圖書館檔案管理與圖書館事業的發展研究

吳小寧

[摘 要]在當今信息被廣泛應用的時代，圖書館事業的發展也日趨被人們所重視，而要促進圖書館事業的發展，做好管理便順利地成為了其重要的前提條件。在圖書管理中，檔案管理作為一項不可或缺的管理工作占據著十分重要的地位，能否將這一工作做好，將會對圖書館日后的發展起決定性的影響。筆者根據自身對圖書館檔案的認識，對圖書館檔案管理工作在圖書事業發展中所起的作用做了淺要分析，并從中提出了一些強化管理的建議和措施，希望能給相關工作人員提供參考。

[關鍵詞]圖書館；檔案管理；圖書館事業；發展

引言

檔案管理工作極具挑戰性，它以實踐為基礎來獲得相關內容，在圖書館事業發展過程中起著相當大的作用，檔案中囊括了人們的各種活動方式、活動后的感悟以及人們的發展等內容，能夠為日后的工作起到引導和促進作用。圖書館事業的發展離不開檔案管理，許多活動的開展都也與檔案管理緊密掛鉤，它們之間是相輔相成的，認真落實好檔案管理工作，不僅能夠促進圖書館工作中的交流，還能夠推動各個相關工作的順利進行，由此可見，提高檔案管理水平對于圖書館的發展而言是意義重大的。

1.圖書館檔案記載著圖書事業的發展歷程

檔案管理工作在圖書館事業發展中所發揮的作用是不容忽視的，檔案中不僅僅記錄了圖書館的歷史活動，還對圖書館中的一些服務、建設發展有所記載，這些記錄是圖書館的財富，從整體上反映出了圖書館的綜合實力和基本活動。

1.1檔案的形成及分類

圖書檔案是圖書館各項工作環節中所產生或直接形成的原始記錄的載體，對于圖書管理工作有著一定的利用價值。在國家有關法律和法規中，圖書館檔案被分為九個一級類目，依次包括：行政管理、圖書業務、會計檔案、黨群工作、人事檔案、設備檔案、基建檔案、實物和聲像檔案。

1.2檔案收集和整理

檔案的收集是檔案管理工作的開端，也是檔案從無到有的過程，在這一過程中，包含著對各類文件的收集，主要包含兩大方面內容：圖書館檔案室接收和征集檔案。在對文件的收集過程中，需要做到細心仔細，對工作過程中產生的原始記錄都要進行精確統計和保存，以免遺漏，便于日后可能需要的總結與查閱。檔案收集的任務是解決檔案分散狀況與保管、利用檔案要求，合理集中矛盾，只有“化分散為集中”，才便于保管和利用。

2.檔案管理是圖書館工作的基礎

2.1完善檔案管理設備

在檔案管理工作中，檔案的安全保管至關重要，為此，圖書館可在檔案管理的細節上做文章，例如將原有的保密性不強且容易破損的檔案袋替換成更為科學專業的檔案袋，這樣更有利于檔案的管理和查找，避免了因檔案凌亂不堪而難以查找的現象。

2.2提高檔案工作質量

工作人員在進行檔案管理時，要依據相關標準來對檔案的各項工作方案進行新一輪的修訂，將每一分每一秒都把握在手，充分地加以利用，全面整理圖書館各個時期的檔案，要使得檔案資料能夠用合理的方式進行類別劃分、卷目清晰、擺放有序、查閱方便。

2.3加快檔案管理步伐

當今世界的現代化發展趨勢也要求檔案管理能夠向著現代化的方向發展，這對于檔案管理效率的提高起到了促進作用。為了達到這一目標，圖書館可以增設一些必要的現代設備，如打印＼復印機、掃描儀、計算機等，并在此基礎上采用一些檔案管理軟件，全程以計算機來進行管理操作，從而提高檔案管理的效率，進一步促進圖書館事業的發展。

3.如何做好檔案管理工作

3.1增強工作人員的檔案意識

檔案意識的加強在當今社會已成了普遍的趨勢，隨著社會的發展，人們在潛移默化中提高了對檔案管理工作的要求，也越來越將注重點轉移到此項工作上來，檔案意識的增強，不僅對于檔案管理效率的提高起到極其重要的作用，對于其作用的發揮也具有深遠的意義。而相反的，檔案意識薄弱就會影響檔案作用的發揮，使得檔案無處可用。圖書館要制定計劃，定期對檔案管理進行監督檢查和考核，強化檔案管理工作，使其能夠高效快速地發展起來。

