如何優化事業單位人事檔案管理制度

宋宇

[摘 要]伴隨著改革開放進程的逐步加快，我國的經濟也飛速的增長。各大事業單位不斷發展壯大的同時也需要伴隨著更為頻繁的人事調動與更替。然而各部門人員的調動必然會給該部門的日常工作帶來一定的影響，因此對事業單位的檔案進行管理優化能夠幫助各單位更加高效的進行人事考評，進而幫助事業單位更為合理合理的進行部門之間的人事調動。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；優化

人事檔案是各大事業單位進行人事考評時最重要的參考指標之一，其關系到各事業單位或部門進行人事調整使得人員調動與安排，因此其對事業單位的發展具有十分重要的作用。進行人事檔案管理需要對部門各成員的文字信息進行嚴格的收集、整理、保管、鑒定以及統計的工作，盡管我國也曾經頒布過許多有關于人事檔案管理的制度，但效果卻不太理想，如何更好地優化事業單位的人事檔案管理制度依舊是我國各事業單位所面臨的瓶頸。

1.我國人事檔案管理所面臨的瓶頸問題

我國雖然曾經頒布過人事檔案管理方面的法律也制定過相應的規章制度，但就目前而言，我國事業單位人事檔案管理現狀依舊不容樂觀。總結起來我國人事檔案管理制度共存在一下幾點問題。

1.1管理意識薄弱

人事檔案管理意識薄弱是我國企事業單位人事檔案管理所面臨的首要問題，許多事業單位的領導在思想上沒有意識到檔案管理的重要性，認為人事檔案管理是可有可無的部分，只要有人在進行檔案管理就行了。這就導致了事業單位職工對人事檔案管理沒有清晰的認識，沒有很好的進行檔案管理工作。

1.2檔案管理人員素質不夠

目前在很多企事業單位中，進行人事檔案管理一般屬于“閑差”，而進行檔案管理的工作人員普遍沒有進行過專業的檔案管理方面的培訓，在整理檔案時只能一邊實踐一邊進行學習，因此管理檔案時也不夠專業。另外，有些檔案管理工作人員在進行檔案管理的過程中，利用職務之便修改他人檔案，進而為自己謀取利益，這樣也給人事檔案管理的過程中帶來了很大的困難。

1.3管理方式存在弊端

隨著計算機網絡系統的廣泛普及，我國現已逐步進入信息化社會。然而現如今我國企事業單位的人事檔案管理還是以手工操作紙質版材料為主。而紙質版的材料不僅不易存儲、已損壞，易丟失。另外，進行人工操作進行檔案管理時需要記錄大量的數據信息，這項工作繁瑣復雜，十分容易出錯，并且需要耗費大量的人力進行整理，也給檔案管理工作帶來了很大的難度。

很多企事業單位的檔案管理人員對利用計算機網絡進行人事檔案管理的安全性和全面性存在懷疑，這就在很大程度上限制了人事檔案管理電子化的迅速實現。既便是有些事業單位利用到了電子化的人事檔案管理系統，也只是簡單的將檔案目錄以及個人信息存放在電腦里以方便查閱，具體檔案的檢索和最終的出借都依然是憑借檔案管理人員手工操作。

2.優化人事檔案管理制度的舉措

在深入了解到事業單位進項人事檔案管理所面臨種種問題后如何對其進行優化亟待我們思考。事業單位自身提高檔案管理意識，逐步培養檔案管理人員的專業素質，在管理意識上做到與時俱進、建立信息化人事管理檔案，定期對檔案管理人員進行監管，這樣才能幫助事業單位更好地開展檔案管理工作。以下便對這幾方面進行展開分析。

2.1加強檔案管理意識，做好檔案管理的宣傳工作

要想進行人事檔案管理制度的優化改革首先就需要企事業的領導要從自身做起，深刻的了解人事檔案管理的重要性，正確、嚴肅的對待人事檔案管理工作，給下屬樹立一個好榜樣。另外，進行人事檔案管理的工作人員也要擺正自己的觀點，積極對待自己的工作，在進行檔案的收集工作時主動向職工宣傳人事檔案管理的重要性以及對個人發展的影響，鼓勵職工主動上報真實、可靠、全面的檔案材料，并且準確讓職工了解到及時歸還檔案對自身的益處，力求做到檔案的真實可靠、無遺漏。

2.2培養檔案管理人員的專業素質

人事檔案的管理人員需要熟知檔案管理方面的專業知識以及相關的法律法規，才能更加合理有效的進行檔案的整理分析。因此就需要各大企事業單位主動對專業素質較差檔案管理人員進行培訓，同時檔案管理工作人員自身也要積極主動學習檔案專業知識，切實掌握整理檔案的技巧，以提升專業素質。另外，人事檔案管理工作人員還要清楚自身職責，嚴格遵守職業道德，切實維護所管轄人員的檔案利益。而事業單位的管理者還要定期聽取匯報，在年度的總結報告中切實了解本機構檔案管理工作的成績和不足，以促進解決檔案管理中的問題，加強對檔案管理人員的繼續教育，并且有側重性地對檔案管理人員工作業績突出的人員給予積極評價或獎勵。

2.3采取檔案管理新方式，建立信息化檔案

要想更好地進行人事檔案管理的工作還需要事業單位領導具有與時俱進的思想，利用計算機網絡技術并且聘請相應的電腦工作人員，盡快實現人事檔案的電子化，以提高人事檔案管理的工作效率，通過使用各種終端設備，根據利用者不同的需要給予相應的權限，提供自動化服務。在時機和技術成熟時，可以提供更多遠程數字化服務。這樣不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，更是極大方便相關人員的借閱，使檔案在更多地方發揮更大的作用。

2.4建立有效的檔案監管機制

針對人事檔案管理過程中有些管理者修改檔案信息或者企業人員虛假瞞報的現象，還需要各大企事業單位建立起一套切實有效的檔案監管機制，定期規范和考察證實相關資料的真實性，建立有效的借出和歸還的管理體系從而使整個流程更加的嚴謹周密，不讓某些有心人有機可乘。也只有這樣才能保證檔案的安全可靠。

3.結語

人事檔案管理關系到各事業單位或部門進行人事調整使得人員調動與安排，對事業單位的發展具有十分重要的作用。準確了解現今事業單位或部門在人事檔案管理方面存在的弊端，不斷加強各企事業單位的檔案管理意識，提高檔案管理人員的專業素質，建立健全檔案監管機制，更好地優化事業單位的人事檔案管理制度，對我國事業單位發展具有積極地現實意義。

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