關(guān)于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式探究運(yùn)用

蒼碩

[摘 要]檔案在今天的作用已經(jīng)不僅是信息的存儲(chǔ)、查找、管理，信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理的優(yōu)化，知識(shí)服務(wù)檔案管理模式，簡(jiǎn)稱（RMBKS）是指以編碼化知識(shí)管理模式、檔案后保管范式為指導(dǎo)，以用戶的需求為導(dǎo)向，通過對(duì)檔案進(jìn)行合理的組織、積累、評(píng)價(jià)及相應(yīng)企業(yè)的文化營(yíng)造、組織制度建設(shè)的配合形成的管理模式，用以滿足客戶的需要，從而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]知識(shí)服務(wù)；知識(shí)服務(wù)；模式運(yùn)用

知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式正在被更多的企業(yè)推廣使用著，曾經(jīng)的檔案管理模式效率低下，不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，因此，必須改變?cè)械臋n案管理模式，更多的為用戶考慮，最大程度的滿足客戶的要求，才是企業(yè)不斷發(fā)展的根源。知識(shí)服務(wù)檔案管理模式關(guān)注知識(shí)價(jià)值，以編碼化模式為主導(dǎo)，將人性化的模式運(yùn)用到實(shí)際中，為廣大的用戶提供了最大的使用便利。

一、知識(shí)服務(wù)的檔案管理

知識(shí)服務(wù)的檔案管理是檔案知識(shí)積累。主要是指按照企業(yè)知識(shí)資源的范疇擴(kuò)大文件歸檔、檔案收集的范圍，使企業(yè)隱性知識(shí)顯性化，外部知識(shí)內(nèi)部化，顯性知識(shí)可控化，各種知識(shí)集成化。知識(shí)服務(wù)的檔案管理也是檔案知識(shí)服務(wù)。這是RMBKS的核心，主要是指將適當(dāng)?shù)臋n案知識(shí)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間通過適當(dāng)?shù)姆绞絺鬟f給適當(dāng)?shù)娜耍瑵M足用戶的檔案信息、知識(shí)需求，充分實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)價(jià)值。上述RMBKS的四項(xiàng)基本活動(dòng)并不是截然區(qū)分、線性發(fā)展的，而是相互滲透、相互包含的，其出發(fā)點(diǎn)、最終目的和核心是檔案知識(shí)服務(wù)。“檔案知識(shí)積累→檔案知識(shí)組織→檔案知識(shí)評(píng)價(jià)→檔案知識(shí)服務(wù)”，實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)“知識(shí)固化→知識(shí)序化→知識(shí)優(yōu)化→知識(shí)應(yīng)用”的過程。

二、知識(shí)服務(wù)的檔案管理的運(yùn)用

1、營(yíng)造促進(jìn)檔案管理的企業(yè)文化

組織對(duì)各部門負(fù)責(zé)人、主要業(yè)務(wù)員工的檔案知識(shí)管理培訓(xùn)，提高全員的檔案知識(shí)意識(shí)；檔案部門經(jīng)常以彩信或短信的形式將檔案工作情況發(fā)給各位員工了解，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展；在公司網(wǎng)站、數(shù)字檔案館系統(tǒng)上，發(fā)布一組檔案開發(fā)利用案例，提高公司員工對(duì)檔案價(jià)值的重視；倡導(dǎo)“信息傳遞價(jià)值”、“知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值”的企業(yè)文化氛圍，打造成功的學(xué)習(xí)型組織。

2、建立完善的檔案管理組織與制度體系

廣東移動(dòng)建立了一套以檔案管理室為中心的，包括各公司檔案室，各部門、各項(xiàng)目專兼職檔案管理人員在內(nèi)的檔案知識(shí)管理組織體系，并組織修訂了知識(shí)管理工作制度、崗位職責(zé)、考核指標(biāo)體系，使形成、積累文件，文件歸檔知識(shí)貢獻(xiàn)成為全員職責(zé)，這些為RMBKS的實(shí)施提供了充分的組織保障。

3、實(shí)施檔案人員的知識(shí)轉(zhuǎn)型

檔案管理人員需要對(duì)于RMBKS進(jìn)行深入了解和學(xué)習(xí)，在全面把握和了解的基礎(chǔ)上進(jìn)行操作。一些企業(yè)的管理人員因循守舊，仍舊依照就有的管理模式進(jìn)行管理。因此，公司需要對(duì)專職、兼職檔案人員有關(guān)的專題培訓(xùn)，針對(duì)檔案知識(shí)管理熱點(diǎn)難點(diǎn)、檔案信息化等專題組織研討。