3.2領導要對檔案工作給予高度的重視

在圖書館的工作計劃中，應為檔案管理工作留有特定的位子并認真制定計劃，給此項工作予以高度重視，在此基礎上，領導要就檔案工作的重要性和要求向工作人員進行多次強調，讓他們從思想上重視起此項工作，讓此項工作能夠更加規范，更加嚴謹，更加科學，掀起新一輪檔案管理的高潮。

3.3對制度建設予以高度重視

制度建設對于檔案管理工作的影響很大，它的健全與否與其工作的順利有序進行密切相關，也為規范其管理奠定了基礎。為此，圖書館必須尋找一些有效的措施，提出切實可行的方案來對制度建設進行落實，如按相關工作要求，完善檔案管理制度，使其成為一個系統而有序的整體；原來分散的管理方式也可為集中管理方式所取代；做好對檔案的保管統計；做到管理中的每個工作都有依有據；為檔案管理的工作提供強有力的保障等。做好上述工作，定能推動圖書館工作的順利開展。

3.4提高管理水平，發揮檔案作用

尋求有效措施對提高檔案管理的水平進行不斷提升，在實際的管理過程當中，需要充分發揮人們的主觀能動性，對于技術手段，需要不斷地進行更新，這些都是能夠在一定程度上提升檔案管理水平的有效措施，同時也使得檔案管理能夠更加上升一個層次，在檔案管理當中，最重要的當屬管理人員的技術水平以及綜合素質，此外，責任心同樣也是不可缺乏的，只有這樣，才能夠不斷地開拓創新，提高檔案管理的整體效率和整體質量，從而能夠更加方便快捷地為圖書館提供高品質的服務。

4.檔案的管理在圖書館當中的運用

4.1檔案管理與圖書館業務統計工作的關系

檔案管理工作可被看做是圖書館業務統計工作的基礎，圖書館業務數據統計工作沒有人們想象的那么簡單，不如計算那般簡單講數字進行加減即可，而是比計算更為精確，更為科學的一種方法，通過對工作記錄的分析，可以比較出工作中的優缺點，并及時發現所存在的問題，便于有效可行方案及措施的提出。不僅如此，圖書館業務數據統計工作還能拋磚引玉，創新人們的思維，使其提出嶄新的觀點及理念，使圖書館將側重點放在正確的位置，為圖書館工作的順利進行提供保障。圖書館的業務數據統計工作具有自身的特性，如連續性，依據相關要求，它通過對原始記錄的分析來歸納得到最終的結果，以此來指導圖書館的日后工作活動。它在很多情況下，都能提供更為便捷的解決措施和方法。

4.2圖書館的檔案工作是人力資源建設的主要依據

圖書館必須要跟上時代的步伐，努力創新，滿足日新月異的需求變化，人才的培養和引進問題迫在眉睫。而人才培養計劃要循序漸進，不能毫無根據和計劃。如果圖書館沒有專業的人才資源的長期支持會造成與社會的脫節和管理上的拖沓，沒有針對性的培養也會造成人才資源的流失和浪費。

4.3檔案的管理工作能夠為圖書館質量的提升提供保障

檔案是描繪歷史的最佳憑證，另外，圖書館的檔案管理工作是圖書館從業人員在以往的業務過程中與讀者交流接觸所得的資料結合而成。業務檔案是根據在實際工作中針對圖書館開展每一項活動的真實記載，包含活動的策劃、實施和后期成效等內容。在讀者進行相關檢索時，可以根據個人需求進行信息的搜索。為了滿足讀者這項需求，圖書館必須對檔案進行認真的記載和管理，對每項服務活動的完整過程做好總結和文件資料。文件資料包括：活動的構思、預備實行方案、活動中出現的問題、活動所取得的效果、對活動的反思和總結等內容。這些文件資料為圖書館的未來奠定了堅實的基礎，為以后的活動提供了寶貴的資料和借鑒。在圖書館后期的活動中，這些檔案可以為相關業務者提供參考內容，可以節省前期準備的時間和工作量，甚至可以采取相同的思路，為服務工作提供了便捷之路，另外也對圖書館的品牌效應助一臂之力，更有利于特色服務的宣傳和推廣。

結束語

總的來說，檔案作為當今信息時代不可或缺的一部分而存在，其本身的特性就具有極強的說服力，能夠很容易引起人們的共鳴，無論是人們的實踐活動還是發展歷程都記錄于其中，它集合了各種方法、經驗以及成果，能夠作為圖書館之間學習借鑒的橋梁，使其取其精華、去其糟粕，從而促進圖書館事業的不斷改進與完善，更好地滿足廣大讀者的需求。因此，檔案工作在圖書館事業建設方面立下了不小的功勞，是圖書館事業發展中不可忽視的一部分，只有將檔案管理工作做好，才能把圖書館的服務工作做得更好。

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