電子政務實施與檔案信息系統標準化建設的基本內容與策略

何淑敏

一、基本內容

1、信息數據交換格式的標準化

信息數據交換格式是數據存在的一種特定格式編排要求。它可以將兩種或兩種以上的數據處理系統在使用不同計算機硬件、操作系統和檔案信息管理軟件時，能夠方便快捷地將數據從一個系統完好無損地轉換到另一個系統，從而為確保整個電子政務及所屬各功能系統之間的檔案信息相互連接、相互共享；歷史、現實及預測未來的檔案信息能夠相互可比、相互通訊的目的得以實現。在檔案信息系統中存在著大量的數據形態的檔案信息，具有數據交換的現實需要。因而，在建立和完善數據交換格式標準化過程中必須相應地要求：既要參照國際上現有數據交換格式標準，又要切合國內檔案管理軟件內部數據交換格式要求；既可以滿足檔案信息交換需要，又可以根據整個電子政務及所屬各功能系統發展不斷加以擴充，兼具完備、易用、可擴充和兼容特點，以利于整個電子政務及所屬各功能系統不斷發展變化的需要。

2、相關電子政務軟件的標準化

檔案信息系統作為整個電子政務系統的組成部分，要實現電子政務及所屬各功能系統之間實現業務協作、互聯互通、信息共享、保障安全這一要求，必須確定科學合理的工作原則，著力解決好相關電子政務軟件標準化問題：

規范統一的原則：相關電子政務軟件的標準化建設必須堅持具備合理的編碼體系和基礎數據構架，能夠滿足檔案信息管理所需對各種符號編碼、圖形編碼、行政區劃與檔案館代碼等基礎信息統一整合的管理需要，使檔案信息系統的功能與電子政務及所屬各功能系統“凝結”成為一個有機的整體，切實達到標準化建設的預期目的；

安全可靠的原則：相關電子政務軟件的標準化建設必須切實保證電子政務軟件系統與相關數據庫的可靠程度，實現包括檔案信息在內的各類管理信息能夠在不同系統之間進行無縫轉換，形成新的檔案信息開發與利用的技術手段，保障包括檔案信息在內的各類管理信息開發、利用與管理系統的一體化；

系統集成的原則：相關電子政務軟件的標準化建設必須重視相關檔案信息技術水平與進一步深化開發的能力問題，具有對系統內所有用戶終端的信息整合能力、并將相關業務信息與檔案信息視為一個整體，集成整合在統一的信息管理與利用平臺上，以便及時準確地收集、處理、傳輸與存儲包括檔案管理信息在內的各類管理信息，適應在電子政務框架下規范檔案信息系統的標準體系，實現標準化的需要；

保障應用的原則：相關電子政務軟件的標準化建設必須具備開展、實施業務咨詢的基本能力，提供相應的配套技術，以科學指導電子政務實施背景下檔案信息系統標準化管理體系與業務模式的升級與再造；并能夠兼容不同來源、不同業務平臺的各類管理信息，保障檔案信息系統在整個電子政務及所屬各功能系統中有效地獲得業務協作、互聯互通、信息共享、保障安全的實效的獲得。

3、檔案信息的標準化

在電子政務實施背景下，檔案信息標準是以數字形態存在的檔案信息產生與應用的依據，為了有效解決檔案信息在電子政務實施過程中出現的各種技術矛盾問題，實現檔案信息標準化尤為重要。檔案信息標準化是在電子政務實施背景下實現檔案信息共享的關鍵前提，在電子政務及所屬各功能系統中實現不同部門、系統、地區之間傳輸和利用數字形態的檔案信息離不開檔案信息的標準化建設。

完善檔案信息的標準化建設，必須從實際出發，結合計算機技術、網絡技術發展與檔案信息系統開發的現實需要，吸收、借鑒國內外的先進經驗，創新適合電子政務實施背景下檔案信息標準化的政策規定，促進檔案信息標準化建設，提高檔案信息標準化的水平：達到既要滿足適應電子政務實施背景下檔案信息系統標準化需要，又要關注與國際的相關標準接軌，為日后參與國際競爭和長遠發展奠定堅實基礎。同時，檔案信息標準化，不僅要考慮技術因素的制約，還要兼顧管理體制、經濟方式和執行措施方面的諸多影響。量力而行，強化指導、監督與執行的機制，推動檔案信息標準得到有效落實。

二、建設策略

1、“以人為本”的發展理念

隨著信息技術和互聯網技術的不斷發展，人民群眾挖掘知識和信息的需求與能力也在不斷發展，而增強人民群眾的檔案意識，是提高檔案信息開發利用水平的最為基礎的重要工作內容。同時，必須認識到：政府部門都是為了服務人民群眾而設立的。因此，所謂“以人為本”，即要求在檔案信息系統標準化過程中，實現從以管理為主向以服務為主的觀念轉變，形成一個發展檔案信息服務系統的新導向，還原電子政務服務社會、服務人民群眾的核心本質，牢固樹立以人民群眾為中心的檔案信息服務理念。包括檔案信息系統在內的整個電子政務系統理所當然地應當遵循以人民群眾為中心的原則，確立以服務人民群眾為導向的檔案信息系統標準化思想，以標準化的實施來保證每一位社會公眾無論身在何處，都可以得到公平、合理、便捷、高效的檔案信息服務。

2、“科學全面”的發展理念

電子政務實施背景下實現檔案信息系統標準化建設，必須立足于國家整體利益基礎上，從發展的視角統攬全局，協調電子政務網絡系統的全部信息資源，以國家公共網絡資源標準化建設為依托，廣泛吸納各政府職能部門的權威信息，在檔案信息系統標準的制定、實施等方面加強溝通合作，相互促進、互通信息、共同履行標準化的建設職責。舍此之外，任何獨自開發、閉門造車的方式都將注定會失去其存在價值。

3、“協調統一”的發展理念

統籌兼顧、協調發展是落實科學發展觀的一個鮮明特征，也是檔案管理部門一貫倡導的基本工作原則，包括檔案信息系統在內的整個電子政務系統標準化建設亦應當始終遵循這一基本工作原則進行。在標準化建設的實施過程中，要尊重電子政務系統、特別是檔案信息系統標準化建設的客觀發展規律，正確處理好現實效益與長遠效益、局部效益與整體效益、直接效益與間接效益、經濟效益與社會效益之間的關系；注重在人員培訓與知識提高、統一標準與合理布局、軟件開發與推廣應用等方面堅持統籌兼顧、協調發展的標準化建設原則，為發展和完善包括檔案信息系統在內的整個電子政務系統的標準化提供充足的科學保障體系。

4、“健康持續”的發展理念

就目前的整體情況看，全國各地電子政務系統建設的發展水平極不平衡，而其中檔案信息系統的建設發展水平更是不容樂觀。因此，在檔案信息系統標準化建設過程中，必須認真分析檔案信息系統建設發展的現狀，結合檔案信息系統建設發展的趨勢，在檔案信息的標準化、數據交換格式的標準化以及相關電子政務軟件的標準化等的建設方面制定切實可行的長遠發展規劃，在堅持從根本上杜絕朝令夕改、政出多門現象的同時，還要堅持避免重復建設、重復開發的弊端出現。為科學合理、可持續地發展包括檔案信息系統在內的整個電子政務系統標準化奠定堅實的組織與法制基礎。