4、構(gòu)建先進(jìn)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)

增加數(shù)字檔案館的內(nèi)容管理功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的各種各類數(shù)據(jù)、文檔等的自動(dòng)獲取、充分集成；建設(shè)知識(shí)門戶功能，形成統(tǒng)一的對(duì)外服務(wù)界面。借助數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由“紙質(zhì)化→無紙化→無址化”的轉(zhuǎn)變。

三、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的創(chuàng)新之處

1、從知識(shí)資產(chǎn)的角度重新認(rèn)識(shí)檔案

檔案曾經(jīng)在人們的印象中并沒有積極地作用，只是被作為資料的統(tǒng)計(jì)、收集、整理的工具而已。檔案知識(shí)管理充分的發(fā)揮了知識(shí)的作用，將知識(shí)的作用以檔案的形式加以利用，從而作為企業(yè)的信息資源，高效率的檔案管理可以有效地支持公司業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)、有力地推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略落實(shí)。

2、以人為本的服務(wù)理念

檔案管理以客戶的需求為中心，從用戶的需要作為搜集材料的方向，充分尊重客戶的習(xí)慣，滿足客戶的需求。真正做到了“顧客就是上帝”的服務(wù)宗旨，充分體現(xiàn)了以用戶為中心、以需求為導(dǎo)向的理念。

3、實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理的過渡。

RMBKS從傳統(tǒng)的對(duì)檔案實(shí)體的關(guān)注，轉(zhuǎn)移到了對(duì)檔案所蘊(yùn)含的信息、知識(shí)的關(guān)注；用先進(jìn)的信息技術(shù)、知識(shí)技術(shù)取代了傳統(tǒng)手工管理；從為用戶提供淺層的、零散的檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)，提升到提供深層的、系統(tǒng)的信息、知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理、檔案知識(shí)管理的過渡。

4、實(shí)現(xiàn)文檔一體化、圖書情報(bào)檔案一體化。

RMBKS強(qiáng)調(diào)運(yùn)用文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論和信息全生命周期理論，對(duì)文件運(yùn)動(dòng)和文件管理實(shí)行全過程管理和前端控制，而且強(qiáng)調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程集成，將文件生成、歸檔與利用等活動(dòng)，嵌入業(yè)務(wù)流程中，從而真正實(shí)現(xiàn)了文件、檔案一體化管理。RMBKS強(qiáng)調(diào)將企業(yè)外部的信息（圖書情報(bào)）也納入檔案知識(shí)資源范疇，一并管理，完全實(shí)現(xiàn)了圖書、情報(bào)和檔案一體化管理。

四、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的推廣意義

1、可以提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力

RMBKS將檔案視為信息資源和知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理，強(qiáng)調(diào)充分實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)價(jià)值；RMBKS應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，創(chuàng)新和拓展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，使之能更好地提供檔案信息、知識(shí)服務(wù)，滿足員工的需求，支撐核心業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)，從而可以大大提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2、可以提高檔案工作的地位與作用

RMBKS強(qiáng)調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供檔案信息、知識(shí)服務(wù)，使檔案管理由后臺(tái)性、輔助性的工作變?yōu)榍芭_(tái)性、支撐性的工作，可以提高檔案工作的地位與作用。

3、對(duì)于公共機(jī)構(gòu)檔案管理也有啟示與參考價(jià)值

RMBKS為用戶提供知識(shí)服務(wù)的理念，對(duì)檔案管理的思想理念創(chuàng)新也具有意義。RMBKS所實(shí)施的檔案知識(shí)積累、檔案知識(shí)組織、檔案知識(shí)評(píng)價(jià)、檔案知識(shí)服務(wù)，對(duì)于黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的檔案管理的技術(shù)方法變革也具有重要的參考價(jià)值。

五、結(jié)束語

知識(shí)服務(wù)檔案管理模式在發(fā)展，這種模式摒棄了傳統(tǒng)管理模式的漏洞，提高了對(duì)檔案的管理，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)的姿態(tài)，嶄新的形象出現(xiàn)在客戶的面前，為企業(yè)的發(fā)展?fàn)I造了良好的空間，將知識(shí)注入到檔案的管理中，檔案的潛在作用被充分挖掘，知識(shí)服務(wù)檔案的管理模式也在不斷完善，更好地服務(wù)于企業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]史玉秋.構(gòu)建檔案知識(shí)服務(wù)模式的思考[J].黑龍江史志.20140208