針對現代企業制度下的企業檔案管理

陳文靜

[摘 要]在現代企業發展中，信息化技術的運用越來越廣。在管理上科技信息化技術發揮了重要的作用。在現代企業制度下進行的企業檔案管理對于企業的發展有一定的促進作用，但是有利就有弊，在現行大的企業檔案管理中還存在著一定的問題。例如在企業檔案管理中專業性知識不夠，企業不重視檔案管理工作，對于檔案管理的安全性保護不夠等。因此要想全面的將問題解決。必須提高企業的檔案管理，本文將根據現代企業制度下的企業檔案管理綜合分析。并針對具體存在的問題及解決的對策具體闡述。以促進人們對企業檔案管理的全方面認識。

[關鍵詞]現代企業；檔案管理；信息化

企業檔案管理的科技化發展在一定程度上促進了企業的發展。且在企業的管理中發揮著重要的作用。因此在依托現有的企業主管部門老全面的管理好檔案建設。并加強企業內各個部門之間的聯系。針對企業人員對檔案知識的了解狀況，及時的普及檔案管理知識，以促進其企業的檔案管理工作更好的發揮其作用。檔案管理在企業管理中涉及的方面較廣泛，在管理中也發揮著不可替代的作用。因此，要實現企業的全面發展，必須加強對檔案工作的全面管理。

一、企業檔案管理存在的問題

針對企業檔案管理中存在的問題來看。主要是因為對檔案管理工作不夠重視，辦公設備落后，并沒有應用先進的信息化技術手段。這在檔案的管理工作中將會嚴重影響檔案管理工作的質量。

（一）企業檔案管理工作不受重視

在一般的企業當中，對于企業檔案管理工作都不是十分的看重只是將檔案管理看作為合同文件管理等的管理成為一般工作人員的附屬工作。其中除了對合同文件、人事檔案等進行管理外，其他的資料信息都沒有形成有效的檔案進行管理。由于企業沒有完善的檔案管理制度，所以客戶信息以及業務資料等都附著于工作人員身上，當工作人員發生流動的時候就會導致這些資料信息的流失直接導致企業產生業務的損失。

（二）企業檔案管理人員的專業性不夠

即便企業對于檔案管理工作有了足夠的認識，但在檔案管理人員的安排上卻明顯有著專業性不夠的問題。這個問題主要體現在檔案的分類結構不合理和檔案管理素質不高等的問題上。首先，如果檔案的分類結構不合理則直接可能導致檔案信息不能夠得到有效的利用娘費資料信息獲取的時間從而使檔案管理失去其真正的作用。其次企業的檔案管理人員一般不具備檔案管理的基礎理論的專業知識因此對檔案管理工作的重視度會有所欠缺從而導致檔案管理的工作態度低下影響檔案管理工作。

（三）企業檔案管理沒有應用信息化的辦公手段

盡管在現在的企業管理制度當中已經廣泛應用了信息化的辦公手段來代替傳統的紙張辦公，但企業檔案管理卻仍然只是單純的停留在傳統紙張辦公形式當中，不能夠將企業的檔案形成信息方便于各個部門的應用和查詢。

二、如何改善企業檔案管理中存在的問題

針對檔案管理中存在的問題要想全面的解決，必須了解問題的本質。從根源解決。轉變傳統的管理意識，跟上時代的發展腳步，并依照相關的法律，對檔案全面的管理。如下對具體的解決對策詳細闡述。

（一）轉變觀念，提高認識

在市場經濟發展不斷深入的今天，企業領導者應摒棄計劃經濟關于企業檔案管理的傳統思想認識，轉變思想，更新觀念，提高對檔案工作的認識，認識到檔案工作在企業發展中所起的重要作用：企業如果不注重對檔案信息資源進行有效積累、管理和開發利用，企業就會在改革的浪潮中失去方向。要提高企業管理人員的檔案意識，通過對《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》的宣傳，使企業管理人員認識到檔案是企業的財富，是企業寶貴的信息、資源和無形資產，是企業做好各項工作的重要依據，也是企業解決各種糾紛、保障企業合法權益的不可替代的證據，企業檔案管理和企業生產經營管理密不可分。

（二）推進依法治檔

《檔案法》是我國第一部關于檔案工作的專門法律，為企業檔案依法管理提供了保障。市場經濟是法制經濟，企業檔案工作也要相應納入法制軌道，企業管理者應把企業檔案工作納入企業法人的自律行為范圍之內。企業檔案管理者應加強法制觀念，時刻以法律的準繩來衡量自身的檔案工作，要依據現代企業制度和轉型改制的實際情況，積極配合檔案行政管理部門制定出適應企業發展需求的管理制度，減少檔案制度原則性條款，增加可操作性條款，以規范企業檔案工作行為，真正做到有法可依、有法必依。檔案行政管理部門也應全力推進“依法治檔”，在指導、監督、檢查企業檔案工作時，要少些行政命令，多用法律來規范企業行為，正確認識和處理行政執法和業務指導的關系，根據當前企業所有制多元化的特點，制定不同的辦法、制度，采取不同的指導監督方式，推行檔案業務指導監督形式、內容和方式的多元化。對國企的改革，檔案行政管理部門必須依法加強重點監控，以防止國有企業檔案在產權變動過程中流失。

（三）充分發揮企業行業主管部門的作用。

按照國務院機構“除部委一級局有部分直屬企業外，一般工業局不再直接管企業，地方的情況也大體如此”的規定，原有企業的專業主管機關職能將發生變化，已很難像以往那樣實行按專業集中統一管理檔案，對企業檔案的管理將轉為以“塊”為主的管理體制，所以對企業檔案工作的管理應大大依靠各級行業部門。一是吸取“條塊”結合的歷史經驗，從中央到地方各級檔案行政管理部門與相應各級行業部門實現有機結合，依靠他們從宏觀上對企業檔案工作提出規范化管理要求，并爭取納入企業資產管理的范疇；二是檔案行政管理部門依靠各部委作為對所屬企業檔案工作進行宏觀調控的一個支撐點，積極做好企業檔案工作。

三、總結

針對現代企業的檔案管理工作中，要重視信息真實、安全的重要性。并提升企業內部人員對檔案管理的認識，促使在檔案管理工作中能夠發揮積極的作用，企業檔案管理在企業的發展中發揮著越來越重要的作用。記載著企業的發展歷史。因此要全面加強檔案管理人員的專業性，保證信息的質量性。以此來完善我國的企業管理，促進現代經濟體制下企業的蓬勃發展。

參考文獻：

[1]王旭東論檔案文化資源的開發利用云南大學20130601