針對檔案管理信息化建設問題的研究

江沛鴻

[摘 要]我國檔案管理事業，在適應時代要求，不斷改革的路上，并不是一帆風順。信息化時代的到來，使得檔案管理工作者在擁有機遇的同時，也面臨挑戰，新時期的檔案管理工作，形勢更加嚴峻，因此，檔案管理事業在由傳統紙張管理模式向現代化信息模式所轉變的過程中，要勇敢的面對各種突發的問題，積極投入工作，為檔案管理工作的全面騰飛做出應用的貢獻。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；建設；研究

一、引言

就如其它事物的改革是為了適應時代發展的要求一樣，檔案管理的信息化也是為了適應社會信息化的發展，這是時代發展的必然要求，檔案管理信息化是要求檔案管理員在工作中拋棄原有的紙張記錄載體，而選擇高科技含量的計算機作為新的記錄載體，在記錄，收藏和管理檔案的時候，通過一系列的網絡技術與操作，來完成工作。這大大的提高了工作的效率和質量，統一了檔案形式，便于檔案的保存和提取。方便了工作的同時，也為檔案工作者節約了大量的時間，檔案工作者可以在工作中學習，以學習來促進工作，做到工作與學習的相統一，面對檔案事業信息化建設中的各種問題，可以積極應對，合理的解決，這才是新時代的檔案管理人員應該具有精神面貌。

二、檔案管理信息化建設所面臨的問題

（一）重視程度不足

當前，檔案管理信息化建設的現狀為應用軟件雜亂、標準化和規范化程度較低，嚴重影響著檔案管理整體水平的提高。究其根本原因在于，領導的重視程度不足、經費投入有限、硬件條件偏差、設備使用不全、管理模式守舊造成的，從而導致檔案工作者在檔案信息化建設中面臨著巨大阻礙。

（二）標準和規范不統一

檔案管理體制具體包括行業整體規范、行業的增效制度、行業的激勵機制與行業的績效評估。作為檔案事業這一整體，在機構設置上首先應有一套合理的層級關系和管理規范，以理順專業檔案館與同級綜合檔案館的關系，從而遏制綜合檔案館功能“弱化”的勢頭，增強其在檔案資源社會共享中的核心地位。針對目前的檔案館管理體制，建議在一個地區或一個城市設立一個中心檔案館，把現有的省市級綜合檔案館做大做強，成為真正意義的中心檔案館，才能有效地克服資源分割、政出多門，各自為政的管理模式，提高檔案館的輻射力、影響力、凝聚力。加強國家檔案資源建設，調整、整合檔案資源布局和結構也是一項重要的舉措。

（三）安全問題

檔案管理信息化建設所面臨的最重要問題是安全問題。檔案信息系統的安全主要表現在電子檔案數據和電子文件的安全以及檔案信息在網絡利用中的安全等方面。同時，檔案管理信息化建設也會受到人為因素和存儲介質的影響而產生安全問題，進而影響信息化建設進程。

（四）人員素質不高

檔案管理制度的信息化建設，是以人為主體進行的變革，合適的人才能夠以最快的速度掌握先進的技術，并能夠將其學以致用，舉一反三，避免了技術與管理流于形式。目前的檔案信息化建設，最缺少是能夠將檔案管理與計算機應用相結合的復合型人才，這樣，如果在檔案管理中出現問題，就只能求助于專業的計算機技術人員，給檔案工作帶來很大的不便。

三、完善檔案管理信息化建設的對策

（一）模式的轉變

在傳統檔案管理模式下，一般以紙質、錄像、照片、錄音等載體作為檔案管理的實體，并以手工操作的方式完成對檔案的編目、收集、保管、鑒定、統計、編研、利用等，導致檔案管理的工作量較大、工作程序繁瑣、信息資源被浪費。利用現代化信息技術對檔案信息資源進行系統化管理，可以實現信息資源的重復利用和多平臺共享，從而提升檔案資源信息的使用價值，提高檔案管理的綜合水平和服務質量。

（二）體系規范化

標準化和規范化是檔案管理信息化建設的基礎，由于檔案管理信息化具備跨國界、跨地域、跨領域等特點，且技術性要求高，所以在構建規范化體系時必須遵循以下原則：以標準化管理為核心，建立健全相應制度，使檔案管理信息化建設步入制度化、標準化的管理軌道。先考慮采用國際標準，再考慮采用行業標準和地方標準。加強檔案信息數據的安全管理，制定相關制度標準，從軟件管理、監督、操作等各個方面著手，確保檔案管理的安全性。

（三）建立完善的檔案數據庫

由于檔案管理信息化與傳統的檔案管理存在明顯差別，加之新一代的檔案學體系尚未建立健全，所以在處理原有檔案管理制度與檔案管理信息化創新之間的矛盾上，必須要以現有檔案資源利用為基礎，加大檔案學理論研究。檔案不僅擁有豐富的歷史信息，而且還包括重要的公文信息，同時也在不斷拓展、擴充和延伸館藏信息種類，因此必須加快館藏檔案數字化建設進程，建立檔案系統中心，豐富檔案數據儲備，建立完善的檔案數據庫，為建設檔案管理信息化提供技術支撐。

（四）提高檔案管理人員素質

檔案工作者應當具備多元化的知識結構。信息技術在檔案管理中的廣泛應用，要求檔案工作人員必須與時俱進，掌握相關理論、文化和管理等方面知識，尤其是數學、計算機、管理學等學科知識，這些知識對于實現檔案管理信息化、現代化具有重要作用；檔案工作者要全面掌握檔案專業知識，具備檔案管理學、檔案學、目錄學、文書學、檔案自動化管理以及檔案編研、著錄、檢索、標引、復制、修裱等專業知識和基本技能。為了適應檔案管理，實現信息化的發展趨勢。檔案工作者必須掌握現代化技術、檔案信息研究與分析、高層次檔案信息服務等能力。上級要為檔案工作者創造培訓和教育的機會，采取以老帶新、互幫互學的形式，培養復合型人才。隨著現代化設備的引進和更新，檔案管理部門應當建立人才引進機制，優化現有人才的專業結構、知識結構和年齡結構，使人才隊伍既具備專業知識、精通業務，又擁有豐富的實踐經驗。

四、結束語

現在計算技術在檔案管理技術上的應用，是時代發展的必然要求，檔案管理部門需要培養能夠將計算機知識應用與檔案管理工作相結合的復合型人才，在改變傳統模式的同時，大大的提高了工作效率以及工作質量，促進合理科學的檔案管理信息系統的形成，為社會的發展和經濟的建設提供有力保障。

參考文獻：

[1]賀秀麗.檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策[J].中國管理信息化，2011.12.