔚　易平

[摘 要]在對圖書資料清查的過程中發(fā)現，資料固定資產管理還存在諸多問題。特別是對館藏歷史悠久且文獻豐富的圖書館，這些問題更加突出。要確保圖書資料管理質量，必須加強規(guī)范化的固定資產管理。本文對圖書資料固定資產管理中存在的問題進行剖析，并提出有效的解決方案。

[關鍵詞]圖書資料；固定資產管理；問題；對策

引言

國家財政部進行的國有資產清除工作至07年已經結束，在清查工作中對圖書資料固定資產管理中存在的紕漏以及圖書資料管理制度等問題進行了深層次的剖析。圖書資料管理中這些問題嚴重影響了圖書館的發(fā)展。因而，采取有效的方法加以解決勢在必行。

1、圖書資料固定資產管理存在的問題

1.1缺乏資產管理意識和管理機構

當前，圖書館雖然已經建立了固定資產的管理制度，但是因為缺乏資產管理的觀念導致這些制度形同虛設，無法真正落實。而且，當前建立的管理制度還不完善，例如，缺乏資產管理制度，領導外借設備現象嚴重等等，這些都影響著固定資產的管理。

1.2不規(guī)范的文獻移交管理手續(xù)

對固定資產管理的要求，各級部門并不嚴格，因而管理者在實際管理中為了減輕工作量，往往會簡化文獻資料移交和接收的手續(xù)。從購買新文獻資料到資料在圖書館中的流通，整個環(huán)節(jié)必須制定一個詳細的清單，但是有的圖書館把這個程序簡化成一個數據或者是不嚴格的交接單。入庫的文獻資料也沒有進行清點，交接程序不嚴格，使得很多圖書資料入庫數量和質量都無法保證。

1.3賬物管理缺乏相互監(jiān)督

購置文獻資料的整個過程從報請到核算都應該嚴格遵守和實行，但是在傳遞或者典藏時卻簡化了程序，執(zhí)行不嚴。例如，沒有建立資產明細賬目，只對一些接收的文獻數量進行簡單的記錄，對典藏的監(jiān)督和管理缺乏；對于資料清點以及文獻損害和丟失缺乏相應的制度，使得圖書館資料十分混亂；資料統(tǒng)計上沒有嚴格的制度，制定報表時也不及時；有的圖書館中的資料甚至沒有登記入賬，諸如捐贈的文獻等；內部私藏在圖書館中十分普遍，防竊力度不嚴；最后，圖書館實施的非動態(tài)化的管理，重視使用忽視管理，賬物不符的問題也十分嚴重。

1.4期刊冊數統(tǒng)計不科學

在圖書館資料固定資產統(tǒng)計中，要求把期刊合訂成一冊。因為以往的期刊無法完全裝訂所以采用的是種數乘以系數的方法計算，這種方法計算后結果往往和實際數量相差太大，導致金額和數量不準確，影響了總量的真實性[1]。盡管，目前已經開始采用延時統(tǒng)計，但是原來的錯誤還沒有得到更正。

2、解決方案

2.1采取控制活動，加強部門監(jiān)督和配合

圖書館資料固定資產的申購、采購到報廢等一系列環(huán)節(jié)都要嚴格的加以控制，可以采取以下幾點措施：

第一，圖書財務部門和資產部門在相互獨立的同時也要相互配合。

第二，對于總量以及金額較大的設備申請購買之前要開展調研和論證，在資產職能部門安排后才能進行。

第三，在購買大量設備和儀器前可以在網上進行招標，同時要紀檢部門參與。

第四，驗收設備時要由資產職能部門和使用部門的專業(yè)人員參加，確保驗收效果。

第五，定期清查各個部門使用的資產，對損壞和丟失的資產要及時的維修，確保賬實相符。

第六，提高審計、職能、財務部門對圖書資料固定資產管理的監(jiān)督，各個部門要相互配合確保內部控制完善化。

2.2培訓高素質管理隊伍

圖書資料固定資產管理部門要選擇有責任心，業(yè)務能力強的人員擔任管理工作，而且選擇的人員要穩(wěn)定，對這些人員應該定期的進行培訓，增強其業(yè)務水平和管理能力。圖書資料固定資產管理人員對于資產的登記、盤點、維修等工作要細致到位，管理人員要經過培訓后才能上崗工作，上崗后為了確保工作有序開展也就要定期進行培訓。財務部門以及資產管理部門要定期對資金的使用情況進行清查，對資產管理中存在的問題及時發(fā)現和處理，清查的結果要編制成報表，報廢資產要辦理相關手續(xù)，對于閑置的資產要及時的調配。做到賬實相符以提高圖書資料資產管理效果。

2.3統(tǒng)一標準、數據和要求

2.3.1賬簿

以固定資產管理標準作為明細賬目依據，無論圖書館采用紙質還是電子的方式全館都要統(tǒng)一進行。對于典藏賬簿以及會計賬簿等都應該和財務管理的要求相符合。

2.3.2價格

價格是文獻資料的基礎，也是圖書資料固定資產管理的一個重要項目。在圖書館的館藏文獻當中，對于屬于非人民幣標注的方法要在保留原來標注的基礎上通過對不同年代的匯率情況參考進行折算注明。在以后文獻入藏時，不使用人民幣結算方法的要由采購部門在封底增加人民幣標準方式[2]。而修補破損的圖書資料時也要在新的封底上標準價格。

2.3.3保管

圖書館的庫房應該要專門人員進行管理。管理人員對自己管理范圍的圖書資料要以《普通高等學校圖書館規(guī)程》為依據，確保資料完好[3]。管理人員還應該定期的巡庫。為了方便管理，對于帶有光盤的資料要把光盤的內容上傳到管理系統(tǒng)中以讀者閱讀，而光盤和書籍分開收藏時要有專架，并且在封面要標注對應的信息。

2.4實行動態(tài)管理

確保固定資產管理有序，實施動態(tài)管理是關鍵。動態(tài)化管理包括：

第一，對圖書文獻的進出要進行全程的管理，避免出現滯后問題。

第二，把采購和典藏作為管理面，典藏和館藏作為另外一個管理面，進行聯(lián)動管理，上下監(jiān)督，相互制約[4]。

第三，一旦發(fā)現問題要及時糾正。

3、結論

文獻管理是一個系統(tǒng)的工作，只有持久的堅持才能確保管理效果。為了避免國有資產的流失，對圖書資料固定資產進行管理是必要的。圖書館資料的管理是具有科學性和規(guī)律性的，只有掌握其規(guī)律和科學性的基礎上才能提高管理效果，發(fā)揮資產的效益，促進圖書館的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]韓淑紅，郭健民.高校圖書館文獻資產流失現狀及管理對策研究[J].圖書館建設，2009（1）：69-71.

[2]吳壽風.淡談行政事業(yè)單位固定資產管理[J].財會通迅，2010，（1）.